Методические рекомендации для педагогов: "Подготовка и создание информационных материалов (пресс-релизов) для официального сайта профессионального образовательного учреждения"
методическая разработка по теме

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ И СОЗДАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ (ПРЕСС-РЕЛИЗОВ) ДЛЯ ОФИЦИАЛЬНОГО САЙТА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

Гиль А.С., Синькевич В.Ф.

Областное государственное бюджетное  

профессиональное образовательное учреждение

«Ульяновский колледж культуры и искусства»

Ульяновск, Россия

METHODICAL RECOMMENDATIONS ON PREPARATION AND CREATION OF COMMUNICATION MATERIALS (PRESS RELEASES) FOR THE OFFICIAL SITE OF THE PROFESSIONAL EDUCATIONAL INSTITUTIONS

Gil А. S.,  Sinkevich V.F.

Regional state budget

professional educational institution

"Ulyanovsk College of culture and art"

Ulyanovsk, Russia

В современном информационном пространстве PR-деятельность образовательного учреждения решает задачи формирования благожелательного отношения общественности  к образовательному учреждению с целью обеспечения его нормального функционирования и расширения деятельности; сохранения репутации, требующее обнаружения и отказа от тех традиций  и обычаев, которые могут вступить в противоречие с общественным мнением или повредить взаимопониманию; эффективного внутреннего отношения в учреждении - создание у сотрудников чувства ответственности и заинтересованности в делах и действиях администрации.

Одним из наиболее "революционных" открытий некоторых руководителей, является идея о том, что прямая реклама в наше время является не очень эффективной, и что гораздо полезнее разместить в газете статью о своем мероприятии или  о предоставляемых учреждением услугах.

Увы, статья, чаще всего, получается очень рекламной, а чаще всего и вообще не получается, поскольку на такие эпохальные труды, как правило, не хватает ни времени, ни сил, и революционная идея погибает на корню.

В отличие от статьи,  пресс-релиз – это короткая заметка, которая требует гораздо меньше времени и сил на ее написание.

Все чаще пресс-релиз используется как инструмент PR-деятельности образовательного учреждения и располагается в одном ряду с такими рекламными и маркетинговыми мероприятиями, как прямая реклама и тематические статьи.

Особенность пресс-релиза в отличие от прямой рекламы и тематической статьи состоит в том, что это краткое сообщение, содержащее в себе ту или иную новость.

Конечная цель деятельности по рассылке пресс-релизов состоит в том, чтобы формировать и поддерживать определенный имидж образовательного учреждения  в глазах широкой общественности.

В современных реалиях перед образовательными учреждениями актуально стоит вопрос создания условий для реализации информационной открытости.

Помимо обязательных «сведений об образовательной организации», которые обозначены нормативными актами законодательства, каждое учреждение для себя определяет спектр информации для публикации на своем сайте, представляющий образовательную и творческую деятельность.

В современной практике работы с информацией, пресс-релиз можно с успехом использовать для подготовки и создания материалов для сайта образовательного учреждения.

Пресс-релиз (анонс или новостной) — сообщение для прессы или общественности; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ. Например: предстоящее мероприятие, презентация, выставка, конкурс и т.д. Конечная цель деятельности по рассылке пресс-релизов состоит в том, чтобы сформировать и поддерживать определенный имидж учреждения в глазах широкой общественности.

Пресс-релиз пишется по поводу какой-то новости или события, которое называется информационным поводом. По этой причине содержание релиза, как правило, связано с определенным временным периодом. Материал, присланный через неделю после состоявшегося семинара или фестиваля, уже неактуален и не представляет интереса для СМИ. Вот почему необходимо как можно скорее отписывать после совершившегося события текст – на это есть всего день, максимум, два. В противном случае, ваши труды окажутся напрасными.

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей:

•        Пресс-релиз-анонс — информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.

•        Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз)— несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.

•        Информационный пресс-релиз — информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.

Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объёму (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.

Как правило, при подготовке пресс-релиза учитываются следующие аспекты:

-На первый план выносится новость или сенсация, и только потом, если нужно, рассказывается о деталях и подготовительных этапах. Это позволяет зрителю или читателю сразу же оценить, интересна ли для него информация, стоит на нее обратить внимание или нет.

-Именно поэтому первые фразы пресс-релиза должны приписываться наиболее ярко и эффектно. Так, чтобы они сыграли роль «наживки».

-Один релиз – одна мысль, все «кстати» отсекаются. Информация должна «проглатываться» потребителем быстро и легко.

-Исключаются все рассуждения – эмоциональные оценки. Учреждения образования или учреждения культуры очень часто пытаются передать свое восхищение, множа эпитеты «гениальный», «чудесный», «потрясающий»…Публикации в СМИ строятся исключительно на основе фактов. Именно за счет отбора тех, а не иных фактов и деталей передается отношение к событию.

