Комплект оценочных средств
для проведения текущего контроля и промежуточной аттестации

в форме дифференцированного зачета
по  дисциплине «Документационное обеспечение управления»

I.Паспорт комплекта оценочных средств

1. Область применения комплекта оценочных средств

Комплект оценочных средств предназначен для оценки результатов освоения дисциплины_Документационное обеспечение управления

(наименование учебной дисциплины, профессионального модуля - указывается в соответствии с ФГОС СПО (НПО))

Таблица 1

2. Комплект оценочных средств

2.1. Типовые задания для оценки усвоения учебной дисциплины.

2.1.1.Задания для рубежного контроля по темам дисциплины

Тема 1. Понятие и характеристика документов.

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1.Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

устанавливает ГОСТ Р 6.30 – 2003

2. В приложении к ГОСТ Р 6.30 – 2003 даны образцы бланков документов

3.В организации по усмотрению руководства должна быть разработана

индивидуальная инструкция по делопроизводству

4. Организационно-правовые документы, как правило, подлежат утверждению

5. В организационно-правовые документы можно вносить изменения

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. В состав организационно-правовых документов не входит…

а) устав организации

б) штатное расписание

в) приказ

2. Какие распорядительные документы может издавать Президент Российской

Федерации?

а) указы

б) распоряжения

в) постановления

3. Должностная инструкция сотрудника…

а) подлежит утверждению

б) не утверждается

в) утверждается по усмотрению руководителя

4. Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника?

а) Штатное расписание

б) Устав предприятия

в) Должностная инструкция

5. Типовые документы носят … характер

а) обязательный

б) рекомендательный

в) ознакомительный

6. В каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции?

а) в именительном

б) в родительном

в) в предложном

7. Какой документ не является разновидностью копии?

а) черновик

б) отпуск

в) дубликат

8. Документ, выдаваемый взамен утерянного и имеющий силу подлинника,

называется…

а) копия

б) отпуск

в) дубликат

9. Документ, окончательно оформленный и подписанный, называется…

а) подлинник

б) отпуск

в) дубликат

10. Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся…

а) докладной запиской

б) приказом руководителя

в) справкой согласования

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. ОКУД – Общероссийский классификатор ____________________________.

2. Устав организации – правовой акт, определяющий__________________.

3. Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его

________________, _________________, _________________ и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

4. Правила внутреннего трудового распорядка – это правовой акт, регламентирующий _________________.

5. Документы классифицируют:

по видам: организационно-распорядительные,

____________________________________, по личному составу;

по форме: индивидуальные, __________________, табличные, текстовые, анкетные, трафаретные;

по происхождению: официальные и ___________________________;

по месту происхождения: _____________ и внутренние;

по срокам хранения: постоянного срока хранения, временного

(____________________), временного (___________________);

по гласности: секретные и __________________;

по средствам фиксации: рукописные, ________________________, графические, _________________, фотокинодокументы;

по стадиям создания: оригиналы, черновики, ___________________,

_________________, _____________________, дубликаты;

по срочности: ________________ и несрочные;

по наименованию: ________________________.

Тема 2. Документирование управленческой деятельности.

Теоретические вопросы

1. Как формулируется заголовок к тексту документа?

2. Какие элементы включаются в состав реквизита «адресат»?

3. Сколько адресов максимально можно поместить на одном документе?

4. Какие элементы входят в состав грифа согласования?

5. Какие элементы входят в состав грифа утверждения?

6. Какие элементы в реквизите «подпись» должна затрагивать печать?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1.Служебное поле документа предназначено для нанесения специальных

изображений

2. Постоянный реквизит – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка

3. Переменный реквизит наносится при составлении документа

4. Левое поле может быть увеличено

5. Страницы документа можно нумеровать на нижнем поле листа

6. Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках

7. На бланках оформляется только первая страница документов

8.Реквизиты бланка организации субъекта РФ можно оформить только на

национальном языке

9.На бланке можно поместить сокращенное название организации, даже если оно не закреплено в Уставе этой организации

10. Документ не может содержать более четырех адресатов

11. Документ может быть утвержден должностным лицом

12. В конце заголовка к тексту документа точка не ставится

13. К документам, оформленным на формате А5, заголовок к тексту не составляется

14. Текст документа на формате А4 оформляется через полтора интервала

15. Текст документа может быть представлен в форме таблицы

16. Количество листов в приложении к тексту не указывается

17. В расшифровке подписи инициалы всегда стоят до фамилии

18. Документы финансового характера могут иметь две подписи

19.Отметка об исполнении документа проставляется в левом нижнем углу первого

листа документа

20.Отметка о поступлении проставляется только на присылаемых (входящих)

документах

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Листы нумеруются…

а) посередине нижнего поля листа

б) посередине верхнего поля листа

в) в правом верхнем углу

2. Нумерация страниц оформляют так…

а) 25

б) -25-

в) стр.25

3. Сколько существует положений табулятора

а) 6

б) 8

в) 4

4. От нулевого положения табулятора оформляют…

а) наименование вида документа

б) адресат

в) гриф утверждения

5. Каким интервалом отделяют друг от друга реквизиты при оформлении документа на

формате А4?

а) одинарным

б) двойным

в) тройным

6. Какой реквизит не входит в состав бланка письма?

а) справочные данные об организации

б) место издания

в) ссылка на номер и дату входящего документа

7. Должностной бланк является разновидностью

а) общего бланка

б) бланка письма

в) бланк конкретного вида документа

8. Может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке

заместителя министра?

а) может

б) не может

в) по желанию

9. Реквизит «справочные данные об организации» оформляют

а) только на бланках письма

б) на всех бланках

в) только на бланке конкретного вида документа

10. На бланке субъектов РФ реквизиты оформляются:

а) только на русском языке

б) только на национальном языке

в) на двух языках: русском и национальном

11. Дата документа оформляется:

а) 23.12.2010

б) 23.XII.2009

в) 23.12.10

12. При адресовании должностному лицу инициалы ставят…

а) до фамилии

б) после фамилии

в) по усмотрению секретаря

13. Место издания документа оформляется так

а) г.Кострома

б) Кострома

в) гор. Кострома

14. Служебное письмо может содержать не более

а) четырех адресатов

б) двух адресатов

в) трех адресатов

15. Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным…

а) на формате А4

б) на формате А5

в) на любом формате

16. Текст документа на формате А4 оформляют..

