ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по изучению профессионального модуля

ПМ.02 «Делопроизводство суда»

Образовательной программы профессионального обучения

по профессии «Секретарь суда»

в рамках программы «Профессиональное обучение без границ»

Москва, 2019

ОДОБРЕНО        УТВЕРЖДАЮ

Методическим советом колледжа        Заместитель директора УиВР

Протокол от 30 августа 2019 г № 1        ГБПОУ Юридический колледж

        _подпись__ Л.Ф. Воронцова

        02.09.2019

ОДОБРЕНО

на заседании

Цикловой комиссии дисциплин

профессионального цикла специальности

«Правоохранительная деятельность»

Протокол от 29 августа 2019 г. № 1

Автор:            

ОГЛАВЛЕНИЕ

Тема 1. Основные понятия делопроизводства и документа. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства        4

Содержание раздела        4

Задание для самоконтроля.        7

Тема 2. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации        7

Содержание раздела        7

Задание для самоконтроля.        9

Тема 3. Формуляр-образец документов с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4.        9

Содержание темы        9

Задание для самоконтроля.        12

Тема 4. Бланки и виды документов        12

Содержание раздела        12

Задание для самоконтроля.        15

Тема 5. Правила оформления организационной документации        16

Содержание раздела        16

Задание для самоконтроля.        18

Тема 6. Правила оформления распорядительной документации        18

Содержание раздела        18

Задание для самоконтроля.        20

Тема 7. Правила оформления справочно-информационной документации        20

Содержание раздела        20

Задание для самоконтроля.        23

Тема 8. Организация документооборота в судах        23

Содержание раздела        23

Задание для самоконтроля.        26

Тема 9. Контроль исполнения служебных документов        27

Содержание раздела        27

Задание для самоконтроля.        29

Тема 10. Организация хранения документов        29

Задание для самоконтроля.        34

Тема 1. Основные понятия делопроизводства и документа. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Содержание раздела

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Термин "делопроизводство" возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТ Р 7.0.8-2013.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Официальный документ – это документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть:

• правильно оформлен;
• не противоречить по содержанию действующему законодательству;

• быть изданным организацией, которая имеет на это право.

Юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера

Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 позволяет правильно оформлять реквизиты документов, устанавливает их расположение на листе бумаги и в электронной форме. Стандарт подробно определяет порядок оформления 30 основных реквизитов документов и содержит примеры их оформления.

Организационно-распорядительные документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций. Таких как: информационная, правовая, управленческая, коммуникативная, учетная, социальная, культурная, историческая и др.

Схема 1 – Функции документов

Делопроизводство, однако, предполагает не только создание документов, но также и документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

- регистрируемые и нерегистрируемые документы;

- входящие, исходящие и внутренние документы;

- направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен учитываться при организации делопроизводства, а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Наряду с документооборотом в понятие "делопроизводство" также включены оперативное хранение документов (хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения) и их использование.

Нормативно-методическая база делопроизводства (НМБД) - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

НМБД регулирует:

- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

НМБД включает:

1. Законодательные акты РФ, правовые акты (указы и распоряжения) Президента РФ и (постановления и распоряжения) Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) в области документационного обеспечения.

2. Государственные стандарты на документацию.

3. Унифицированные системы документации (УСД).

4. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

5. Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

6. Нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда.

7. Нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов.

8. Правовые документы конкретной организации в области делопроизводства (Устав или положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству данной организации, номенклатура дел, табель форм документов структурного подразделения или организации в целом).

Описание пунктов НМБД см. учебник Глотова С.А., Конькова А.Ю., Кукарина Ю.М. и др. Документационное обеспечение управления стр. 38-56.

Учебник имеется в ЭБС BOOR. ru (обучающийся должен зарегистрироваться на ЭБС BOOR. ru от организации Юридический колледж, код доступа 04АС-0000-0002-АА53).

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства (документационного обеспечения управления)?

Задание 2. Что включает в себя понятие «документ»?

Задание 3. Что обусловливает юридическую силу официального документа?

Задание 4. Что понимается под полифункциональностью документа?

Задание 5. Что регламентирует ГОСТ Р 7.0.97-2016 и какие организации могут его применять?

Тема 2. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

Содержание раздела

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ                                                ОТРАСЛЕВЫЕ

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего либо  к единой системе, форме, единообразию.

Унификация - это распространённый и эффективный метод устранения излишнего многообразия посредством сокращения перечня допустимых элементов и решений, приведения их к однотипности.

Унификация документов производится в целях:

- сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов,

- типизации их форм,

- установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач,

- снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов,

- достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

1)        унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2)        унифицированная система банковской документации;

3)        унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

4)        унифицированная система отчетно-статистической документации;

5)        унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6)        унифицированная система документации по труду;

7)        унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

8)        унифицированная система внешнеторговой документации;

9)        унифицированная система первичной учетной документации.

УСОРД является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Она представляет для других систем правовую основу.

На каждую УСД разработан государственный стандарт.

Результаты проведения унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184 – ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг.

Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

Документы в области стандартизации:

• правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• стандарты организаций;

• своды правил;

• международные стандарты, региональные стандарты, региональные своды правил, стандарты иностранных государств и своды правил иностранных государств, зарегистрированные в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов;

• надлежащим образом заверенные переводы на русский язык международных стандартов, региональных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств, принятые на учет национальным органом Российской Федерации по стандартизации;

• национальные стандарты.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016. ГОСТ распространяется на ОРД, предусмотренные УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксирую решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов гос. власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности. 

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Что понимается под системой документации?

Задание 2. Какие бывают системы документации?

Задание 3. Каковы основные цели унификации документов?

Задание 4. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

Тема 3. Формуляр-образец документов с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4.

Общие сведения о реквизитах

Содержание темы

Формуляр-образец ОРД применятся как основа для построения любого вида ОРД – приказа, письма, протокола, акта, инструкции и др. – на бумаге  форматов А4 и А5.

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Максимально возможный перечень реквизитов составляет 30 наименований. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТу Р 7.97.0-2016.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности.

Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:

• значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
• упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
• облегчить поиск и обработку документов;
• повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;
• укрепить государственную дисциплину.

3. Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто. 

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрированное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрированном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант – продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе используют семь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

0...1….……2……..….….3…………4………..…5…………..6…………….7

   1,25 см     4 см              8,5 см      10,5 см          12,5см        14,5 см           правое поле

        Порядок подготовки и оформления служебных документов Судебного департамента

        Судебный департамент осуществляет управленческую деятельность посредством издания организационно-распорядительных документов и ведения переписки с вышестоящими, сторонними и подведомственными организациями и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию.

        Служебные документы в Судебном департаменте создаются при помощи средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) допускается писать от руки.

        Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13 или 14 через 1 - 2 интервала. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

Правила оформления реквизитов документов изложены в учебнике Глотова С.А., Конькова А.Ю., Кукарина Ю.М. и др. Документационное обеспечение управления стр. 61-79.

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Что представляет собой Формуляр-образец?

Задание 2. Охарактеризуйте варианты оформления реквизитов заголовочной части документа.

Задание 3. Какому ГОСТу должны соответствовать состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов?

Тема 4. Бланки и виды документов

Содержание раздела

Организационно-распорядительные документы, как правило, составляются на бланке, который конструируется в соответствии с формуляром-образцом.

 Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

Бланк документа - это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру делопроизводства (ДОУ). 

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных "шаблонов" или унифицированных бланков ("электронных форм"), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже - на национальном.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения", резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит "Адресат".

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ или герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

заголовок к тексту.

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "Место составления или издания документа" должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование структурного подразделения;

наименование должностного лица;

наименование организации;

справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок к тексту.

Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".

Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ (далее по тексту - герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", а также на левом поле бланка на уровне реквизита "Наименование организации".

На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланки исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, ответственные за учёт, хранение и использование бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. 

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учётно-регистрационной форме после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 7.0.97.-2016?

Задание 2. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

Задание 3. Какие требования предъявляются при изготовлении бланка с изображением Государственного герба РФ?

Тема 5. Правила оформления организационной документации

Содержание раздела

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценку труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным (организационно-правовым) документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы, и осуществляется их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке документов с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения – автора документа и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, виза. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Судебного департамента, обязательные для выполнения.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются руководителем структурного подразделения, заместителем Генерального директора, Генеральным директором. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа.

В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.

Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Начинается документ, как правило, с раздела "Общие положения", в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и др.

Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от третьего лица единственного или множественного числа, с использованием слов: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

Сокращенные наименования Судебного департамента и его структурных подразделений употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее - Судебный департамент) или (Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов - далее ГУОПО). 

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Какие документы относятся к организационным?

Задание 2. Когда организационные документы приобретают юридическую силу?

Задание 3. Как строится текст в организационных документах?

Тема 6. Правила оформления распорядительной документации

Содержание раздела

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. 

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует правительство, представительные органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

В аппарате Судебного департамента правом издавать организационно-распорядительные документы обладают следующие должностные лица и коллегиальные органы:

 приказы     -  Генеральный директор;

                     -  первый      заместитель,       заместители

                        Генерального   директора  - по  курируемым

                        направлениям деятельности;

                     -  начальник        Главного       управления

                        организационно-правового       обеспечения

                        деятельности    судов    -   по   вопросам

                        назначения  на должность и освобождения от

                        должности администраторов судов;

 распоряжения        -  Генеральный директор;

                     -  первый      заместитель,       заместители

                        Генерального директора;

                     -  начальники главных управлений, управлений,

                        самостоятельных  отделов  в пределах своей компетенции;

 решения       -  коллегия       Судебного      департамента;

                     -  оперативное совещание руководящего состава Судебного департамента.

В организационно-распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), используется форма изложения от первого лица единственного числа, например: ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ.

В решениях коллегиальных органов используется форма изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия РЕШИЛА. В совместных распорядительных документах (приказ, распоряжение) используется форма изложения от первого лица множественного числа, например: ПРИКАЗЫВАЕМ.

В распорядительной части приказа указываются исполнители, предписываемые действия и сроки исполнения.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

При подготовке и оформлении проектов приказов и распоряжений следует руководствоваться Инструкцией о порядке подготовки, оформления, представления на подпись проектов и регистрации приказов и распоряжений Генерального директора Судебного департамента и его заместителей.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

Задание 2. Что является основанием для издания распорядительного документа?

Задание 3. Какие распорядительные документы издаются в условиях коллегиального принятия решения?

Тема 7. Правила оформления справочно-информационной документации

Содержание раздела

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. 

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка – обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

• письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы. 

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).

Служебные письма, направляемые в Верховный Суд Российской Федерации, Совет судей Российской Федерации, высшие органы государственной власти и управления, руководителям федеральных органов исполнительной власти, подписывает Генеральный директор Судебного департамента.

Протокол судебного заседания

Протокол судебного заседания изготавливается секретарем судебного заседания и может быть написан от руки, напечатан на машинке либо на компьютере. Также допускается использование стенографирования, средств аудиозаписи и иных технических средств. При этом содержание протокола должно соответствовать требованиям ст.259 УПК РФ, ст.229 ГПК РФ, ст.205 КАС РФ. Протокол должен быть изготовлен в течение 3 суток со дня окончания судебного заседания, а протокол отдельного процессуального действия по гражданским делам - не позднее чем на следующий день после дня его совершения, по административным делам - не позднее следующего рабочего дня после дня совершения этого действия. В ходе каждого судебного заседания по административным делам, включая предварительное судебное заседание, а также при совершении вне судебного заседания отдельного процессуального действия ведется аудиопротоколирование и составляется протокол в письменной форме (ст.204 КАС РФ).

Об использовании технических средств для фиксирования хода судебного заседания в протоколе судебного заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому делу отдельно) приобщаются к материалам дела (протоколу судебного заседания).

При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников судебного разбирательства по уголовным делам об ознакомлении с протоколом судебного заседания возможность ознакомления должна быть обеспечена в течение 3 суток со дня получения ходатайства. Копия протокола изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет (ст.259 УПК РФ).

Лица, участвующие в гражданском деле, их представители вправе ознакомиться с протоколом и в течение пяти дней со дня его подписания подать в письменной форме замечания на протокол.

Лица, участвующие в административном деле, их представители в течение трех дней со дня подписания протокола вправе подать замечания в письменной форме на протокол.

На основании ходатайства в письменной форме и за счет лиц, участвующих в административном деле, их представителей могут быть изготовлены копия протокола, копия записи с носителя информации (ст.207 КАС РФ).

Протоколы коллегиальных органов

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии, оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, рабочих групп. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих на заседании (при большом количестве присутствующих к протоколу прилагается список присутствовавших). К протоколу прилагается повестка дня; вопросы в повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом "О" или "Об".

Основная часть протокола состоит из разделов (обозначаются арабскими цифрами), соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, решили. Тексты докладов, справок и особое мнение выступающего, изложенное в докладной записке, прилагаются к протоколу.

Решение коллегии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа с использованием глаголов в повелительной форме.

Для оформления протокола оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента применяется сокращенный вариант. Слова "слушали", "выступили", "решили" не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается арабской цифрой, соответствует порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение оперативного совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.

К протоколу оперативного совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады.

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегии Судебного департамента, оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Решением коллегии Судебного департамента может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый коллегией, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения оперативного совещания, заседания коллегии.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, протоколы научно-экспертного совета и др. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

Копии протоколов рассылаются членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента, начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения коллегии.

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Какие документы относятся к группе справочно-информационных?

Задание 2. Какие требования должны соблюдаться при ведении переписки Судебного департамента?

Задание 3. Какие бывают виды протоколов  и чем они отличаются друг от друга?

Задание 4. Какие виды справочно-информационных документов оформляются на чистом листе бумаги?

Тема 8. Организация документооборота в судах

Содержание раздела

Обработка и регистрация входящих документов

Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся централизованно в отделе делопроизводства Управления делами экспедицией (далее по тексту - экспедиция).

Передача входящей документации, предназначенной для Главного управления обеспечения деятельности военных судов (ГУВС), осуществляется через работника общего отдела ГУВС. Часть корреспонденции поступает, регистрируется и передается исполнителям непосредственно в общем отделе ГУВС.

Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Судебный департамент, получает сотрудник экспедиции в почтовом отделении по доверенности и передает их по назначению под расписку. Посылки, адресованные непосредственно в структурные подразделения, получают сотрудники этих подразделений.

Подлежат обязательной передаче в экспедицию все официальные служебные документы, полученные сотрудниками Судебного департамента от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).

Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.

В экспедиции вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции. Конверты с пометками "Лично", "Конфиденциально" передаются непосредственно адресатам.

При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй экземпляр остается в экспедиции. Конверты поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

Документы, поступившие в Судебный департамент с нарочным, принимаются экспедицией с проставлением даты, времени поступления и подписи должностного лица, принявшего документ.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.), поступающие, внутренние, отправляемые.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Работники экспедиции регистрируют поступивший в Судебный департамент документ путем проставления на нем штампа с указанием порядкового номера, даты регистрации и количества листов.

Основные сведения о поступившем документе вводятся в автоматизированную систему "Делопроизводство": индекс поступления (входящий номер и дата поступления переносятся из регистрационного штампа), наименование организации (автора или корреспондента), наименование вида документа, регистрационный номер документа (присвоенный организацией - автором документа), заголовок к тексту (краткое содержание документа). На поступивший документ заполняется электронная карточка.

Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы распределяются, в зависимости от их важности и назначения, на требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента (Генеральным директором, заместителями Генерального директора) и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы передаются по назначению в течение рабочего дня в соответствии с реестром передачи входящих документов

Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором, докладывается Генеральному директору управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через секретарей. После рассмотрения секретари возвращают всю корреспонденцию в отдел делопроизводства Управления делами.

На рассмотрение руководства Судебного департамента передаются документы, полученные из высших органов государственной власти Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Совета судей Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах или покушениях на жизнь судей, а также материалы по вопросам, требующим решения руководства.

На основании рассмотрения Генеральный директор и его заместители дают поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции. Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства Управления делами для продолжения заполнения электронной карточки. В нее вносится резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль. Карточка распечатывается в необходимом количестве экземпляров и вместе с документами передается на исполнение. Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения и прошедшие учет в экспедиции, в обязательном порядке регистрируются (учитываются в журнале учета поступивших (входящих) документов) в структурных подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство, в порядке, предусмотренном пунктами 2.1.15, 2.1.16. Вся информация о ходе исполнения документа должна быть отражена в регистрационно-контрольных формах как структурного подразделения, так и отдела делопроизводства Управления делами.

Поступившие телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, учитываются в журнале учета факсограмм.

Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента, принимаются их секретарями, экспедицией Управления делами, а также дежурными по Судебному департаменту в выходные и праздничные дни. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Обработка и регистрация отправляемых документов

Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

Регистрация отправляемых документов ведется централизованно в отделе делопроизводства Управления делами. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями в процессе подготовки документа.

Документы, подлежащие отправке, за подписью руководителей структурных подразделений сначала регистрируются в журнале учета поступивших (отправленных) документов структурного подразделения и вносятся в электронную регистрационно-контрольную форму.

Документы, подлежащие отправке, за подписью Генерального директора, заместителей Генерального директора регистрируются в журнале и в электронной регистрационно-контрольной карточке с оформлением реестра.

Поступившие в экспедицию на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

Документы на отправку принимаются экспедицией под расписку в журнале учета. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются экспедицией ежедневно, срочные - немедленно. Документы, адресованные постоянным адресатам, отсылаются фельдъегерской и специальной связью не реже 1 раза в неделю, как правило, по четвергам.

Документы для отправки от Главного управления обеспечения деятельности военных судов передаются через работника общего отдела ГУВС.

Документы на отправку упаковываются в конверты экспедицией, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и сдаются в отделение связи. Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по расчету рассылки, принимаются экспедицией только в готовом виде (размножены и скреплены по экземплярам).

Телеграммы, составленные в структурных подразделениях, передаются на отправку в экспедицию завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Документы, отправляемые фельдъегерской и специальной связью или с нарочным, принимаются экспедицией под расписку в реестре или на копии документа.

Порядок прохождения внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, служебные записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному директору, его заместителям, а также руководителям структурных подразделений.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги без бланка.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через ответственных за делопроизводство, для заместителей Генерального директора - через секретарей. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (журнале, электронной карточке).

Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (приказы и распоряжения учитываются отдельно) документов в каждом структурном подразделении и в целом по Судебному департаменту за период (месяц, квартал, полугодие, год).

Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан учитываются отдельно.

При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

Документы, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Судебного департамента, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка соисполнителя учитывается в графе "Внутренние".

При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются в отдел делопроизводства Управления делами, где они сводятся в единую таблицу, отражающую объем документооборота в целом по Судебному департаменту.

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема документооборота?

Задание 2. Определите основные этапы документооборота.

Задание 3. Какие основные принципы организации документооборота вы знаете?

Тема 9. Контроль исполнения служебных документов

Содержание раздела

Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения обеспечивает Генеральный директор Судебного департамента через отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Судебного департамента.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Конечная дата исполнения документа определяется Генеральным директором, его заместителями или руководителями структурных подразделений (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы - электронную карточку и другие.

Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации документа в Судебном департаменте; поручения по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями, - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней.

В случае если Судебный департамент не является основным исполнителем поручения вышестоящего органа, информация о проделанной работе должна быть отправлена в министерство или ведомство, готовящее итоговый документ, не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока. Вносимые в необходимых случаях предложения о продлении сроков исполнения поручений представляются не позднее чем за 5 дней до их исполнения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.        

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Приостанавливать исполнение документа имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Особую группу составляют контрольные документы, на которых, в соответствии с резолюцией Генерального директора, заместителей Генерального директора, проставляется отметка о контроле: буква "К", слово или штамп "Контроль". Контроль исполнения этой группы документов осуществляет отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, остальные - в 10-дневный срок.

Если контрольный документ не исполнен в срок, установленный в резолюции, то он принимается Управлением делами на доклад Генеральному директору и его заместителям только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения с указанием причин нарушения срока или докладывается лично Генеральному директору руководителем этого структурного подразделения с обязательным информированием Управления делами. В случае продления Генеральным директором срока исполнения на документе ставится штамп "Контроль продлен".

