Практическая работа "Создание серийных документов в автосервисе"
учебно-методическое пособие на тему

Практическая работа
Создание серийных документов

Цель работы: создание серийных писем и конвертов в текстовом редакторе MS Word с помощью слияния с данными электронных таблиц и базы данных.

Задание: создайте письма с предложением скидки на прохождения профилактического ТО для рассылки клиентам автосервиса, которые проходили ТО или производили ремонт автомобиля некоторой заданной марки, более года тому назад, на сумму выше некоторой. Создайте конверты для рассылки этих писем. Воспользуйтесь базой клиентов сохранённой в файле электронных таблиц и в файле базы данных.

Технология работы.

Задание 1. Создайте письма с предложением скидки на прохождение профилактического ТО для рассылки клиентам автосервиса, которые проходили ТО или производили ремонт автомобиля марки ВАЗ

1. Создайте письмо на бланке вашего автосервиса для одного клиента, Например,

2. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние.
   Справа рядом с документом откроется область задач Слияние. Для навигации при выполнении слияния используются гиперссылки в области задач.
3. Выберете тип документа, который вы создаете: письма. Выбрав тип, Кликните Далее внизу области задач.
4. Выберете текущий документ с предложением ТО в качестве главного.
5. Подключите данные о клиентах: выберете существующий список и с помощью кнопки Обзор укажите файл copir/ 4 курс ППО/ТО.xls лист База данных.
6. Выберите клиентов в файле данных, которым необходимо адресовать письмо.
   После подключения к файлу данных откроется диалоговое окно Получатели слияния. Чтобы отфильтровать список, Кликните стрелку возле заголовка любого столбца, Затем Кликните нужное значение: «Марка ам». Кликните Дополнительно, чтобы открыть диалоговое окно, где вы можете установить значение равное «ВАЗ». Проверьте получившийся список клиентов, можно убрать кого-то, сняв галочку в строке.
7. Вставьте поля с данными в письмо: Выделите фамилию Иванов И.И. Кликните Другие элементы и выберите «ФИО», в соответствующие места вставьте «марка а/м», «модель а/м», «№ госрегистрации» и «стоимость работ».
8. Кликните Просмотр писем. Просмотрите получившиеся письма: пролистайте каждый объединенный документ с помощью кнопок «Следующая» и «Предыдущая» в области задач.
9. Кликните Исключить получателя, если вы решили не включать рассматриваемую запись.
10. Кликните Завершение слияния и изменить часть писем. Если требуется изменить письма, Word их все сохранит в одном файле с каждым письмом на отдельной странице. Этот документ можно изменить при необходимости и распечатать для рассылки по почте. Сохраните документ с письмами с именем «ТО ВАЗ».
11. Включите панель инструментов Слияние: в меню Вид выберите Панели инструментов, а затем Слияние. Включите выделение полей слияния. Переключите кнопку Просмотр результатов так, чтобы были видны названия полей, затем снова значения, пролистайте письма. Сохраните объединённый документ с именем «Слияние ТО ВАЗ».
12. Измените документ«Слияние ТО ВАЗ». Для корректного обращения воспользуйтесь полем Word: на панели инструментов Слияние кликните кнопку Добавить поле Word, выберете IF…THEN…ELSE… в окне «Поле» выбрать из списка «Пол», в окне «оператор» – «равно», в окне «значение» –«м». В окне «Вставить следующий текст» ввести текст обращение к мужчине, например, «Уважаемый господин», в окно «В противном случае вставить следующий текст» введите обращение к женщине, например, «Уважаемая госпожа»,

Задание 2. Создайте конверты для писем из задания 1.

1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние.
2. Выберете тип документа, который вы создаете: конверты. Выбрав тип, Кликните Далее внизу области задач: открытие документа
3. Выберете изменить макет и параметры конверта и выберите размеры конверта Размер 9.
4. Кликните «Далее Выбор получателей». Подключите данные о клиентах так же как в задании1: выберете «существующий список» и с помощью кнопки «Обзор» укажите файл copir/ 4 курс ППО/ТО.xls лист База данных. Выберите клиентов в файле данных, которым необходимо адресовать письмо.
5. .Кликните «блок адреса» и кнопку «подбор полей» и установите соответствие между полем «Фамилия» и «ФИО», «Адрес1» и «Адрес» оформите обратный адрес
6. Кликните «Просмотр конвертов». Просмотрите получившиеся конверты с помощью кнопок «Следующая» и «Предыдущая» в области задач.
7. Кликните «Завершение слияния» и «изменить отдельные конверты». Word сохранит все конверты в одном файле. Этот документ можно изменить при необходимости и распечатать для рассылки по почте. Сохраните документ с письмами с именем «Конверты ВАЗ».
8. Включите панель инструментов Слияние: в меню Вид выберите Панели инструментов, а затем Слияние. Включите выделение полей слияния. Переключите кнопку «Просмотр результатов» так, чтобы были видны названия полей, затем снова значения, пролистайте конверты. Сохраните объединённый документ с именем «Слияние Конверты ВАЗ».

Задание 3. Создайте письма с предложением VIP скидки на прохождение профилактического ТО для рассылки клиентам автосервиса, которые проходили ТО или производили ремонт автомобиля на сумму более 10000. При отборе добавьте условие стоимость работ более 10000. Сохраните документ с письмами с именем «ТО VIP».

Задание 4. Создайте конверты к заданию 3.

Задание 5. Создайте письма с предложением VIP скидки на прохождение профилактического ТО для рассылки клиентам автосервиса, которые проходили ТО или производили ремонт автомобиля Audi на сумму более 10000. При отборе добавьте условие стоимость работ более 10000 и марка равна Audi. В качестве списка данных используйте запрос «Произведённые работы» базы данных «Автосервис». Сохраните документ с письмами с именем «ТО БД».

Задание 6. Создайте конверты к заданию 5.