Работа № 1. Основные приемы работы в Excel

Цель работы: Знакомство с основными понятиями и приёмами работы в электронных таблицах Excel, с общими сведениями об управлении листами рабочей книги, выделении ячеек.

1. Запуск Excel

В главном меню Windows выбрать пункт Программы → Microsoft Excel.

Экран теперь должен выглядеть так, как показано на рисунке ниже

Рис.1. Окно Microsoft Excel

Перед вами рабочий  лист Microsoft Excel, который представляет собой таблицу из столбцов и строк (ячеек одинакового размера). Всего на листе 256 столбцов, обозначенных буквами от A до IV и 65536 строк, пронумерованных от 1 до 65536.

Перемещаться по листу Excel можно с помощью горизонтальной или вертикальной полосы прокрутки.

Ячейка – прямоугольник, образованный пересечением одного столбца и одной строки. Для определения каждой ячейки программа Excel использует адреса или ссылки, состоящие из буквы столбца и номера строки. Например: A1

Активная ячейка – ячейка, с которой мы в настоящий момент работаем, обведена на листе черной утолщенной линией.

Строка формул – отображает всю информацию, вводимую в ячейку таблицы.

 Программа Excel отображает ссылку на активную ячейку в поле имени, которая находится в левой части строки формул.

Строка состояния - расположена в нижней части окна и содержит область авто вычислений, в которых Excel отображает сумму чисел в выделенных ячейках.

Книга Microsoft Excel

Файлы Excel называются книгами. На экране воспроизводится рабочий лист – часть книги Excel. По умолчанию каждая новая книга содержит 3 листа. В одной книге могут содержаться листы нескольких типов (электронные таблицы, листы диаграмм, листы макросов). Если необходимо, вы можете добавить листы. Этот способ позволяет вам хранить связанные данные на разных листах, но в одной книге.

Для каждого листа книги – Excel отображает ярлычок. Ярлычки расположены над строкой состояния в нижней части экрана. Для перехода с одного листа на другой внутри рабочей книги нужно щелкнуть соответствующий ярлычок. Название текущего листа всегда выделено жирным шрифтом.

Задание 1.1

Давайте научимся перемещаться по книге. Попробуйте выполнить следующие операции:

1. Щелкните на ярлычке Лист 2. Excel выведет этот лист на экран.

2. Щелкните на ярлычке Лист 3, чтобы отобразить этот лист, и вновь вернитесь на Лист1  

Задание 1.2

Переименование рабочего листа.

⇒ Нажать правую кнопку мыши на ярлычке лист 1

⇒ В контекстном меню выбрать пункт Переименовать

⇒ В поле «Имя листа» ввести название листа

⇒ Нажать Enter.

2 Выделение ячеек

2.1 Выделение  ячейки:

Щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, причем указатель в это время должен иметь вид светлого креста.

Задание 2.1

Выделите ячейку C4. В поле имени появился адрес выделенной ячейки. Выделите ячейку D5, в поле имени адрес изменился.

1. Выделение диапазона ячеек

Две или более ячеек называются диапазоном (например, две соседние ячейки, целая строка, столбец или весь лист). Диапазон А1:В2 содержит ячейки А1, А2, В1, В2.

1. Щелкните в ячейке А1
2. нажать левую клавишу мыши и, удерживая её, переместить курсор в ячейку В2.

Задание 2.2.1

Выделите диапазон ячеек D2:F6

2.3 Выделение нескольких диапазонов ячеек:

1. выделить первый диапазон ячеек
2. нажать клавишу Ctrl
3. выделить следующий диапазон ячеек

Задание 2.3.1

Выделите диапазоны ячеек C3:С8 и D5:D8

1. Выделение строк/столбцов

Одной строки

1. щелкнуть левой клавишей мыши по номеру строки/заголовку.

Нескольких строк

1. нажать левую кнопку мыши на номере-заголовке первой строки и удерживая её, переместить указатель к последней строке.

2. Удаление информации

1. выделить ячейку
2. нажать на клавишу Delete или Правка → Очистить

3. ВВОД ДАННЫХ

Каждая ячейка таблицы заполняется данными. Эти данные имеют различный характер

1. числа
2. текст
3. формула (начинается со знака  равно =).

Для ввода данных в ячейку необходимо выполнить следующие шаги:

⇒ выделить ячейку, куда необходимо ввести данные

⇒ ввести с клавиатуры необходимые данные

⇒ нажать  на клавишу Enter (или перейти в следующую ячейку с помощью клавиш управления курсором ← → ↑ ↓).