-Позаботиться об иллюстративном материале (фотоматериале).

-Необходимо быть честным и писать о том, что может быть интересно журналистам и читателям СМИ. Повод для написания пресс-релиза должен быть действительно значимым.

-Пресс-релиз можно писать до самого события (анонс), либо после него (пост-релиз). Когда вы пишите о событии, которое неплохо бы осветить в СМИ, чтобы его посетило больше людей, писать необходимо заранее. Например: День открытых дверей, выставка, концерт, спортивные соревнования и т.д. После мероприятия необходимо писать пост-релиз, в котором рассказывается об итогах события.

-Сообщать информацию, а не давать рекламу. Это бывает довольно сложно отличить, но есть подсказка: Информация – это "рассказ не о том, что вы продаете, а о том, как вы живете".

-Пресс-релиз обычно пишется не в разговорной, повествовательной манере, а в телеграфной, обезличенной.

- Пресс-релиз стоит писать, если есть действительно интересная новость, иначе, скорее всего, неинформативный и ненужный пресс-релиз будет оставлен без внимания, а работа над таким пресс-релизом окажется бессмысленной.

- Пресс-релиз должен отвечать на следующие вопросы:

Что (происходит)?

Где это (происходит)?

Когда это (происходит)?

Почему и зачем (это делается)?

Какие перспективы это имеет? (если таковые есть)

- Информация пресс-релиза должна быть интересна и нужна аудитории того издания, куда направляется пресс-релиз.

-Информация должна быть актуальной, злободневной.

-Информация должна быть близка читателям, общественно значимой. Хорошо, если информацию можно связать с какой-нибудь общественно важной проблемой.

-Хорошо, если в пресс-релизе присутствуют слова одного или нескольких лидеров мнений на данную тему.

Примерные темы для написания пресс-релиза в образовательном учреждении:

-Проведение семинара, круглого стола, презентации, пресс-конференции, конкурса.

-Участие в выставках, конкурсах, викторинах, олимпиадах.

-Победы преподавателей и обучающихся в  профессиональных конкурсах разного уровня.

-Победы учащихся в спортивных соревнованиях.

-Проведение Дня самоуправления.

-Организация спортивного праздника, соревнований.

-Традиционные праздники (в том числе дни рождения, юбилеи образовательного учреждения).

-Мероприятия, направленные на профилактику наркомании и вредных привычек, правонарушений, дорожно-транспортного травматизма.

-Формирование здорового образа жизни, правовой культуры, нравственных ценностей и патриотизма, толерантности.

-Мероприятия с ветеранами.

-Профориентационные акции.

-Мастер-классы, участие и организация.

-Благотворительные и социальные акции.

-Участие  в междугородних, международных проектах, обменах, масштабные экологические и другие проекты.

-Об этапах реализации проектов.

-О завершении капитального ремонта или строительства в образовательном учреждении.

-Об участии в творческой встрече с художником, писателем.

Структура пресс-релиза, перечень основных составляющих:

Каждый пресс-релиз должен содержать следующие элементы:

-Заголовок – обязательная часть. Он должен содержать основную идею пресс-релиза и быть информативным, емким и понятным. Чем короче заголовок, тем лучше. Должен содержать основную идею сообщения и быть, по возможности, ярким, интересным, запоминающимся. Заголовки к текстам для сайта отражают, как правило, характер действия или его этапа, например: В Ульяновском колледже культуры и искусства отметили День учителя. Навык придумывания заголовков – отдельное искусство. Могут использоваться различные подходы и приемы.

Примеры:

"Акавита" будет поддерживать формат P3P (информационный стиль)

"Анжелика" и пираты (использование устойчивых ассоциаций)

Осипов заговорил на суахили (известное с неожиданным)

-Вводный абзац, или резюме - это краткое содержание пресс-релиза, выражающее основную мысль текста в нескольких предложениях. Старайтесь, чтобы резюме не копировало заголовок, но при этом давало более расширенную информацию, поясняло его. Резюме, как правило, отвечает на вопросы: когда? где? и что? а также в некоторых случаях кто?

Например: 10 декабря в Ульяновском колледже культуры и искусства прошел поэтический вечер, посвященный 210 годовщине со дня рождения русского поэта Федора Ивановича Тютчева. Организаторами вечера выступил Информационно-методический отдел. Было заявлено 40 участников из 10 школ города.

В одной фразе необходимо ответить на вопрос - "Что я (автор релиза) хочу сказать?". Конкретизирует название. В СМИ резюме обычно не публикуется и используется главным образом в технических целях для определения того, к какой тематике относится данное сообщение.

Для авторов пресс-релизов, в то же время, это очень полезная работа по пониманию смысла написанного. Если текст пресс-релиза не удается выразить в одной фразе, значит, его надо переделывать.