а) через один интервал

б) через полтора интервала

в) через два интервала

17. Резолюцию оформляет…

а) руководитель

б) секретарь

в) исполнитель

18. В реквизите «подпись» инициалы ставят…

а) до фамилии

б) после фамилии

в) не имеет значения

19. Отметка о поступлении оформляется…

а) на поступающих документах

б) на отправляемых документах

в) на всех документах

20. Результат рассмотрения документа руководителем оформляется…

а) грифом утверждения

б) резолюцией

в) грифом согласования

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Формуляр документа – это набор ________________ официального письменного документа, расположенных в определенной  __________________________.

2. Бланк документа – это набор ________________________,  идентифицирующий ____________________ официального письменного документа.

3. Если текст документа на формате А4 напечатан через полтора интервала, реквизиты отделяю друг от друга _____________________ интервалами.

4. Реквизит «справочные данные об организации» оформляют только в бланке _____________.

5. Датой документа является дата его _____________________ или

_____________________.

6. Утверждение – это особый способ ______________________ документа после его _________________, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.

7. Резолюция – это _________________ на документе, сделанная

_______________________ и содержащая принятое  ________________________.

8. Заголовок к тексту документа оформляется в _______________________ или ________________ падеже.

9. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется в _________________ части нижнего поля _________________ листа документа

10. Отметку о поступлении документа проставляют в ___________________ нижнем углу ________________ листа документа.

Тема 3. Бланки. Их назначение и оформление.

Теоретические вопросы

1. Что представляет собой бланк документа?

2. Какие виды расположения реквизитов Вы знаете?

3. Какие реквизиты входят в состав общего бланка?

4. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?

Практические задания по теме

Цели: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Начертите на плотной бумаге (ватман) формата А4, в масштабе 1:1, формуляры углового и продольного бланков с указанием номеров реквизитов на лицевой стороне, а наименований реквизитов – на оборотной.

Задание 2. Оформите макет бланка письма (угловое расположение реквизитов штампа бланка):ОАО «Мосторг».

Справочные данные об организации: Москва, 131564, Краснопресненскаянаб. , 15; телеграф: Мосторг; телефон: 265-45-51 .

Р 1 с N2 53780 в Краснопресненском филиале Московского коммерческогобанка, МФО 26894, код ОКПО 985623, ОГРН 345123789023, ИНН/КПП

4500583453/02387560.

Задание 3. Оформите макет бланка письма (продольное расположение реквизитов штампа бланка), составив самостоятельно необходимые реквизиты.

Задание 4. Оформите макет бланка конкретного вида документа (приказа) с угловым расположением реквизитов: товарный знак или эмблема предприятия (по вашему усмотрению) АО «Березка», приказ, дата приказа и его номер,  г. Константиновск.

Задание 5. Оформите макет бланка конкретного вида документа (протокола) с продольным расположением реквизитов: ОАО «ГАЗ», протокол, дата заседания, номер протокола,  г. Константиновск.

Задание 6. Оформите макет бланка должностного лица (мэр вашего города), составив необходимые реквизиты.

Практические задания по теме

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Оформите реквизит «адресат»:

а) флаговым способом:

1. Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В. И.

2. Директор 000 «Орбита-сервис» Соколов В. Ф. 125789, г. Смоленск, у л. Центральная, 28.

3. Чугунова Т.Д. , 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12;

б) центрированным  способом:

4. Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав . кафедрой профессор Вяземский В. В.

5. Документ направляется в два адреса: 1) АО «Белый ветер» Генеральный директор Жуков М. И.; 2) приборостроительный завод «Электрон» Отдел маркетинга Ст. менеджер Л. Э. Соколова.

Задание 2. Оформите гриф утверждения:

а) флаговым способом:

1. Утверждаю Директор 000 «Лакмин» В. А. Тимофеев «15 » марта 2010 года.

2. Утверждено Протокол заседания Совета директоров N212 от 23 марта 2010 года.

б) центрированным  способом:

3. Утверждено Решение общего собрания акционеров N207 от 12 мая 2010 года.

4. Документ утвержден двумя должностными лицами:

1) Утверждаю Директор АО «Протон» Г. И. Борисов « 12» апреля 2010  года.

2) Утверждаю Директор АО «Квант» В.И.Долгов «13» апреля 2010 года.

Задание 3. Оформите название вида документа и заголовок к тексту этого документа центрированным и флаговым способами, употребив нужный падеж:

а) приказ о введении инструкции по противопожарной безопасности;

б) протокол о заседании совета по профилактике правонарушений;

в) справка о состоянии успеваемости в учебной группе;

г) акт об инвентаризации наличия денежных средств.

Задание 4. Оформите отметку о наличии приложения:

1. Приложение. На 2 л. в 4 экз.

2. Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления,  3 экз.

3. Приложение

1. План распределения обучающихся по объектам на 3 л. в 2 экз.  

 2. Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л.

Задание 5. Оформите реквизит «подпись». Документ подписывает:

1. Директор Департамента внешних связей Р.А.Ерохина.

2. Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В.Ильин.

3. Директор В. Е. Семенов и начальник финансового управления Я. Э. Королев ЗАО « Факел».

4. Комиссия в составе : председатель комиссии Пономарева В .Л., члены комиссии Потапов Р. Т. , Свиридов Р. В.

5. Два руководителя равнозначных должностей: Начальник департамента информации и печати МИДа России Р. Н. Степанов и Директор департамента по связям с общественностью Минобразования России  Л. Е. Новичков.

Задание 6. Оформите гриф согласования:

а) флаговым способом:

1. Согласовано Директор ВО «Продинторг» К. А Перязев «10» апреля 201 О года.

2. Согласовано Протокол N!! Об от 23 марта 2010 года заседания цикловой методической комиссии;

б) центрированным   способом:

3. Согласовано Директор Банковского колледжа N2 45 М. А Мохов « 12» апреля 2010 года.

4. Согласовано Решение собрания трудового коллектива от 14 апреля 2010 года.

Тема 4. Организационные документы.

Практические задания по теме

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Составить устав организации (предприятия) любой организационно-правовой формы по вашему выбору.

Задание 2. Оформить на уставе необходимые подписи и отметки.

Задание 3. Составить должностную инструкцию юриста предприятия.

Задание 4. Оформить на должностной инструкции необходимые подписи и отметки.

Тема 5. Распорядительные документы.