Задание 3.1.  ВВОД ЧИСЕЛ

Введите в ячейку А 2 число 1. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Выделить ячейку А 2 ввести число 1 и нажать на клавишу Enter.

Аналогично ввести в ячейки А 3: число 2,  А 4: число 3,  А5: число 4,  А 6: число 5,

А 7: число 6

Задание 3. 2.  ВВОД ТЕКСТА

В ячейку В1 введите текст: Наименование.

 Для этого необходимо выполнить следующие действия:

выделите ячейку В1 и введите с клавиатуры слово Наименование. Текст появляется в ячейке В1 и одновременно – в строке формул. В строке формул между набираемыми символами и полем имени появились кнопки Ввод ( ✓ галочка) и Отмена (× крестик).

1. Щелкните на кнопке Ввод.
2. Щелкните в ячейке С 1.
3. Введите текст: Количество и нажмите клавишу Tab.

Вы, наверное, обратили внимание, что заголовки оказались, длиннее, чем ячейки. Несмотря на то что часть заголовков не видна, они записаны в ячейках полностью, потому что размер ячеек гораздо больше, чем это представлено на экране. Чтобы увидеть весь текст заголовка, щелкните в любой ячейке, и в строке формул появится полный текст.

Аналогично введите в ячейку  D1: Цена, в E1: Сумма.

Задание 3. 3  Заполните столбцы «Наименование», «Количество», и «Цена» по предложенному образцу:

4. Сохранение книг Microsoft Excel

Давайте сохраним нашу книгу для будущего использования. При первом сохранении книги Вы должны присвоить имя ее файлу.

1. Щелкните на кнопке «Сохранить» стандартной панели инструментов (•)
2. В диалоговом окне «Сохранение документа» первой книге, создаваемой в данный период работы  Excel, присваивает имя КНИГА 1, в текстовом поле ИМЯ ФАЙЛА, в котором выделено Книга 1, наберите ПРОДАЖА.
3. Убедитесь, что в поле Папка указана папка Мои документы, и, оставив другие параметры без изменения, щелкните на кнопке. Сохранить. Когда вы вернетесь к листу, обратите внимание, что в строке заголовка вместо имени файла Книга 1 появилось имя файла ПРОДАЖА.

С этого момента мы можем сохранять эту книгу просто щелчком по кнопке Сохранить (•)на стандартной панели инструментов.

5. Открытие книги Microsoft Excel

Если нужно открыть книгу, с которой вы работали, то необходимо выполнять следующие действия:

1. Запустите программу Excel и затем щелкните на кнопке • Открыть на стандартной панели инструментов. Вы увидите на экране диалоговое окно «Открытие документа».

2. В этом окне Excel отобразить содержимое папки Мои документы. Если вы видите другую папку, щелкните справа в поле Папка и в раскрывшемся списке выберите папку Мои документы.

3. Выделите нужный файл, например ПРОДАЖА, щелкните на кнопке Открыть.

Цель работы: Знакомство с правилами ввода, составления расчетных формул, адресации и обработки информации в среде электронной таблицы.

Программа Excel выполняет все расчеты автоматически для данных, вводимых в ячейки рабочего листа. Прежде всего, следует обратить внимание на то, что для вычисления содержимого ячеек таблицы могут использоваться формулы и функции. Формула всегда начинается со знака равенства. Она может включать в себя функции, ссылки на содержимое ячеек таблицы, константы и связывающие их операторы.

Задание 1.1 Ввод формул

1.1.1.   Введите формулу для подсчета суммы, которая заключается в умножении цены на количество, и заполните формулой ряд ячеек вниз

Для этого выполните следующие действия:

1. выделите ячейку Е2, в которую помещаете формулу. Введите знак равенства (=), в строке формул появится этот знак.
2. Щелкните в ячейке С 2. Она будет выделена мерцающей рамкой, а в ячейке Е2 появится ссылка на ячейку С2.
3. Введите знак умножения (*). Щелкните в ячейке D2.
4. Для завершения ввода формулы нажмите клавишу Enter.Теперь в ячейке Е2 отобразится результат вычисления формулы, а в строке формул будет видна формула целиком. Поскольку нам нужно поместить аналогично формулы в ячейки Е3: Е7, мы воспользуемся возможностями Автозаполнения Excel. При выделение любой ячейки в правом нижнем углу выделенного диапазона располагается маркер Автозаполнения. Если потянуть за него, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel скопирует значения и формат текущей ячейки в другие или определенным образом, продолжит ряд значений.
5. Выделите  ячейку Е2.
6. Поместите указатель мыши на нижний правый угол ячейки. Указатель примет вид черного плюсика (), который называется маркером Авто заполнения.  Удерживая нажатой левую клавишу мыши, потяните маркер автозаполнения вниз до ячейки Е8..
7. Отпустите кнопку мыши. Excel  вставит аналогичные формулы в указанный вами диапазон ячеек.

Автоматическая сумма

Кнопка  служит нам, когда необходимо, чтобы в нижней части столбца или справа от строки появилась сумма записанных в них чисел.

⇒ выделите ячейку, в которой будет результат суммирования

⇒ нажмите на кнопке  “Автосумма” расположенной на стандартной панели инструментов

⇒ выделите ячейки, содержимое которых необходимо сложить

⇒ нажмите на клавишу Enter

Задание 1. 2 Автоматическая сумма.

1. Введите формулу в ячейку для итоговой суммы.

2. Для этого выделите ячейку Е8, в которую нужно поместить результат, нажмите кнопку  «Авто сумма» на стандартной панели инструментов и выделите блок ячеек Е2:Е7, которые нужно сложить, нажмите клавишу Enter. В ячейке Е8 появилась сумма чисел.

Изменение содержимого ячеек

Чтобы исправить ошибку (заменить данные в ячейке) поступите следующим образом:

1. Дважды щелкнете на ячейке, чтобы выделить её.
2. Нажмите клавишу Delete, чтобы удалить данные в ячейке.
3. Введите данные  и нажмите клавишу Enter для подтверждения сделанного исправления.

Задание 1. 3

Сделайте следующие изменения в таблице и проследите за изменением итоговых сумм:

        Эскимо        42

        Пломбир        54

        Торт-мороженое        6

Мастер функций

Microsoft Excel – имеет много различных функций для использования в математических, логических, статистических, финансовых, тригонометрических, логарифмических и др. видах вычислений.

Функции выполняют вычисления по входным данным (задаваемым величинам) – аргументам – в указанном порядке. Хотя часто функции вводятся вручную, иногда бывает трудно запомнить правильное написание имени какой – либо функции или её аргументы. Помочь в таких случаях может инструмент Excel, который называется Мастером функций. Процедура работы с мастером функции следующая:

1. Выделите ячейку. Щелкните на кнопке  (вставка функции) на стандартной панели инструментов. На экране появится диалоговое окно Мастер функций  Шаг 1 из 2.
2. В списке Категория указать тип функции, Например: Статистические

В списке Функция выберите СРЗНАЧ. Щелкните на кнопке ОК.

3. В текстовое поле Число1 введите число, ссылку на ячейку или диапазон ячеек. Можно выбрать соответствующие ячейки непосредственно на поле листа.

Чтобы получить доступ к ячейкам, окно мастера можно свернуть, щелкнув на кнопке  с красной стрелкой в правом конце текстового поля Число1 . Затем выделите диапазон ячеек, чтобы ввести его имя в качестве аргумента функции.

4. Щелкните на кнопке с красной стрелкой, чтобы восстановить прежний размер окна.
5. Щелкните на кнопке ОК.

Работа № 3  ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Цель работы:  Знакомство с понятиями: типы выравнивания текста в ячейке, границы и заливка ячеек, формат числа.

Excel предлагает множество параметров форматирования, с помощью которых мы можем оформлять те или иные участки таблицы и отображать данные в различном виде.

Рассмотрим основные параметры представленные на панели форматирования, а также познакомимся с возможностями диалогового окна Формат ячеек

Форматирование текста

⇒ выделить ячейку или  блок ячеек.

⇒ выбрать на панели инструментов одну из кнопок

 выровнять по левому краю

 выровнять по центру

 выровнять по  правому краю

Выровнять заголовок

⇒выделить ячейку с заголовком

⇒ выделить блок ячеек, относительно которых необходимо выровнять заголовок

⇒ нажать кнопку  (объединить и поместить в центре).

Задание 1.1  Форматирование текста

1. Выделите диапазон ячеек A1: E1, то есть ячейки которые содержат заголовки

2. Щелкните на кнопке,  на панели инструментов Форматирования, выровняйте по центру    , и установите размер шрифта равным 14 пунктам.  

