Учебно-методическое пособие "Документирование хозяйственных операций"
учебно-методическое пособие на тему

Комитет по науке и высшей школе

Санкт-Петербургское бюджетное государственное образовательное

учреждение среднего профессионального образования

Колледж строительной индустрии и городского хозяйства

С. В. Пименова

Учебно-методическое пособие

«Документирование хозяйственных операций»

Санкт-Петербург

2012 год

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1. Значение бухгалтерских документов, их классификация и       структура…………………………………………………………………………….3 стр.

1.1. Сущность и значение бухгалтерских документов…..……………………….. 3 стр.

1.2. Классификация документов ……………………………………………………4 стр.

1.3. Формы и реквизиты бухгалтерских документов ..……………………………7 стр.

Глава 2. Документооборот в бухгалтерском учете……………………………11 стр.

2.1. Понятие о документообороте в бухгалтерском учете………………………11 стр.

2.2. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов ……………….13 стр.

2.3.Требования, предъявляемые к документам, и правила их составления ……15 стр.

Глава 3. Хранение, восстановление и уничтожение документов…………...18 стр.

3.1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов. Передача дел

       в архив организации….………………………………………………………...18 стр.

3.2. Ответственность за утрату документов………………………………………20 стр.

3.3. Восстановление документов…………………………………………………..22 стр.

3.4. Уничтожение и утилизация документов ……………………………………..25 стр.

3.5. Номенклатура дел организации……………………………………………….30 стр.

Тестовое задание для контроля знаний студентов……………………………38 стр.

Практическое задание……………………………………………………………45 стр.

Список литературы ………………………………………………………………46 стр.

ГЛАВА 1. ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ И СТРУКТУРА

1.1. Сущность и значение бухгалтерских документов

Бухгалтерский учет осуществляет непрерывное и сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью предприятия с помощью документов.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения.

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета. Она составляет основу бухгалтерского учета.

Значение бухгалтерских документов состоит в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами.

Документы представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографическим способом и содержат строки и графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут также составляться на компьютерах. Они служат важнейшим источником информации, которая используется в управлении. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.

Бухгалтерские документы имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. С помощью документов контролируются действия материально ответственных лиц и вскрываются случаи злоупотребления. Сопоставление фактических данных, выявленных при инвентаризации, и данных документов позволяет выявить недостачу или излишек товарно-материальных ценностей.

С помощью документов производится анализ хозяйственной деятельности и выявляются внутренние резервы предприятия.

Документы имеют доказательную силу при рассмотрении спорных дел в арбитраже или в суде. Они используются в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится по решению судебно-следственных органов.

Документы имеют юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявленными к ним требованиями.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

• своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
• простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
• рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Различают типовые и специализированные документы.

Типовые документы используются в организациях различных отраслей экономики: промышленности, сельском хозяйстве, строительстве и предназначены для регистрации однородных распространенных операций. Специализированные формы документов служат для регистрации операций узкоотраслевого характера.

Создание и разработка документов – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат работников зачастую не в состоянии справиться с ним. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями организаций.

1.2 Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по следующим однородным признакам:

1. По назначению:

• организационно-распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факт ее совершения, а поэтому не являются основанием для учетных записей. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. д.
• исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. К ним относятся накладные, счета-фактуры, акты об установленном расхождении, приемные акты и т. д.
• комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и исполнительных документов. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т. д.
• документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и исполнительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости, мемориальные ордера, группировочные ведомости т. д.

2. По месту составления:

• внутренние документы составляются на данном предприятии для отражения внутренних операций. К ним относятся кассовые документы, накладные, акты, отчеты материально ответственных лиц и т. д.
• внешние – это документы, составленные на других предприятиях и поступившие на данное предприятие. К ним относятся счета-фактуры, платежные поручения, платежные требования, выписки банков и т. д.

3. По порядку составления:

• первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, платежное требование и др.);

• сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. К ним относятся кассовые отчеты, авансовые отчеты, материальные, производственные отчеты и т. д.

