Работа с данными в Excel
презентация к уроку на тему

Слайд 1

Работа с данными. Имена ячеек. Разработала Преподаватель ПУ – 197 Бондаренко Л.В.

Слайд 2

Excel дает возможность использовать списки в качестве простых баз данных. Для выполнения основных операций с данными в очень больших и сложных таблицах Excel подходит как нельзя лучше. С помощью встроенных средств Excel можно быстро упорядочивать и сортировать данные, изменять их, искать и отбирать. Чтобы Excel корректно работал со списками, в них не должно быть пустых строк и столбцов , то есть они должны представлять собой единое целое. Их также нужно отделять от других данных пустыми строкам и столбцами, а еще лучше — располагать на отдельных листах. Использование списков в качестве баз данных.

Слайд 3

Отбор данных

Слайд 4

С помощью средств Excel можно сделать так, чтобы отображались только необходимые в настоящее время данные. Для отбора данных нужно выполнить одно из следующих действий. Перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку Фильтр в группе Сортировка и фильтр . Перейдите на вкладку Главная , нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выберите команду Фильтр в меню.

Слайд 5

После выполнения этой команды таблица изменит вид — в ячейках с названиями полей появятся стрелки, при щелчке на которых открывается доступ к раскрывающемуся списку. В списке обозначены как постоянные критерии, так и зависящие от конкретного списка. Настраиваемый фильтр — открывает диалоговое окно Пользовательский автофильтр - указываются условия фильтрации, которых может быть два. С помощью переключателей И и ИЛИ определяют, должны соблюдаться оба условия или только одно из них. Данные, отсеянные в результате фильтрации, не удаляются, а скрываются.

Слайд 6

Пример : Отбор данных в списке

Слайд 7

Выделите одну из ячеек списка. Нажмите кнопку Фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные . При этом заголовки столбцов таблицы изменят вид.

Слайд 8

Раскройте список поля Должность , щелкните кнопкой мыши на поле Выделить все , чтобы снять выделение, а затем установите флажок инженер. При этом таблица изменит вид — теперь в ней будут отображены две записи.

Слайд 9

Однако на предприятии работают не только инженеры, но и главные инженеры, которых тоже можно привлечь к выполнению задания. Чтобы отобрать и те и другие записи, нужно использовать критерий содержит . Выберем его из списка Текстовые фильтры в этом же меню.

Слайд 10

В открывшемся окне Пользовательский автофильтр укажите условия фильтрации. В поле, расположенном справа от названия критерия, наберите инженер или выберите данный пункт из списка. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить выбранный критерий отбора.

Слайд 11

СОРТИРОВКА ДАННЫХ

Слайд 12

Целью сортировки является упорядочение информации на основе выбранного критерия. Ее также используют, если данные набирались в таблицу постепенно и каждая следующая запись добавлялась в нижнюю строку. Для вызова окна Сортировка , которое предназначено для сортировки списка, выполните одно из следующих действий. Перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка и фильтр . Перейдите на вкладку Главная , нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выберите команду Настраиваемая сортировка в меню.

Слайд 13

В окне Сортировка можно сортировать данные по трем полям. Сначала следует выбрать название поля из списка Сортировать по , а затем, в случае необходимости, задать дополнительные поля. Следует также установить требуемое значение в поле Порядок : по возрастанию или по убыванию .

Слайд 14

Excel упорядочивает данные в следующем порядке: числа — начиная с наименьшего отрицательного и заканчивая наибольшим положительным; текст — начиная с первой буквы алфавита и заканчивая последней; логические значения типа ЛОЖЬ ; логические значения типа ИСТИНА ; значения ошибок — они приводятся в том же порядке, что и до сортировки; пустые значения — после сортировки они всегда занимают место в конце списка, независимо от выбранного значения по возрастанию или по убыванию.

Слайд 15

Для доступа к ним необходимо нажать кнопку Параметры в окне Сортировка . Откроется диалоговое окно Параметры сортировки . В этом окне доступны следующие возможности. Поле Учитывать регистр позволяет определить, нужно ли учитывать строчные и прописные буквы при сортировке. Д ополнительные параметры упорядочивания данных. Установка переключателя в поле Сортировать , определяющего порядок сортировки данных: строки диапазона или столбцы диапазона .

Слайд 16

ПРИМЕР : СОРТИРОВКА ДАНЫХ В СПИСКЕ

Слайд 17

Выделите список или одну из его ячеек, после чего перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка и фильтр . В списке Сортировать по диалогового окна Сортировка выберите поле Зарплата . Установите переключатель в положение по возрастанию.

Слайд 18

Теперь используем параметры вторичной сортировки. Снова вызовите окно Сортировка с помощью одноименной кнопки на ленте. Нажмите кнопку Добавить уровень . В списке Затем по выберите поле Фамилия. Установите переключатель в положение от А до Я. Нажмите кнопку ОК.

Слайд 19

Первоначальный вид таблицы Таблица после сортировки данных.

Слайд 20

ИМЕНА ЯЧЕЕК

Слайд 21

Назначая имена диапазонам ячеек, можно впоследствии вставлять их в формулы вместо заголовков столбцов и названий строк. При создании имен нужно учитывать следующее: имя не должно содержать пробелов; имя должно начинаться с буквы, символа подчеркивания (_) или обратного слеша (\); имя не должно совпадать со ссылкой на какую-либо ячейку (например, S 4); имя не может быть обозначено буквами R и С.

Слайд 22

Для присвоения имени можно использовать один из способов: 1. Введите имя ячейки или диапазона в поле Имя 2. Нажмите кнопку Писвоить имя в группе Определение имени на вкладке Формулы. При выполнении этой команды откроется диалоговое окно Создание имени

Слайд 23

Чтобы присвоить имя формуле, выполните следующие действия. Нажмите кнопку Присвоить имя в группе Определенные имена на вкладке Формулы . В окне Создание имени наберите формулу в поле Диапазон . Введите имя формулы в поле Имя . Нажмите кнопку ОК , чтобы подтвердить присвоение имени формуле. Присвоение имен формулам

Слайд 24

Для использования имени формулы нажмите кнопку Использовать в формуле в группе Определенные имена на вкладке Формулы и выберите нужное имя в списке.

Слайд 25

ПРИМЕР : ПРИСВОЕНИЕ ИМЕН ЯЧЕЙКАМ

Слайд 26

1. Выделим строку, в которой записаны данные о товаре Помидоры . 2. Щелкнем на поле Имя и введем в него название диапазона – Помидоры . 3. Выделим строку, в которой записаны данные о товаре Огурцы . 4. Нажмем кнопку Присвоить имя в группе Определенные имена на вкладке Формулы . В окне Создание имени для выделенного диапазона будет предложено имя Огурцы . Нажмем кнопку ОК, для подтверждения .

Слайд 27

5. Снимем выделение и снова выделим диапазон Помидоры. Убедимся, что имя диапазона отражается в поле Имя . 6. Нажмем кнопку в виде стрелки и выберем диапазон Огурцы.

Слайд 28

Как использовать таблицы Excel в качестве баз данных? Как осуществлять поиск по базам данных? Как отбирать и сортировать данные? Для чего используются названия ячеек и диапазонов ячеек? Как присваивать имя ячейке или диапазону? ВОПРОСЫ: