Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области

ГБПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

г. Ирбит  

             2017

Положение о порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников – Ирбит, 2017

Составитель: Щербакова Д.Д., студентка 29-д группы

Рецензент: Ларионова Г.М., преподаватель общепрофессиональных дисциплин, Новгородова Ю.С., преподаватель специальных дисциплин

В положении представлен порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников, а также порядок  выдачи личных дел во временное пользование. 

Данное положение предназначено для кадрового отдела, документоведа и секретаря.

Ирбитский гуманитарный колледж, 2017

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников

1.Общие положения

1.1.  Настоящее Положение определяет порядок ведения и хранения личных дел педагогов и сотрудников Министерство общего и профессионального образования Свердловской области ГБПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

1.2. Личные дела оформляются на всех сотрудников ДОУ.

1.3. Настоящее положение утверждается приказом заведующего ДОУ и является обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников ДОУ.

1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников ДОУ возлагается на заведующего ДОУ.

1.5. Не допускается ведение нескольких личных дел работников, за исключением, если работник принят по внутреннему совместительству.

2. Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников

 2.1. Оформление личных дел осуществляется в течение 5 дней со дня приема работника на работу.

2.2. Формирование личного дела педагогов и сотрудников ДОУ производится непосредственно после приема в ДОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.3. При поступлении на работу гражданин представляет:

2.3.1. Личное заявление, написанное собственноручно.

2.3.2. Документ, удостоверяющий личность.

2.3.3. Трудовую книжку.

2.3.4. Документ об образовании.

2.3.5. Санитарную книжку.

2.3.6. Справку о наличии судимости или отсутствии судимости из МВД.

2.3.7. Другие документы, предусмотренные Федеральным законодательством.

2.4. Личному делу присваивается номер, согласно журналу учета личных дел педагогов и сотрудников ДОУ.

2.4.1. На обложке личного дела отражаются следующие реквизиты: личное дело № согласно книги регистрации личных дел педагогов и сотрудников ДОУ.

 2.5. Документы в личном деле педагогов и сотрудников ДОУ располагаются в следующем порядке:

1) опись документов, имеющихся в личном деле;

2) личный листок по учету кадров с фотографией (заполняется работником);

3) дополнение к личному листку по учету кадров (далее заполняется работодателем);

4) анкета, принятого на работу;

5) личное заявление о приеме на работу;

6) приказ о приеме на работу;

7) согласие работника в письменном виде на обработку персональных данных; 8) ксерокопия паспорта;

 9) автобиография работника, написанная от руки, в произвольной форме и содержащая подробное изложение основных моментов его жизни и деятельности;

10) ксерокопия (ии) документа (ов) об образовании;

11)  ксерокопия свидетельства ИНН, СНИЛС;

12) ксерокопия военного билета (стр. 1,2,4,8,11,13,14 для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

13) справка о наличии судимости или об отсутствии судимости из МВД;

14) ксерокопия трудовой книжки, если работник принят по внешнему совместительству;

15) иные документы, которые должны быть предъявлены работником с учетом специфики работы;

16) приказы о назначениях, переводах, увольнении и др.;

17) документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации.

2.6.  С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ДОУ и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку.

2.7. Трудовые книжки хранятся отдельно в сейфе у заведующей МБДОУ.

3.  Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников

3.1. В дальнейшем в личное дело педагогов и сотрудников ДОУ включаются: приказы или выписки из приказов о назначении, освобождении или перемещении по должности; документы об итогах аттестации (заявление, аттестационный лист;

приказы или ксерокопии приказов по итогам аттестации или выписка из приказа);  

лист поощрений и взысканий;  ксерокопии почетных грамот и благодарственных писем, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

 ксерокопии документов о повышении квалификации, о переподготовке, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

 ксерокопии документов об изменении анкетных биографических данных (например: копия свидетельства о браке, изменении фамилии и т. д.).

3.2.  Личное дело педагогов  и сотрудников  ДОУ  ведется в течение всего периода работы каждого педагога и  сотрудника  в образовательном учреждении.

3.3.  Ведение личного дела предусматривает:

 помещение документов, подлежащих хранению в  составе личных дел, в хронологическом порядке;

 ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников ДОУ на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

3.4.  Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.  

4. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ДОУ

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ДОУ. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ДОУ

Формируются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

Личные дела педагогов и сотрудников хранятся в сейфе в папке, а внутри папки – по алфавиту. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ДОУ имеют только заведующий ДОУ. Личные дела педагогов и сотрудников ДОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

4.2. В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

4.3. Содержание личных дел ранее принятых работников может не соответствовать п.

4.4. Заведующий, принимая от работника ксерокопии документов, личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов и сделать соответствующую запись в анкете.

 4.5. Сбор и внесение в личные дела педагогов и сотрудников ДОУ сведений о частной жизни, политической и религиозной принадлежности запрещается.

 4.6. Личное дело может быть выдано в следующих случаях:

по требованию работника для ознакомления (без права выноса);

 непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;

4.7. Снятие копий документов, хранящихся в личном деле, производится только с письменного разрешения работника.

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего ДОУ по заявлению работника.

5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников ДОУ производится в здании дошкольного образовательного учреждения в присутствии заведующего.  В конце рабочего дня заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела или документы из личных дел, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

6. Ответственность

6.1.  Педагоги и сотрудники ДОУ обязаны своевременно представлять заведующему сведения, об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

 6.2.   Работодатель (заведующий) обеспечивает:

сохранность личных дел педагогов и сотрудников ДОУ;

 конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ.

7. Права

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ, педагоги и сотрудники ДОУ имеют право:

Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

получить свободный доступ к своим персональным данным;

получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.

Требовать исключения или исправления  неверных или неполных персональных  данных работодатель имеет право:

обрабатывать   персональные данные педагогов и сотрудников ДОУ, в том числе и на электронных носителях;

запросить от педагогов и сотрудников ДОУ всю необходимую информацию.

Список литературы

Нормативно – правовая литература:

1. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия (с Изменениями N 1, 2)
2. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ

Основная литература:

1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.
2. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16

Интернет – источники:

1. https://businessman.ru
2. http://info-personal.ru