4. По способу охвата операций:

• разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.
• накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К ним относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

5. По способу составления:

• заполняемые вручную;
• автоматизировано.

6. По содержанию хозяйственной операции:

• материальные документы – используются для отражения движения товарно-материальных ценностей;
• расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений с партнерами;
• денежные документы используют для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами.

7. По числу учитываемых позиций:

• однострочные;
• многострочные.

8. По типу носителя:

• бумажный;
• машинный.

1.3.Формы и реквизиты бухгалтерских документов

Характер операций, совершающихся на предприятии, может быть различен, поэтому для их оформления применяются разные формы документов.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты представляют собой обязательные сведения, без которых бухгалтерские документы не могут являться основанием для подтверждения хозяйственной операции.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа (формы), код документа;
• наименование организации;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции;
• дата составления операции;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, подписи и их расшифровки.

Дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о произведенных хозяйственных операциях и имеют большое значение в оперативном учете.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес, телефон, факс и др.

Форма документа – это порядок расположения реквизитов и их совокупность.

В зависимости от места расположения реквизитов в документах форма документов подразделяется на зональную, табельную, анкетную и комбинированную.

При зональной форме документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит располагается в своей зоне, которая для данного документа является постоянной, что облегчает работу с ним для исполнителей.

Табельная форма документа является продолжением зональной формы. Реквизиты располагаются по вертикали и по горизонтали, каждой группе реквизитов отводится несколько строк, которые образуют самостоятельную таблицу.

При анкетной форме реквизиты документа располагаются с левой стороны сверху вниз.

Комбинированная форма сочетает все вышеперечисленные формы документов.

Чем сложнее и разнообразнее хозяйственная деятельность предприятия, тем больше применяется в ней разнообразных форм документов. Но в связи с переходом России на Международные стандарты учета разрабатываются унифицированные формы документов.

Основными принципами рациональной разработки форм документов являются их унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения также должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Применение типовых унифицированных форм документов упрощает, облегчает и ускоряет работу счетного аппарата.

Стандартизация документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

В настоящее время Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию с Министерством финансов РФ утверждены единые формы документов по различным разделам:

• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет материалов;
• учет кассовых и банковских операций;
• учет рабочего времени и начисления заработной платы;
• учет торговых операций;
• учет инвентаризации;
• учет работы автомобильного транспорта и т. д.

Первичные учетные документы опубликованы в Альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, которые издает Госкомстат. Для тех хозяйственных операций, для которых не предусмотрены типовые формы документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

2.1. Понятие о документообороте в бухгалтерском учете

Документооборот – это движение документов в организации от создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Стадии документооборота:

1. Поступление документов со стороны и выписка их на предприятии.
2. Исполнение и доработка документов на предприятии до поступления их в бухгалтерию.
3. Поступление первичных и сводных документов в бухгалтерию.
4. Обработка документов в бухгалтерии.
5. Обеспечение текущего хранение документов.
6. Передача документов в текущий архив организации, а затем в государственные архивы.

Для рациональной организации документооборота на предприятии приказом директора утверждается график документооборота. Он может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с  перечнем работ по составлению, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также со всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

На начальном этапе по составлению графика документооборота устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых в организации;
• кто из работников имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов в бухгалтерию;
• график движения внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовывать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Документооборот, организованный по графику:

• позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом всего  пути – от оформления и проверки до обработки;
• способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
• способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
• повышает эффективность всей учетной работы организации.

Неправильно организованный документооборот может привести к таким последствиям как:

• несвоевременная доставка документов (отчетной информации);
• нарушение маршрута движения документов и их утеря;
• нарушение сроков выполнения распоряжений руководства;
• передача искаженной (неточной) информации отделам;
• отсутствие документов для отчетов по инвентарю предприятия и пр.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу не только сотрудников бухгалтерии, но и всего менеджмента организации в целом.

Рис.1.  Схема документооборота

Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Для этого каждому работнику передают выписку из графика, в которой перечисляются первичные документы, которые должен составлять работник, и сроки представления их в бухгалтерию.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

2.2. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Существуют следующие стадии обработки документов в бухгалтерии:

1. Проверка документов.
2. Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документе (таксировка и калькулирование).
3. Запись на документах бухгалтерских проводок.
4. Включение документов в учетные регистры.