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, осуществляющий контроль, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления штампа "Снят с контроля".

Если информация об исполнении документа не поступила в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, документ считается не исполненным.

Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационно-контрольных форм (журналов, традиционных или электронных карточек).

Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и распоряжений. Позволяет проводить анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в структурных подразделениях по месту регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, незамедлительно вносят в свои электронные регистрационные карточки текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений и доводят ее до сведения исполнителей.

После завершения исполнения документа и внесения всех необходимых сведений об исполненном документе в электронную карточку, с нее изготавливается машинописная копия. Машинописная карточка используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив Судебного департамента одновременно с документами.

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки на сайт)

Задание 1.  Какова цель контроля исполнения документов?

Задание 2. Как производится изменение срока исполнения документа?

Задание 3. Какие документы должны быть поставлены на контроль?

Задание 4. Когда документ считается исполненным?

Задание 5. Что является необходимым для ведения автоматизированного контроля исполнения документов?

Тема 10. Организация хранения документов

Содержание раздела

        Составление номенклатуры дел и формирование дел

        Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел Судебного департамента - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамента составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с начальником отдела делопроизводства Управления делами и работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, и представляется в Управление делами в срок до 1 ноября текущего года.

Сводная номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год составляется ежегодно Управлением делами на основе номенклатуры дел структурных подразделений Судебного департамента. Сводная номенклатура дел подписывается управляющим делами, визируется ответственным за центральный архив и согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента, с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), утверждается Генеральным директором Судебного департамента.

После утверждения номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента.

Названиями разделов номенклатуры дел Судебного департамента являются названия структурных подразделений. Разделы в сводной номенклатуре дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

По окончании года работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, заносят в номенклатуру дел итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляется в Управление делами к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая запись сводной номенклатуры дел, которая представляется в центральный архив Судебного департамента.

Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях, непосредственные исполнители документов.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет Управление делами под методическим руководством центрального архива Судебного департамента.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы отдельно от подлинников;

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа на документе должна быть запись об их местонахождении);

- группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов (при большем количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2").

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке.

Оформление дел

Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем Управления делами.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе - заверителе дела;

- составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы, постоянно необходимые для работы; личные дела.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в Судебном департаменте проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Экспертизу ценности документов в Судебном департаменте организует и проводит постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Судебного департамента с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Судебного департамента, а в необходимых случаях Федеральная архивная служба России, экспертно-проверочная комиссия Государственного архива Российской Федерации.

Функции и права центральной экспертной комиссии Судебного департамента, а также организация ее работы определяются Положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии Судебного департамента (утверждено Приказом Генерального директора Судебного департамента от 25 февраля 1999 г. N 23 и согласовано 27 января 1999 г. с Федеральной архивной службой России).

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел Судебного департамента путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

Хранение документов

Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Судебного департамента.

Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив Судебного департамента.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел. На выданное дело может заводиться карта - заместитель дела. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов, с разрешения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача документов в архив

Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

Центральный архив Судебного департамента хранит документы аппарата Судебного департамента.

В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением о центральном архиве Судебного департамента, которое согласовывается с Федеральной архивной службой России и утверждается в установленном порядке.

В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по сдаточным описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управляющим делами.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Каждое дело принимает ответственный за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив Судебного департамента и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Судебного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование по их письменному запросу с визой руководителя структурного подразделения на срок не более 1 месяца.

В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок или пометок. О фактах недостачи или порчи выданных архивных дел ставится в известность руководитель соответствующего структурного подразделения Судебного департамента, заместитель Генерального директора Судебного департамента - куратор соответствующего структурного подразделения для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.

Задание для самоконтроля.

(Выполняются в свободной форме, самостоятельно, не высылаются для проверки)

Задание 1. Что представляет собой номенклатура дел?

Задание 2. Назовите виды номенклатуры дел.

Задание 3. Что включает в себя формирование дел?

Задание 4. Что называется, экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

Задание 5. Что представляет собой полное оформление дела?

Задание 6. Как осуществляется передача документов в архив?