Теоретические вопросы

1. Из каких частей состоит текст приказа?
2. Как формулируется заголовок к приказу?
3. Как формулируются пункты приказа?
4. Какой формулировкой заканчивается текст приказа?
5. Когда издается распоряжение?
6. Как формулируется заголовок к распоряжению?
7. Какими словами начинается распорядительная часть распоряжения?
8. На каком бланке оформляется распоряжение?
9. В каких случаях издается указание?
10. Как формулируется заголовок к указанию?
11. Какими словами может начинаться распорядительная часть указания?
12. Какой формулировкой заканчивается текст указания?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Решение издается на основе коллегиального руководства

2. Текст приказа по основной деятельности ,как правило, состоит из двух частей

3.Констатирующая часть текста в приказе по основной деятельности может

отсутствовать

4. Пункты текста приказа в распорядительной части нумеруются арабскими цифрами

5.Приказы по основной деятельности и по личному составу имеют общую

нумерацию

6.Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста приказа самостоятельно не оформляется

7.Заголовок к тексту приказа по основной деятельности формулируется в

родительном падеже

8.Приказ по основной деятельности, как правило, подписывает руководитель

организации

9. Постановления и решения имеют одну подпись

10. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия

а) решение

б) приказ

в) постановление

2. Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального

руководства

а) приказ

б) решение

в) распоряжение

3. Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа

а) из двух

б) из одной

в) из трех

4. Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста приказа по основной деятельности указывают

а) в именительном падеже

б) в родительном падеже

в) в дательном падеже

5. В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит реквизит

а) гриф утверждения

б) заголовок к тексту

в) номер документа

6. Приказ по основной деятельности подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) исполнитель

7. Постановление подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) руководитель и секретарь коллегиального органа

8. Приказ по основной деятельности оформляют

а) на бланке письма

б) на бланке конкретного вида документа

в) на должностном бланке

9. Слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности оформляют в следующем написании

а) ПРИКАЗВАЮ

б) приказываю

в) Приказываю

10. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом

а) ПРЕДЛАГАЮ

б) РЕШАЕТ

в) ПОСТАНОВЛЯЕТ

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Организационно-распорядительный документ — это вид письменного документа, в котором фиксируются _______________________ административных и организационных вопросов, а также вопросов _____________________,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,

учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

2. Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими или некоторыми центральными органами ____________________ власти, действующими на основе _______________________ управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил

3. Решение — это распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым _____________________ власти.

4. Распоряжение — это ____________________________ управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенного должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий ______________ силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

5. Приказ — это правовой акт, издаваемый _____________________ организации, действующей на основе ________________________.

6. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - _______________________ и ___________________________.

7. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами:

__________________— в постановлении; _________________ — в решении;

___________________ — в распоряжении; ________________ — в приказе.

8. Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста распорядительного документа самостоятельно ________________________.

9. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который

формулируется в _____________________ падеже.

10. Приказы и распоряжения подписывает ___________________ или

___________________.

11. Постановления и решения имеют две подписи — ______________________________ и ________________________ коллегиального органа.

12. Распорядительные документы вступают в силу с момента их

_______________________ или доведения до сведения.

Практическая работа №1

Порядок оформления распорядительных документов

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Составить и оформить документ. Распоряжение о повышении квалификации персонала. В связи с переходом на новую систему администрирования и предстоящей аттестации работникам предложено пройти обучение на курсах повышения квалификации; секретарю отдела – предоставить график проведения обучения сотрудников отдела.

Задание 2. Составить и оформить документ. Распоряжение начальника отдела о надбавках за выслугу лет к окладу в размере 20-30% специалистам отдела.

Задание 3. Составить и оформить документ.  Указание о графике отпусков на 2012 год. Для составления графика отпусков предлагается составить списки работников с указанием срока предполагаемого ежегодного оплачиваемого отпуска в 2012 году. Передать составленные списки в отдел кадров до 1 июня.

Задание 4. Оформите приказ по основной деятельности.

Закрытое акционерное общество « БАК»

Приказ

15.04.2010  N15

Константиновск

О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения информационных систем

В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю: 1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С. Руденко подготовить проекты положений о рабочих секторах. 3. Начальнику отдела кадров В. В. Васильевой внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора А. С. Королеву.

Генеральный директор В. Я. Яковлев.

Задание 5. Составить и оформить документ. Постановление о премировании работников социально – экономического отдела Администрации Константиновского района за высокие показатели работы отдела. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада.

Тема 6. Организационно-справочная документация.

АКТ

Теоретические вопросы

1. Кем составляются акты?

2. Какие рубрики выделяются во вводной части акта?

3. Что указывают в констатирующей части акта?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Акты, как правило, подлежат утверждению

2. Акт может оформляться на трафаретном бланке

3. Чаще всего акты составляются комиссией

4. Акт может служить основанием для издания распорядительного документа

5. Наличие заключительной части текста акта обязательно

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В

бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Служебный акт составляет и подписывает

а) руководитель

б) исполнитель

в) комиссия

2. Основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт

а) Приказ

б) Решение

в) Постановление

3. Датой акта является

а) Дата утверждения

б) Дата актируемого события

в) Дата подписания

4. В состав реквизитов акта входит реквизит

а) Гриф согласования

б) Гриф утверждения

в) Отметка об исполнителе

5. В состав реквизитов акта не входит

а) Гриф утверждения

б) Гриф согласования

в) Заголовок к тексту документа

6. Сколько частей содержит текст акта

а) одну

б) две

в) три

7. Заголовок к тексту акта формулируется

а) в именительном падеже

б) в родительном падеже

в) в предложном падеже

8. Следует ли указывать должности членов комиссии при оформлении реквизита

«подпись»

а) Да

б) Нет

в) По желанию секретаря

9. В скольких экземплярах оформляется акт

а) В трех

б) В четырех

в) В скольких необходимо

10. Какая часть текста акта может отсутствовать

а) Вводная часть

б) Констатирующая

в) Заключительная

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Акт – это документ, составленный _______________________________, который подтверждает установленные факты и события

2. Акты чаще всего составляются постоянно действующими _____________________.

3. Дата и места составления акта должны соответствовать дате и месту

____________________________________________.

4. Акты, как правило, утверждаются _______________________ учреждения.

5. После слов «члены комиссии» ___________________ не ставится.

ПРОТОКОЛ

Теоретические вопросы

1. Назовите рубрики вводной части протокола?

2. Из каких разделов состоит основная часть протокола?

3. Как формулируется постановляющая часть протокола?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. В кратком протоколе приводятся тексты выступлений

2. Датой протокола является дата проведения заседания

3. В протоколе обязательно указывается количество присутствующих

4. В тексте протокола может отсутствовать пункт ВЫСТУПИЛИ

5. В протоколе указываются результаты голосования

6. Протокол составляется в одном экземпляре

7. Протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа

8. На расширенных заседаниях состав присутствующих указывается количественно

9.Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита «отметка о

заверении копии»

10.Датой выписки из протокола является дата, указная как дата подписания

протокола

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Датой протокола является

а) дата заседания

б) дата оформления

в) дата подписания

2. Из скольких частей состоит текст протокола

а) одной

б) двух

в) трех

3. Вопросы повестки дня в протоколе формулируются

а) в именительном падеже

б) в предложном падеже

в) в винительном падеже

4. Протокол подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) председатель и секретарь коллегиального органа

5. Какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать

а) СЛУШАЛИ

б) ВЫСТУПИЛИ

в) ПОСТАНОВИЛИ

6. Протокол оформляют

а) в одном экземпляре

б) в двух экземплярах

в) в трех экземплярах

7. Датой выписки из протокола является

а) дата оформления протокола

б) дата, указанная в отметке о заверении копии

в) дата подписания протокола

8. Выписку из протокола подписывает

а) руководитель

б) заведующий канцелярией

в) секретарь, оформивший выписку

9. Как оформляются в тексте протокола, присутствующие, если их 22 человека

а) Присутствовали: 22 человека (список прилагается)

б) Присутствовали: перечисляются фамилии присутствующих в алфавитном

порядке

в) Присутствовали: 22 человека

10. Протоколы утверждаются

а) всегда

б) утверждению подлежат некоторые виды протоколов

в) по указанию руководителя

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть ______________________________ и ___________________________

2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и _____________________________.

3. Количество ________________ указывается обязательно, так как от этого зависит кворум при принятии решения голосованием

4. На расширенных заседаниях с большим числом присутствующих их состав

указывается ___________________________

5. Каждый вопрос повестки дня ____________________ арабскими цифрами,

оформляется с красной строки и формулируется в ___________________ падеже.

6. Каждый пункт повестки дня строится по схеме: _________________,

_________________, _________________________.

7. Если вопрос не обсуждался, пункт ______________________ может отсутствовать.

8. Протокол оформляется в ______________ экземпляре

9. Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита

______________________.

10. Датой выписки из протокола является дата, указанная

_____________________________.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Теоретические вопросы

1. В каких случаях создаются докладные записки?
2. На какие виды делятся докладные записки?
3. Из каких частей состоит текст докладной записки?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации

2. Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса

3. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель

4. Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже

5. В адресате докладной записки указывают только фамилию

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Внутреннюю докладную записку подписывает

а) составитель

б) руководитель подразделения

в) секретарь

2. В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

а) в одном

б) в двух

в) в трех

3. Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны

а) внутренней докладной записки

б) внутренней справки

в) служебному письму

4. Текст докладной записки, как правил состоит

а) из одной части

б) из двух частей

в) из трех частей

5. В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

а) заголовок к тексту

б) печать

в) подпись

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.

2. Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию подписывает ______________________

3. Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает

_________________________.

4. Реквизиты внутренней докладной записки:

- адресат (в дательном падеже)

- _____________________________ (в родительном падеже)

- наименование вида документа

- текст

- отметка о наличии приложения (в случае необходимости)

- дата

- ________________________________________________

5. Реквизиты внешней докладной записки:

- наименование организации – автора документа

- наименование вида документа

- _____________________________

- индекс

- место составления документа

- _____________________________

- заголовок к тексту

- текст

- отметка о наличии приложения

- ________________________________________________

- отметка об исполнении и направлении документа в дело

СПРАВКА

Теоретические вопросы

1. Что такое справка?
2. Какие бывают справки?
3. Какие реквизиты содержит личная справка?

Практическая работа №2

Порядок оформления справочной документации.

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Записать коротко предложенные задания

Практическая работа состоит из 4-х заданий по составлению ИСД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях к методическим указаниям по выполнению работы. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Задание 1. Оформите служебный акт.

АО «Москомархитектуры»

Акт

Утверждаю Генеральный директор Н.Г.Шишкин 12.04.2010

12.04.2010 N 12

Передачи дел заведующим хозяйственной частью

Основание: приказ Генерального директора «Москомархитектуры» от 09.04.2010.

Составлен комиссией : председатель- заместитель Генерального директора АВ.Фролов, члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Л.АКалинкина. 2. Бывший заведующий хозяйственной частью М. А Новиков. 3. Вновь назначенный заведующий хозяйством В . Б. Бобров. М. А Новиков сдал, а В. Б. Бобров принял дела п о должности заведующего хозяйством.

В результате сдачи-приема дел установлено:

1.Инвентаризационная ведомость составлена по состоянию на 12.04.2010.

2. Представленные оборудование, инвентарь, мебель соответствуют инвентаризационным ведомостям.

3. В наличии имеются ведомости о списании инвентаря и мебели.

Акт составлен в 3 экз.:

1-й экз.- Генеральному директору

2-й экз. - Главному бухгалтеру

3-й экз. - в дело N2 12.

Председатель  комиссии Л.А.Калинкина

Члены комиссии М.А.Новиков, В.Б.Бобров.

Задание 2. Оформите внутреннюю докладную записку.

Докладная записка

Директору 000 «Полимер» Савельеву И.К.

24.05.2010

О применении штрафных санкций

В адрес московского филиала АОЗТ «Спецоснастка» согласно договору N2123 от 23.12. 2009 произведена отгрузка нашей продукции на сумму 1 560 380 рублей. В течение двух месяцев оплата на наш расчетный счет не поступила, несмотря на неоднократные письменные напоминания.

Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка».

Зам. директора по финансовым вопросам И. И. Игнатов.

Задание 3. Составить и оформить документ. Объяснительную записку о том, что сводный отчет за декабрь 2012 года не был представлен в указанные сроки в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием всех необходимых данных.

Задание 4. Составить и оформить документ. Служебную записку о заказе новых бланков документов в связи с производственной необходимостью (в количестве 1000 штук)

Задание 5. Составьте протокол собрания вашей учебной группы по поводу посещаемости занятий (структура протокола прилагается).

Варианты заданий:

1. Составьте справку о размере заработной платы работника  отдела сбыта готовой продукции ПО «Грант» для предоставления в детский сад. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте справку о стаже работы экономиста ООО «Атлант» для предоставления в другое место работы по причине ухода со старого. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте справку из ЖЭСа № 97 Первомайского района г. Минска о составе семьи молодого специалиста для предоставления по месту работы. Остальные данные укажите самостоятельно.

4. Составьте справку из деканата АМФ БГАТУ о том, что студентка    Е. А. Новикова учится на платном отделении и не получает стипендию для предоставления ее в бухгалтерию по месту работы ее матери Ю. С. Новиковой. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Составьте справку о том, что А. Г. Соколова является студенткой III курса ФПУ БГАТУ. Остальные данные укажите самостоятельно.

Тема 7. Деловая переписка.

Теоретические вопросы

1. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?

2. Какие варианты оформления бланков служебных писем вы знаете?

3. В каких случаях служебное письмо составляется на бланке формата А5?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Текст служебного письма может быть простым

2. Тон служебного письма зависит от его содержания

3.В трафаретном тексте не следует начинать текст со свободного места, отведенного для переменной информации

4. В служебном письме текст пишется от 1-го лица множественного числа

5. Выделят присылаемые и отправляемые письма

6. Служебное письмо можно оформить на формате А5

7. Максимальное количество адресатов в письме - 4

8. Максимальный объем письма – 2 листа

9. Служебное письмо может иметь две подписи

10. Служебное письмо могут удостоверять печатью

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В

бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Текст служебного письма составляется от

а) 1-го лица множественного числа

б) 2-го лица единственного числа

в) 3-го лица множественного числа

2. Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

а) во всех письмах

б) в ответных письмах

в) в инициативных письмах

3. Руководитель и главный бухгалтер подписывают

а) письмо-извещение

б) рекламное письмо

в) гарантийное письмо

4. В состав реквизитов служебного письма не входит

а) адресат

б) название вида документа

в) подпись

5. Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

а) нет бланка формата А4

б) текст письма не превышает 6 строк

в) есть соответствующие указания руководителя

6. Сколько бланков потребуется, если служебное письмо направляется в два адресата

а) один

б) два

в) три

7. Максимальный объем служебного письма

а) одна страница

б) две страницы

в) три страницы

8. Печатью удостоверяется

а) письмо-напоминание

б) письмо-приглашение

в) гарантийное письмо

9. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

а) на всех документах

б) только на присылаемых

в) по усмотрению секретаря

10. В письме отметка о поступлении документа проставляется

а) в правом нижнем углу первого листа документа

б) в левом нижнем углу последнего листа документа

в) на любом свободном месте

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст письма должен быть простым, т.е. касаться ______________ вопроса.

2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается

______________, во второй части _______________________________.

3. Текст письма может состоять из одной ______________________ части.

4. Письмо можно оформить на формате А5, если текст содержит не ____________ строк.

5. Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет

_________________ документа.

6. Максимальное количество адресатов в письме- ___________________ .

7. Как правило, максимальный объем письма - _____________ листа, вторая страница оформляется на __________ листе.

8. Письма финансового характера должны иметь ___________________ подписи.

9. Реквизиты служебного письма:

- реквизиты бланка письма;

- адресат;

- резолюция;

- _______________________________;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- _________________________________________;

- оттиск печати;

-отметка об исполнителе;

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- ___________________________( только для входящих писем.)

Практические задания по теме

Цели: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Оформите ответное письмо.

Открытое акционерное общество «Райпо»

Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789

р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит»

к/с N2 89765689456534543212, БИК 456321908

23.04.2010 N2 45

На N2 01/56 от 06.04.2010

Техническому директору 000 «Формула»

По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта Игнатову В. П.

Начальник отдела маркетинга И. И. Руденко.

Задание 2. Оформите служебное письмо.

Издательский дом «Жизнь»

123456, Москва, БольшойПереяславский пер., д.12. Тел. (495) 987-45-89

Факс (495)456-34-56 р/с N2 8967546 в Октябрьском отделении АБ «Москва»

Председателю комитета по образованию администрации Тюменской области г-ну Соловьеву В.Г.

Сообщаем , что издательский дом «Жизнь» согласно Вашей заявке спецификации готов поставить учебную литературу по программе среднего полного общего образования на сумму в 1,5 (полтора) миллиона рублей. В связи с этим просим Вас заключить договор на выполнение взаимозачетов по реализации бензина с нефтяной компанией «Интер Плюс», имеющей лицензию на реализацию бензина.

Приложение: договор на 8 л. в 1 экз.

Генеральный директор К. И. Краснов.

Задание 3. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами.

Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

Задание 4. Составьте и оформите письмо- предложение, добавив недостающие реквизиты.

Предлагаем вашему вниманию новый каталог, содержащий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прайс-лист, в котором вы найдете значительные скидки , действующие до 1 октября 2010 года для наших постоянных оптовых покупателей.

Надеемся на взаимопонимание дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Задание 5. Составьте и оформите служебное письмо.

Главный бухгалтер акционерного банка «Империал», расположенного по адресу: 123456, Москва, ул.Молодогвардейская, д. 24, тел. 141-67-90, факс: 141-78-87, напоминает управляющим региональных филиалов АБ «Империал» о соблюдении контроля исполнения за сроками предоставления отчетности на основании письма Центробанка России N2 01/134 от 30 января 2008 года «0 предоставлении отчетности в соответствии с Положением "О порядке проведения расчетов в иностранной валюте, основанных на зачете взаимных требований между российскими судовладельцами, осуществляющими  рыбный промысел, и нерезидентами, осуществляющими их агентское обслуживание " » и прилагает к письму копию телеграммы ЦБ N2 23 от 15 ноября 2008 года.

Тема 8. Организация документооборота на предприятии.