Дополнительно можно использовать и такие наводящие вопросы как "Зачем/почему пишется этот релиз?", "Для кого он пишется?"

-Основная часть текста отвечает на оставшиеся вопросы: кто? почему? и зачем? какие перспективы ожидаются? (если они есть). Рекомендуемый объем основной части - примерно 1,5 тыс. знаков. Но, в зависимости от темы и содержания новости, объем пресс-релиза может варьироваться по усмотрению автора.

Если мероприятие проходит с участием высокопоставленных лиц, стоит добавить в сообщение комментарий данного лица. Если таких участников несколько, то в тексте должна быть цитата самого статусного из участников, либо двух участников. Комментарий должен содержать мысль, отражающую отношение того или иного спикера или ведомства к проблеме, к ситуации, к мероприятию.

«Золотая цитата» - если мероприятие проходит с участием руководителей федеральных и областных ведомство, а также руководителей территориальных управлений, других высокопоставленных лиц, спонсоров, необходимо добавить в сообщение комментарий данного лица. Если таковых участников несколько, то в тексте должна быть «золотая цитата» самого статусного из участников, либо двух участников. Комментарий должен содержать мысль, отражающую отношение того или иного спикера или ведомства к проблеме, к ситуации, к мероприятию.

-Справочная информация по теме события может быть представлена в тексте, либо вынесена за текст. Это делается по усмотрению автора.

-Контакты ответственного лица. Контактные реквизиты – очень важная часть для самой компании и автора релиза. При этом желательно в первую очередь указывать реквизиты мобильных контактов – телефон, e-mail. Необходимым является и указание полного Ф.И.О и должности автора релиза, или лица, к которому можно будет, при необходимости, обращаться за пояснениями, комментариями или с вопросами.

Адрес сайта, если он есть, также очень желателен.

Традиционно текст пресс-релиза строится по принципу перевернутой пирамиды: самая основная информация дается в начале материала.

Примерная форма пресс-релиз анонса:

Текст анонса о мероприятии пишется произвольной форме, но с обязательным указанием:

-Дата и время мероприятия;

-Место проведения с указанием помещения и адреса;

-Название мероприятия и форма (концерт, творческая встреча, спектакль, выставка, конкурс и т.п.);

-Название отдела или коллектива-организатора мероприятия, участники мероприятия (кто, предполагаемое количество);

-На какую аудиторию рассчитано мероприятие,

-Телефон для справок, контактное лицо по мероприятию, должность, Ф.И.О., подготовившего информацию.

-Необходимость приглашения представителей пресс-службы администрации.

Анонсы на предстоящий месяц о мероприятиях сдаются не позднее 25 числа настоящего месяца, если возникают изменения в дате и месте проведения об этом сообщается своевременно по электронной почте редактора сайта или по рабочему телефону.

Примерная форма пресс-релиз новости:

Отчет о прошедшем мероприятии пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием: даты, названия и места проведения мероприятия и его участников и количество, также можно указать приглашенных почетных гостей (если таковые присутствовали). Кратко описать ход мероприятия и его результаты (что было достигнуто из поставленных задач), впечатления и отзывы зрителей, яркие запоминающиеся моменты и впечатления. Указать должность, Ф.И.О. подавшего информацию и контактный телефон.

К отчету необходимо приложить фото и видеоматериалы (отсканированные дипломы, если есть).

Отчеты сдаются не позднее 2 дней после проведения мероприятия.

В информации о творческих достижениях и победах воспитанников и педагогов, а также поздравление с юбилейными датами: указывается Ф.И. воспитанника, Ф.И.О. педагога, название отдела или коллектива название конкурса, фестиваля (строго по положению или диплому) номинация, вид награды. Пожелания и поздравления с указанием лица или коллектива поздравляющей стороны. Указать должность, Ф.И.О. подавшего информацию и контактный телефон.

Виды предоставления информации на сайт и технические требования:

Текст - в любом формате (набранные в любом удобном текстовом редакторе). Фотоматериалы –  в формате jpg (ТОЛЬКО ХОРОШЕГО КАЧЕСТВА) для отчета о мероприятии от 3 до 15 фото.

Видеоматериалы – в любом формате.

Вся информация, предоставляемая для размещения на сайте должна быть: электронном варианте, присылается по электронной почте или на любом удобном электронном носителе (карта памяти, флеш, CD или DVD).

Как оформлять пресс-релизы:

-В настоящее время чаще всего пресс-релизы отправляются в редакцию по e-mail.

-Пресс-релиз помещается в само тело электронного письма, либо в присоединенный файл.

-Пресс-релиз желательно сопроводить каким-то личным обращением к тому, или к тем людям, которые будут его читать.

-Вложенные файлы желательно посылать в формате Word или текстовом.

-Очень нежелательно перегружать файлы графикой.

-Вложенные файлы очень желательно архивировать, предпочтительны – Zip или Rar.

-Вложенные файлы очень желательно присылать без вирусов.

-В релизах желательно избегать качественных прилагательных рекламного характера, типа "самые первые", самые лучшие" и др. Их использование, как правило, приводит к обратному эффекту, ассоциируется с навязчивой рекламой некачественных товаров. Поэтому они обычно "проскакивают" и не остаются в памяти, а если и остаются, то лучше б их там не было.

-Ошибкой является сообщение в одном пресс-релизе сразу о двух и более новостях. Желательно сконцентрироваться на чем-то одном, более важном и пожертвовать остальным. Причина – две новости в одном сообщении запоминаются хуже, чем одна, поскольку они как бы затирают друг друга и, тем самым, значительно снижают эффект воздействия на читателя.

Совет: напишите 2 и более пресс-релизов, по одной новости в каждом, и разошлите их в СМИ с соответствующим интервалом например, через неделю.

- Если вы пишете о подобных мероприятиях, старайтесь уходить от сухого перечисления того, что делали его участники. Разбавьте свой текст эпитетами, метафорами. Очень важно насытить деталями свой материал. Простое оповещение аудитории о том или ином мероприятии вряд ли будет кому-то интересно.

- Не подменяйте пресс-релиз скопированным из нормативно-правового акта текстом. В любом случае, такой материал будет требовать доработки – стилистической и графической правки. Такие материалы как программа мероприятия или его проект совершенно не подходят для пресс-релиза. Они могут быть только его проектом.

- Не ленитесь потратить абзац или несколько предложений на то, чтобы что-то пояснить, поскольку читатель, может быть не в курсе того или иного проекта, конкурса, мероприятия, последних тенденций. Если у вас есть гиперссылка, укажите её полный адрес в скобках. Это позволяет сделать сообщение кратким, и читатель при этом имеет возможность получить исчерпывающую информацию по вопросу.

- Не стоит также стараться рассказать обо всем: идеальный пресс-релиз занимает страничку, максимум – две.

- Когда мы называем человека в пресс-релизе, то полностью пишем его должность, фамилию имя и отчество.

- Все названия образовательных учреждений нужно писать полностью.

- Вместе с пресс-релизом стоит прислать 3-4 фотографии.

Заключение

В жестких условиях конкуренции на рынке образовательных услуг грамотное продвижение своего продукта может стать решающим фактором успешной деятельности. При этом важно в процессе PR и межличностных коммуникаций убедительно и правдиво дать информацию об учебных планах, организации учебного процесса, о психологическом климате образовательного учреждения.

Основным критерием успешной PR-деятельности в образовательной среде можно считать удовлетворение потребностей различных категорий потребителей образовательных услуг. Целевым результатом PR- деятельности является: во-первых, удовлетворение потребностей обучающейся личности в образовании; во-вторых, общественное мнение о высоком качестве предоставляемых учебным заведением услуг; в-третьих, удовлетворенность профессорско-преподавательского состава и сотрудников учебного заведения условиями благосостояния и личностного развития; в четвертых, высокие оценки уровня компетентности выпускаемых вузом специалистов, что позволяет фирмам и организациям заказчиков укреплять свой кадровый потенциал.

Усилению роли PR в системе образования способствует также и необходимость решения проблемы расширения образовательного пространства учебного заведения, его интеграции в единое мировое образовательное пространство. Поэтому важно развивать пространство системы открытого образования на микро-и макроуровнях, чтобы не допустить спонтанного формирования имиджа, который может не отвечать новой образовательной парадигме или оказаться не системным и не всеобъемлющим.

Поэтому создание системы эффективной коммуникации в процессе PR-деятельности помогает повысить конкурентоспособность образовательного учреждения без привлечения дополнительных финансовых ресурсов.

ЛИТЕРАТУРА

1.Гундарин М. Книга руководителя отдела PR. Практические рекомендации. — СПб.: Питер, 2006. — С. 368. — ISBN 5-469-00880-0.

2.Игнатьев Д., Бекетов А. Настольная энциклопедия Public Relations. — М.: «Альпина Паблишер», 2004. — С. 496. — ISBN 5-9614-0116-2.

3.Козлова Т.В. PR в деятельности учреждения культуры: Учебное пособие по курсу «менеджмент социально-культурной сферы». Часть вторая. - М.: АПРИКТ, 2006.-64с.

4.Масленников Р. 101 совет по PR. — М.: «Альпина Паблишер», 2012. — С. 74. — ISBN 978-5-9614-1760-9.

5.http://nsportal.ru/shkola/dopolnitelnoe-obrazovanie/library/2012/05/25/kak-pisat-press-reliz

6.http://nsportal.ru/shkola/administrirovanie-shkoly/library/2013/12/06/organizatsiya-pr-deyatelnosti-obrazovatelnogo