Задание 1. 2  Изменение ширины столбца

⇒ зафиксировать  курсор мыши на левой границе заголовка столбца (курсор принимает вид разделенной двунаправленной стрелки)

⇒переместить курсор в нужное положение

Наша таблица до сих пор имеет довольно неопрятный вид из-за «обрезанных» концов строк. Давайте увеличим ширину столбцов, чтобы все данные и заголовки были видны полностью.

1. Подведите указатель мыши к разделителю столбцов В и С (на сером фоне). Курсор примет вид вертикальной линии с двумя горизонтальными противоположно направленными стрелками (↔)
2. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащите указатель вправо, чтобы текст полностью поместился в ячейках столбца В. (при перетаскивании на экране появляется подсказка, в которой показывается ширина столбца). Отпустите кнопку мыши.
3. Дважды щелкните на правом краю заголовка столбца С. Таким образом, ширина столбца будет выровнена автоматически по самой длинной ячейке.

Регулирование высоты строки осуществляется так же, как и ширины столбца, т. е. перетаскиванием нижней границы номера строки с помощью мыши.

Границы и заливка ячеек

Таблицу можно сделать более наглядной с помощью различных рамок и цветовых выделений, которые служат для оформления её полей. Строки заголовков обычно выделяют цветом. Ячейки таблицы можно отделить друг от друга с помощью линий. Сейчас мы научимся работать со средствами создания границ и заливки ячеек.

1. Нажмите клавиши Ctrl + Home или просто щелкните в ячейке А1.
2. Удерживая нажатыми клавиши Ctrl и Shift, нажмите клавишу  →, а затем ↓ Вы увидите, как Excel выделит всю заполненную таблицу.
3. Выберите, команду Формат → Ячейки → щелкните, на вкладке Граница  в появившемся окне диалога:

⇒ в поле «Все» вы можете задать для выделенной группы ячеек как внешние, так и внутренние границы. В области «Отдельные» выбираются границы для отдельных сторон диапазона. Начинайте работу с этим окном диалога с выбора типа и цвета линии в

⇒ в поле «Тип линии» выбрать вид линии.

⇒ в поле «Цвет» выбрать цвет линии.

1. Щелкните в области «Все» на кнопке Внутренние и Внешние.
2. Щелкните на кнопке ОК, и затем в любом месте рабочего листа. Просмотрите получившиеся изменения.

Кроме границ ячеек, вы можете изменять цвет их фона, то есть использовать заливку. Обычно заливкой выделяют строки заголовков.

1. Выделите диапазон ячеек А1: Е1.
2. Щелкните на стрелке () рядом с кнопкой Заливка цветом на панели форматирования, чтобы вывести на экран палитру доступных цветов.
3. Щелкните на квадратике с подсказкой Серый 25%.
4. Щелкните в любом месте таблицы, чтобы снять выделение. Наша таблица выглядит так, как показано на следующем рисунке.

Задание 1. 3

Разлинуйте таблицу по образцу, используя линии различной толщины

Форматы чисел

Все числа в Excel отображаются по умолчанию в формате «Общий». При использовании этого формата программа отображает все числовые значения в том виде, в котором мы их вводим с клавиатуры. Для изменения внешнего вида числовых выражений программа располагает несколькими форматами. Например: Денежный – этот формат похож на числовой, за исключением того, что разделитель тысячных разрядов здесь всегда присутствует. Можно выбирать, устанавливать или нет знак денежной единицы (р. или иной)

Задание 1. 4. Денежный формат числа

Установите денежный формат числа в ячейках, в которых будут размещены сумма и установите число десятичных знаков равным двум после запятой.

В нашем случае это ячейки столбцов «Цена» и «Сумма». Их нужно выделить и выполнить команду Формат → Ячейки в диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладку Число  Числовые  форматы  Денежный, Число десятичных знаков 2, Обозначение   р.

Рис. 2. Диалоговое окно Формат ячеек

Представьте себе, что вы составили сложную таблицу, но вдруг обнаружили, что забыли включить в неё один очень нужный столбец или строку. В Excel добавление и удаление ячеек в таблицах выполняется следующим образом.