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1.В каждом учреждении должны быть разработаны схемы движения основных категорий документов

2. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества

обрабатываемых документов

3. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию

4. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают

5. Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя

6.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом

свободном месте первого листа документа

7. Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на конверте

8. Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации

9. Поступающие документы регистрируют в день поступления

10. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Документы, поступившие не по адресу, следует

а) вернуть на почту

б) уничтожить

в) передать с курьером

2. Конверты поступивших документов

а) уничтожают

б) оставляют

в) в зависимости от ситуации

3. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом

а) отметка о контроле

б) отметка о поступлении документа

в) отметка об исполнителе

4. Обязательной регистрации подлежат

а) экспресс-информация

б) рекламные письма

в) заявления граждан

5. Целью регистрации является

а) обеспечение учета и контроля

б) быстрый поиск документов

в) все вышеперечисленное

6. Процедура регистрации включает в себя

а) один этап

б) два этапа

в) три этапа

7. В индекс документа не входит

а) код по ОКУД

б) номер дела по номенклатуре

в) номер структурного подразделения

8. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс

а) № 18-М

б) № 18

в) № 18 о/к

9. Приказ по основной деятельности имеет индекс

а) 34 л/с

б) № 34

в) № 34-к

10. Не подлежит регистрации

а) приказ по основной деятельности

б) жалоба гражданина

в) письмо информационного характера, присланное для сведения

11. Обязательной регистрации подлежит

а) документ, который по своему содержанию требует решения или ответа

б) программа совещания

в) планово-финансовая документация

12. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает

а) исполнитель

б) руководитель

в) секретарь

13. Срок исполнения документа исчисляется

а) с момента поступления документа в организацию

б) с момента получения документа исполнителем

в) с даты поступившего документа

14. Срок исполнения документа может продлить

а) тот, кто его установил

б) исполнитель документа

в) руководитель

15. Документ считается исполненным

а) когда есть указание руководителя

б) когда проставлена отметка об исполнении

в) после регистрации документа

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Документооборот — это ____________________ документов в учреждении с момента их __________________ или получения до завершения _________________ или отправления

2. Объем документооборота — это ___________________ поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год.

3. Индексация — это проставление _________________________ и необходимых условных________________ при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

4. Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом

документооборота ________________________________ единиц в год.

5. Срок исполнения — это период времени, который отводится на

_____________________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его ___________________.

Практические задания по теме

Наименование работы:«Составление схемы документооборота в организации»

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документооборота

Задание 1. Изобразите оперограмму подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).

Задание 2. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра среднего и профессионального образования соответствующего субъекта РФ.

Задание 3. Оформите журнал регистрации входящей корреспонденции

Задание 3. Заполните графы журнала входящей корреспонденции

Задание 4. Составьте номенклатуру дел для организации, выбранной вами лично.

Тема 9. Делопроизводство по финансово-экономическим материалам.

Теоретические вопросы

1. Как оформляется расписка?

2. Что представляет собой доверенность?

3. Какие бывают виды доверенностей?

4. Документы по расчётным операциям.

5. Платёжные требования и платёжные поручения.

6. Порядок оформления счёта. Счёт-фактура.

7. Доверенность на получение ТМЦ.

8. Авансовый отчёт.

Практические задания

1. Составьте расписку зав. складам ПО «Гарант» о получении на базе 5000 штук конденсаторов. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте расписку от своего имени в получении напрокат пишущей машины «Ятрань», инв. № 5302. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте расписку в получении денежной суммы в размере 100 USD (под 2%) на срок 1 месяц.

4. Составьте доверенность экономиста отдела труда и зарплаты на имя бухгалтера этого же отдела для получения причитающейся ему зарплаты за сентябрь. Доверенность заверена отделом кадров предприятия. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Составьте доверенность на имя П. К. Молоха (экспедитора) на получение товарно-материальных ценностей (дискеты, писчей бумаги и др.) из магазина № 5. Остальные данные укажите самостоятельно.

6. В связи с утерей паспорта составьте доверенность на получение стипендии за своего однокурсника.

Тема 10. Документирование трудовых правоотношений.

Теоретические вопросы

1. Какие приказы называются приказами по личному составу?

2. Как формулируется заголовок к сводному приказу?

3. Как оформляется виза ознакомления в приказах по личному составу?

Практические задания

1.Составьте приказ об освобождении от занимаемой должности по собственному желанию главного инженера второго цеха завода. Оформите визу начальника цеха, реквизит «фамилии исполнителя» и гриф согласования с профкомом. Остальные данные дополнить самостоятельно.

2. Составьте приказ о приеме на должность главного бухгалтера ОАО «Белсоюз» с окладом согласно штатному расписанию Ивановой Л. К. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте приказ об увольнении Коваля В. Н., инженера ПО «Людмила», в связи с сокращением штата. Остальные сведения дополнить самостоятельно.

4. Составить приказ о переводе инженера Иванова А. П. на должность главного инженера. Остальные сведения дополнить самостоятельно.

5. Составить приказ по Брестскому ковровому комбинату со следующими данными: 1) о приеме на должность секретаря-машинистки Королевой В. И.; 2) об освобождении от занимаемой должности начальника кредитного отдела по согласованию сторон. Остальные данные дополнить самостоятельно.

ЗАЯВЛЕНИЕ, ХАРАКТЕРИСТИКА

Теоретические вопросы

1. Как пишется заявление?

2. Из каких структурных элементов состоит характеристика?

3. Кто подписывает характеристику?

Практические задания

1. Составьте заявление на имя директора ПО «Слава» о приеме на работу И.А. Иванова на должность бухгалтера. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте заявление о переводе на должность главного инженера А. Р. Новика. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте заявление В. Е. Дроздинского на имя директора ПО «Белпроект» об увольнении его с занимаемой должности. Остальные данные укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику на своего товарища по работе или учебе. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Составьте характеристику на увольняемого заместителя главного бухгалтера ООО «Имидж» для предоставления по другому месту работы. Остальные данные укажите самостоятельно.

6. Составьте характеристику на главного инженера ПО «Ремстрой», проработавшего 10 лет. За это время он окончил заочное отделение АМФ БГАТУ, проявил себя инициативным работником. Остальные данные укажите самостоятельно.

Тема 11. Документооборот на автотранспортном предприятии.

