Дистанционный аудит
материал

Слайд 1

ГОСТ Р 59424-2021 Руководящие указания по дистанционному проведению анализа состояния производства и аудита систем менеджмента

Слайд 2

Настоящий стандарт разработан в связи с необходимостью создания единого документа, регламентирующего порядок проведения анализа состояния производства и аудита систем менеджмента дистанционно, посредством применения информационно-коммуникационных технологий с целью повышения результативности их оценки соответствия, снижения затрат и минимизации рисков в области охраны труда . Основание для разработки - стремительная цифровизация экономики, создающая новые возможности проведения аудитов систем менеджмента, а также необходимость противостоять различным задачами глобального масштаба, таким как эпидемии, политическая и экономическая нестабильность и т.д., и связанным с ними ограничениям.

Слайд 3

Область применения В настоящем стандарте представлено руководство по дистанционному проведению анализа состояния производства и аудита систем менеджмента . Настоящий стандарт применим к организациям любого рода, любой структуры, формы собственности и сектора экономики, проводящим анализ состояния производства и/или аудит систем менеджмента . Настоящий стандарт применим как к проведению анализа состояния производства, так и ко внешним и внутренним аудитам систем менеджмента.

Слайд 4

Принципы проведения дистанционного анализа состояния производства и аудита систем менеджмента Дистанционные аудиты проводят в соответствии с принципами аудита, изложенными в ГОСТ Р ИСО 19011, а также следующими принципами : Р иск-ориентированный подход при проведении дистанционных аудитов О беспечение компетентности при проведении дистанционных аудитов Обеспечение конфиденциальности и безопасности данных при проведении дистанционных аудитов Обеспечение непрерывности и целостности проведения дистанционных аудитов

Слайд 5

Основные методы и действия при проведении дистанционного аудита и соответствующие информационно-коммуникационные технологии Методы и действия при проведении дистанционного аудита Информационно-коммуникационные технологии Управление программой аудита Телефонная связь, видеосвязь, технические средства (сбора, накопления, передачи, обработки, хранения и защиты аудиовизуальной и другой цифровой информации), облачные технологии, электронная почта, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации, антивирусное и шифровальное программное обеспечение и т.д. Выполнение анализа документированной информации Телефонная связь, технические средства (сбора, накопления, передачи, обработки, хранения и защиты аудиовизуальной и другой цифровой информации), облачные технологии, электронная почта, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-,, антивирусное и шифровальное программное обеспечение и т.д.

Слайд 6

Планирование аудита Телефонная связь, видеосвязь, электронная почта, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации и т.д. Проведение вступительного совещания Видеосвязь, телефонная связь, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации и т.д. Интервью с персоналом проверяемой организации Телефонная связь, видеосвязь, электронная почта, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации, антивирусное и шифровальное программное обеспечение и т.д. Наблюдение за процессами Видеосвязь, технические средства (сбора, накопления, передачи, обработки, хранения и защиты аудиовизуальной и другой цифровой информации), удаленный доступ к электронным базам данных, телеметрия, электронная почта, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации, антивирусное и шифровальное программное обеспечение и т.д

Слайд 7

Обмен и обработка информации в ходе аудита Телефонная связь, видеосвязь, технические средства (сбора, накопления, передачи, обработки, хранения и защиты аудиовизуальной и другой цифровой информации), облачные технологии, электронная почта, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации, антивирусное и шифровальное программное обеспечение и т.д. Проведение заключительного совещания Телефонная связь, видеосвязь, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации и т.д. Рассылка отчета по аудиту Электронная почта, облачные технологии, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации и т.д. Завершение аудита Технические средства (сбора, накопления, передачи, обработки, хранения и защиты аудиовизуальной и другой цифровой информации), удаленный доступ к электронным базам данных, облачные технологии, электронная почта, различные платформы для обмена и обработки текстовой информации, фото-, видео-, аудиоинформации и другой цифровой информации и т.д.

Слайд 8

Проведение аудита При формировании программы аудитов необходимо учесть следующие сценарии проведения аудитов или их любые совокупности: а) группа по аудиту осуществляет дистанционный аудит организации; б) группа по аудиту осуществляет аудит на месте части площадок организации (например, головной офис), другую часть площадок организации (например, ее филиалы) проверяют дистанционно; в) группа по аудиту осуществляет аудит организации на площадке (на месте), при этом дистанционно проверяют персонал и/или процессы организации, находящиеся за пределами этой площадки; г) часть группы аудиторов осуществляет аудит на месте (например, руководитель группы и аудиторы ). другая часть группы аудиторов (например, технический эксперт по конкретной предметной области ) участвует в аудите дистанционно.

Слайд 9

Риски Возможности Неадекватность методов дистанционного аудита целям организации Минимизация времени и затрат на доставку группы аудиторов на площадку проверяемого объекта Невыполнение законодательных и нормативных правовых требований, относящихся к объ­екту проверки, процессу оценки соответствия, конфиденциальности и безопасности данных Снижение рисков в области охраны труда как членов группы аудиторов, так и представителей проверяемого объекта Неполучение достоверной и объективной информации о состоянии объекта аудита (излишнее влияние персонала на выборку при сборе свидетельств аудита) Снижение воздействия на окружающую среду как результат уменьшения использования группой аудиторов транспорта Потеря или нежелательное разглашение информации, в результате несанкциониро­ванного намеренного или случайного доступа к этой информации не уполномоченных на это сторон или ошибочных действий членов группы аудиторов или представителей проверяемого объекта Расширение выборки за счет облегчения доступа к географически удаленным площадкам проверяемого объекта Невыполнение требований соответствующих заинтересованных сторон Облегчение привлечения географически удаленных технических экспертов в специализиро­ванных предметных областях и т. д . Несовершенство информационно-коммуникационной инфраструктуры группы аудиторов или проверяемого объекта Недостаток компетентности в области методов дистанционного аудита

Слайд 10

На всех этапах проведения аудита зачастую возникает необходимость согласовывать и утверждать различные документы аудита. В условиях дистанционного аудита, в соответствии с применимыми законодательными и нормативными правовыми требованиями и договоренностями между соответствующими заинтересованными сторонами возможны следующие подходы к этой функции: а) использование электронно-цифровой подписи; б) пересылка согласованных и/или утвержденных документов почтой; в) пересылка копий согласованных и/или утвержденных документов электронной почтой; г) согласование и/или утверждение документов посредством заявления, изложенного в письме по электронной почте; д) использование методов согласования и/или утверждения документов, предусмотренных раз личными системами электронного управления документооборотом, и т. д.

Слайд 11

Компетентность и оценка аудиторов В процесс определения, обеспечения и оценки компетентности аудиторов следует включить вопросы . касающиеся :

Слайд 12

Плюсы и минусы дистанционного аудита Плюсы + сокращение расходов на командировки (актуально крупным компаниям с большой филиальной сетью), экономия расходов на содержание офисов ; + ускоренное развитие технологий ; + для работников - сокращение времени на дорогу, возможность работать без привязки к местонахождению. Минусы — ограничение в проверке ряда направлений аудита ; — риск ошибочных суждений аудитора, связанный с невозможностью подтверждения отдельных данных и/или выявления всех присущих рисков; — риск искажений и предоставления объектом аудита фальсифицированных данных; — нагрузка на IТ-системы, сбои, потеря связи, риски, связанные с информационной безопасностью; — снижение эффективности взаимодействия с проверяемыми / между членами команды аудиторов.

Слайд 13

Спасибо за внимание!