Задание 1. 5  Вставка строки

⇒ выделить строку A1

⇒Вставка → Строка

Задание 1. 6  Добавление и выравнивание заголовка

1. В ячейку A1 ввести текст СЧЁТ № 123 от 14.05.01.
2. Выделить диапазон ячеек А1:Е1 и щелкнуть на кнопке,  на панели инструментов.

Работа № 4 Работа с графическими возможностями электронной таблицы

Цель работы: Знакомство с графическими возможностями электронной таблицы и приёмами построения диаграмм.

Создание диаграмм

Построить диаграмму по данным электронной таблицы помогает мастер диаграмм, который за несколько шагов позволяет выбрать тип диаграмм, дать ей заголовок, добавить легенду (необходимые пояснения), обозначить оси координат, т. е. получить конечный продукт.

Чтобы построить диаграмму, сначала следует выделить область данных, которые должны быть на ней представлены.

Далее мастер диаграмм предлагает выбрать тип диаграммы. Каждый тип диаграммы имеет несколько вариантов.

Задание 1. Построить столбиковую диаграмму

1. Выделите диапазон ячеек B2: B7 и Е2:Е7 таблицы относящиеся к столбцам «Наименование» и «Сумма»  (для выборочного выделения используйте клавишу Ctrl) 
2. Нажмите на кнопку мастер диаграмм   на стандартной панели инструментов.

Мастер диаграмм выведет диалоговое окно

⇒ В появившемся окне Мастер диаграмм [шаг 1 из 4]: Тип диаграммы

На вкладке Стандартные выберите тип и вид диаграммы. Например: Тип Гистограмма, Вид 1 из 7 и нажмите кнопку Далее >

Примечание: Запустить мастер диаграмм можно, выбрав в меню, Вставка команду Диаграмма

3. В окне Мастер диаграмм [шаг 2 из 4]: Диапазон данных

Здесь можно уточнить разбивку рядов данных: где находятся ряды данных – в строках или столбцах. В следующих полях установите соответствующие параметры:

1. в поле «диапазон» проверьте выделенную область

1. в поле «ряды данных» задайте ориентацию диаграммы, т.е. укажите, расположены ли ряды данных по строкам или по столбцам
2. укажите, как должны быть использованы первые строки или столбцы
3. образец Вашей диаграммы выводится в окне «Пример диаграммы»

⇒ По завершении нажмите кнопку Далее >

4. В окне Мастер диаграмм [шаг 3 из 4]: Параметры диаграммы

Можно выбрать целый ряд параметров, определяющих оформление различных элементов диаграммы и рядов данных, пояснительного текста к диаграмме и осям, а также легенды.

1. введите название диаграммы, если нужно
2. введите название для каждой из осей, если нужно

⇒ нажмите кнопку Далее 

4. В окне Мастер диаграмм [шаг 4 из 4] Размещение диаграммы

В последнем шаге мастера предоставляется выбор: размещать диаграмму на том же листе, где был выбран диапазон или вынести её на отдельный лист. Выберите пункт

1. на отдельном,  для размещения диаграммы на отдельном листе
2. имеющемся,  для размещения диаграммы на текущем листе

⇒ По завершении работы в этом окне нажать кнопку Готово

Редактирование диаграммы

⇒ дважды щелкните левой клавишей мыши на диаграмме

⇒ дважды щелкните левой клавишей мыши на элементе диаграммы, который необходимо отредактировать

или

⇒ дважды щелкните левой клавишей мыши на диаграмме

⇒ щелкните правой клавишей мыши на элементе диаграммы, который необходимо отредактировать

⇒ из контекстного меню выберите формат выделенного элемента

⇒ в окне форматирования произведите необходимые изменения

легенда

Рис. 3 Столбиковая диаграмма.

Мастер диаграмм – удобный инструмент, который позволяет создавать диаграммы, графики на основании данных, полученных из электронных таблиц.

На столбиковых диаграммах удобно показывать сравнение показателей, например: купли – продажи различных видов товаров, начислений, вычетов и т.п.

Литература

1. Комиссаров Д.А., Станкевич С.И., Персональный учитель по персональному компьютеру. – М.: «Солон – Р», 2001.
2. Леонтьев Ю., Microsoft Office 2000. Краткий курс -СПб: Издательство «Питер», 2000. – 288с.:ил.
3. Рычков В., Microsoft Excel: 2000. Краткий курс - СПб.: Питер, 2000. – 320с.:ил.
4. Шафрин Ю.А. Практикум по компьютерной технологии. – М.: АВF, 1997. -  560с.