Теоретические вопросы

1. Порядок оформления ТТН

2. Порядок оформления путевого листа

3. Порядок оформления договоров перевозки и транспортной экспедиции

Практические задания

Задание № 1

Оформить путевой лист легкового автомобиля за 20 ноября 2009 г. Организация Ельнинское Почтовое Управление, адрес Смоленская область г. Ельня, Смоленский большак 8. Автомобиль марки УАЗ 31514, государственный номерной знак р255, гаражный номер 3070, табельный номер 61271, водитель допущен к рейсу, время выезда из гаража- 8.30, время возвращения в гараж - 17.30 Показание спидометра до выезда - 34878 км, после возвращения в гараж - 34936 км. Остаток бензина при выезде - 40 л, расход по норме -12 л, фактически - 12 л. Были осуществлен следующие выезды:

ПУ - КЭГ с 8.50 до 9.15, пройдено 8 км

КЭГ - ПУ с 9.20 до 10.40, пройдено 8 км

ПУ - ВТБ-24 с 10.45 до 11.00, пройдено 3 км

ВТБ-24 - ПУ с 11.00 до 11.20, пройдено 3 км

ПУ – ПУ№32 с 12.00 до 12.10, пройдено 6 км

ПУ№32 - ПУ с 12.20 до 12.30 , пройдено 6 км

ПУ - Почтовое отделение № 4, с15.10 до 15.35, пройдено 4 км

Почтовое отделение № 4 - ПУ с 15.40 до 15.55, пройдено 4км

ПУ - РЭС с 16.00 до 16.10, пройдено 5 км

РЭС - ПУ с 16.20 до 16.35 пройдено 5 км

ПУ - Соцзащита с 16. 50 до 17.00 , пройдено 3 км

Соцзащита - ПУ с 17.15 до 17.30

Задание № 2

Заполните бланк товарно-транспортной накладной

Задание № 3

Оформите договор перевозки

Задание № 4

Оформите договор транспортной экспедиции

Тема 12. Технология работы с конфиденциальной документацией

Теоретические вопросы

1. Понятие о конфиденциальной документации, критерии ее определения

2. Правила ведения конфиденциального делопроизводства:

Тема 13. Обеспечение сохранности информационных ресурсов.

Теоретические вопросы

1 Какой нормативный документ устанавливает требования к составлению

номенклатуры дел организации?

2 Назначение и функции номенклатуры дел организации.

3 На основе каких документов определяется структура номенклатуры дел?

4 Типовые и примерные номенклатуры дел, их назначение и отличие

5 Порядок оформления (форма, содержание граф), порядок согласования

и утверждения номенклатуры дел.

6 Первый лист сводной номенклатуры дел оформляется на каком листе

7 Дать определение понятию «дело».

8 Какие основные сведения о деле должен отражать заголовок дела?

9 Каков принцип систематизации заголовков дел в номенклатуре дел?

10 Перечни документов со сроками хранения. Их значение для проведения

экспертиза ценности документов.

11 Какие нормативные документы устанавливает требования к обеспече-

нию сохранности документов в организации?

12 Дать определение понятию «архив организации»?

13 В каком локальном нормативном акте определены основные задачи и функции архива организации? Что они включают?

Тема 14. Механизм автоматизации работы с документами.

Теоретические вопросы:

1. Дайте общую характеристику организационных технических средств в «Документационном обеспечении управления».
2. Какие компьютерные средства применяются для подготовки документов
3. Изучите компьютерные программы по работе с документами
4. Изучите техническую документацию средств оргтехники

Практические задания по теме:

Задание 1. Создать в Интернете Электронный адрес.

Задание 2. Передать письма через электронный адрес следующего содержания:

1. Письмо-отказ Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов (с указанием причины отказа).
2. Письмо-извещение ЗАО «Экосан» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

Задание 3. Один из составленных ранее документов передать посредством факса в другую организацию.

Задание 3. Отсканировать один из ранее созданных документов.

2.1.2. Задания для самостоятельной работы

Задание №1Тема: «Основные понятия и термины. Современное государственное регулирование делопроизводства. Законодательное регулирование делопроизводства. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства».

Вопросы:

1. Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?

2. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

3. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?

4. Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?

5. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

6. В чем значение ЕГСД?

7. Что такое документ?

8. Что такое документооборот?

Задание № 2Тема: «Возникновение и развитие отечественного делопроизводства. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X-XV вв.), приказное делопро­изводство (XV1-XVII вв.). Коллежское делопроизводство (XVIII в.). Министерское делопроизводство (XIX- начало ХХв).»
Вопросы:

1. Какие этапы прошло развитие отечественное делопроизводство?

2. В чем особенности приказного делопроизводства?

3. В чем особенности коллежского делопроизводства?

4. В чем особенности министерского делопроизводства?

5. Делопроизводство в советское время.

Задание №3Тема: «Оформление управленческих документов. Общие требования. Форматы бумаги и поля. Бланки документов. Правила оформления отдельных реквизитов документов. Требования к изготовлению документов. Составление документов. Требования к тексту документа. Подготовка документов на компьютере.»

1. Назвать и охарактеризовать реквизиты заголовочной части документа;

2. Назвать и охарактеризовать реквизиты содержательной части документа;

3. Назвать и охарактеризовать реквизиты оформляющей части документа.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПАРТАМЕНТ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ

П Р И К А З

17.02. 2004г. Москва № 22

Об утверждении положений по

вопросам профессиональной

ориентации граждан

В целях реализации "Основных положений политики в области профессиональной ориентации в службе занятости на 2003-2004 годы", одобренных Коллегией Минтруда России 11 ноября 2003 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Примерное положение о Подразделении профессиональной ориентации службы занятости (приложение 1) и Примерное положение о Центре профессиональной ориентации и психологической поддержки населения территориального органа занятости (приложение 2).
2. Территориальным органам занятости, городским, районным, межрайонным службам занятости руководствоваться утвержденными примерными положениями при разработке (переработке) положений о создаваемых (действующих) самостоятельных подразделениях профессиональной ориентации, уставов Центров (лабораторий, кабинетов) профессиональной ориентации и психологической поддержки населения.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на первого заместителя руководителя департамента Савчука О.Т.

Руководитель Подпись Н.Р.Смирнова

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое бланк документа?

2. Какие бланки организации вам известны?

3. Что такое общий бланк организации?

4. Что такое гербовый бланк организации

5. Что такое бланк письма?

6. Какие разновидности бланка письма вам известны?

7. Какие реквизиты содержит бланк письма?

8. Какие требования предъявляются к хранению бланков писем?

Задание №4Тема:«Особенности языка и стиля служебных документов. Нормы официально-делового стиля. Редакторская правка служебных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Распорядительные документы.»

Составить и оформить приказ по личному составу в соответствии с требованиями по образцу:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

" ПАЛЬМИРА ТРЕЙДМАРК-89 "

П Р И К А З

___22.10.2004___ Москва №__98__

О создании экспертной комиссии

В целях формирования сезонной коллекции обуви "Весна-Лето-2004" и в соответствии с Методикой формирования экспертной комиссии по проведению маркетинговых исследований, утвержденной генеральным директором 12.06.2004,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

председатель - заместитель генерального директора по маркетингу Петров В.Н.;

члены: ст. маркетолог отдела маркетинга Серебрянская Н.Н., ст. менеджер отдела продаж Соков И.П., ст. эксперт контрольного отдела Марычева О.Б.

2. Экспертной комиссии провести анкетирование и обработку полученных результатов в течение июня-июля этого года.

3. Начальнику отдела конъюнктуры и цен Сергееву И.Л. по итогам обработки результатов опроса по формированию сезонной коллекции обуви "Весна-Лето-99" провести уточнение и доработку нормативных документов, разработанных отделом маркетинга для формирования сезонных коллекций обуви.

4. Контроль за выполнением приказа возлагается на коммерческого директора фирмы Ковальского И.Р.

Генеральный директор (подпись) Т.В.Живов

Вопросы для самоподготовки:

1. Какие распорядительные документы вам известны?

2. Какие виды приказов вам известны?

3. Какие реквизиты содержатся в приказах по основной деятельности?

4. Каков порядок и требования к оформлению приказов по личному составу?

5. Какие формулировки в распорядительной части используются в приказах, распоряжениях, указаниях, решениях?

Задание №5Тема:«Организация службы делопроизводства. Организационные формы работы с документами. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.»

Составить Должностную инструкцию секретаря-референта организации в соответствии с требованиями.

Вопросы для самоподготовки:

1. Какие документы относятся к организационным документам?

2. Какую функцию выполняют организационные документы?

3. Каковы правила оформления организационных документов.

4. Какие реквизиты содержатся в Положении о структурном подразделении организации?

5. Какие реквизиты содержатся в Должностной инструкции?

6. Какие реквизиты содержатся в Структуре и штатной численности организации?

7. Какие реквизиты содержатся в Штатном расписании организации?

8. Какие реквизиты содержатся в Договоре-контракте?

Задание 6Тема:«Организация документооборота. Проблема совершенствования документооборота. Понятие «документооборот», его развитие и норма. Основные правила организации документооборота в учреждении. Прием, обработка и распределение поступающих документов. Правила обработки исходящих документов. Регистрация документов. Значение и задачи регистрации документов. Формы регистрации документов (журнальная, карточная, электронная).»

Задание: составить и оформить регистрационный журнал с записями о документе.

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое регистрация документа?

2. Какие формы регистрации документов вам известны?

3. Какие сведения о документе вносятся в регистрационный журнал?

4. В чем преимущества электронной формы регистрации документа?

Задание 7  Тема: «Информационно-справочная работа по документам. Информационно-справочные документы. Контроль за исполнением документов. Значение и виды контроля. Формы контроля. Сроковая картотека.»

Задание: составить и оформить письмо- просьбу в соответствии с требованиями по предложенному образцу:

Закрытое акционерное общество

“Э К О Н И К А” Директору павильона

Всероссийского выставоч-

Рязанский пр-т, 99, корп. Москва, 1109542, ного центра

т. 371-3922, факс (095) 377-8227

г-ну Турову В.С.

10.09.2004 № 01-18 / 395

На № _______от________

О предоставлении выставочной

площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2004 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

Исполнительный директор Подпись А.А.Кочеров

Главный бухгалтер Подпись Г.В.Туманов

Печать

Славина Анна Евгеньевна 377-65-45

Вопросы для самоподготовки:

1. Какие виды информационно-справочных документов вам известны?

2. Какие функции выполняют информационно-справочные документы?

3. Какие реквизиты содержатся в протоколе?

4. Какие реквизиты содержатся в акте?

5. Какие виды докладных записок вам известны?

6. Какие виды деловых писем вам известны?

7. Для чего предназначены гарантийные письма?

8. Какие реквизиты содержатся в гарантийных письмах?

9. Каковы требования к оформлению служебных телеграмм, служебных телефонограмм?

10. Какие виды и формы контроля вам известны?

Задание 8.Тема: «Организация текущего хранения документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение дел.»

Задание.Составить примерный образец номенклатуры дел структурного подразделения.

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое формирование дел?

2. Каковы основные принципы формирования дел?

3. Что такое номенклатура дел?

4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению номенклатуры дел?

5. Какие реквизиты используются при оформлении номенклатуры дел?

Задание 9.Тема: «Подготовка дел к архивному хранению. Экспертиза ценности документа. Оформление дел. Составление описей дел. Порядок передачи дел в архив.»

Задание: составить и оформить акт о выделении дел к уничтожению.

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое экспертиза ценности документа?

2. Каковы задачи проведения экспертизы ценности документа?

3. Каковы критерии, предъявляемые к документу экспертной комиссией?

4. Каков порядок составления описей дел?

5. Каков порядок передачи дел в архив?

Контроль выполнения студентом заданий для самостоятельной работы проводится в ходе аудиторных занятий, консультаций, а также при определении допуска к зачёту.

2.1.3.Темы для выполнения творческих работ, рефератов, докладов

1. История развития делопроизводства.
2. Становление делопроизводства в России
3. Делопроизводство в дореволюционной России
4. Советский период развития делопроизводства
5. Краткая характеристика действующих в стране унифицированных систем документации.
6. Исторический характер документов и документирования. Развитие понятия документа.
7. Состав формуляра документов на различных носителях информации.
8. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
9. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа как схема расположения реквизитов.
10. Составление и оформление документов с использованием ПК.
11. Правила выдачи копий документов в организациях.
12. Значение компьютеризации документооборота для  работы службы ДОУ.
13. Карточная система регистрации документов.
14. Информационно-справочная работа по действующим нормативно-правовым актам.
15. Технология информационно-справочной работы с помощью справочных карточек и регистрационно-контрольных карточек.
16. Основные виды документов, нуждающиеся в утверждении.
17. Основные виды документов, на которых проставляется печать.
18. Перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов.
19. Принципы и критерии определения научно-технической  и практической ценности документов.
20. Нормативно-методические документы федеральной архивной службы России.
21. Нормативно-методические документы, регламентирующие работу с обращениями граждан.
22. Особенности технологии работы с обращениями граждан.
23. Подготовка документов к архивному хранению
24. Экспертиза ценности документов.

2.1.4.Дифференцированный зачет

3. Оценка освоения учебной дисциплины

Формы и методы оценивания

Предметом оценки освоения дисциплины являются умения, знания, общие компетенции, способность применять их в практической деятельности и повседневной жизни.

Таблица 3

Итоговый контроль по результатам освоения обучающимися учебной дисциплины проводится в форме дифференцированных зачётов (зачёт с оценкой).

Дифференцированный зачёт «Документационному обеспечению управления» проводится в форме выполнения тестового задания.