От качества оформления первичных документов зависит правильность бухгалтерского учета. Поэтому все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться с трех сторон: по форме, по существу, арифметически.

Проверка документов с формальной стороны заключается в том, что бухгалтер должен убедиться в правильности использования бланка документа установленной формы. При этом проверяется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр.

Проверка по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления таких документов в бухгалтерию главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия, так как большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Арифметическая проверка – это проверка правильности таксировки и общего подсчета итогов. Таксировка – это умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену. После этого подсчитываются общие суммы полученных или отпущенных ценностей по документу.

В некоторых случаях может проводиться проверка встречных сумм. Такая проверка производится по документам, которыми оформляется внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей. При этом проверяются документы по материально ответственным лицам, отпустившим ценности, а также по материально ответственным лицам, получившим ценности. Встречная проверка может проводиться при сверке взаимных расчетов с разными организациями, а также по банковским операциям.

Первичные документы обобщаются в отчетах. После проверки документов производится их бухгалтерская обработка. Она заключается в проставлении корреспонденции счетов по каждому документу. Проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка. Обработанные документы и отчеты записываются в регистры  бухгалтерского учета. На основании записей в регистрах после их проверки составляется баланс.

2.3. Требования, предъявляемые к документам, и правила их составления

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Первичные документы должны быть составлены по установленной форме с указанием всех обязательных реквизитов. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после окончания операции. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

При заполнении документов нужно соблюдать следующие правила:

• все записи в документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, компьютера, а также других средств, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение срока, установленного для хранения документов в архиве. Записи в документах простым карандашом делать не разрешается;
• записи должны вестись четко, разборчиво, аккуратно, подчистки и помарки не допускаются;
• число и год в документах пишутся цифрами, а месяц – прописью;
• все реквизиты документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты;
• итоговые денежные суммы записываются следующим образом: рубли пишутся прописью и с большой буквы, а копейки – цифрами;
• в документах подчистки и помарки не допускаются. «Корректоры» использовать нельзя. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой – так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а затем сверху делают правильную запись. Об исправлении делается оговорка: «Исправленному верить», ставится дата и подпись лица, составившего документ.
• в приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах (чеках, платежных поручениях, объявлениях на взнос наличными и т.д.) ошибки не допускаются. Если в таких документах допущена ошибка, то их нужно уничтожить или аннулировать и составить новые документы.

 Если же ошибка во входящей первичке, то исправления придется согласовывать с контрагентом. Если представитель этой компании, чья подпись была на оригинале документа, уже уволился, то в этом случае завизировать скорректированные реквизиты могут другие уполномоченные на это сотрудники контрагента.

Если ошибки выявлены в первичных документах, полученных в электронном виде, то их надо просто переоформить и подтвердить электронной подписью.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной деятельности, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. Ответственность за своевременное и правильное составление документов, за достоверность содержащихся в них данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.  

ГЛАВА 3. ХРАНЕНИЕ, ВОССТАНОВЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

        3.1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.

Передача дел в архив организации

Конкретные сроки хранения различных видов документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Сроки хранения исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Для книг покупок и продаж начало срока хранения определяется с даты последней записи в них. Для документов, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества, отсчет срока хранения начинается с момента, когда прекращается начисляться амортизация.

Документы, указанные в Перечне, надо хранить в течение установленных им сроков, иные документы – согласно нормам налогового, бухгалтерского и корпоративного законодательства.

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении. Документы должны быть подшиты в папки по соответствующим операциям – кассовые, товарные, авансовые отчеты и т. д. Хранят папки на стеллажах или в специальных шкафах.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть подготовлены для сдачи в архив. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине папки не более 4 сантиметров.

В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года. При наличии в деле документов за несколько месяцев они разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Для хранения бухгалтерских документов организация должна оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.

В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежит хранению в течение сроков устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

Безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений должен обеспечить экономический субъект.

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель. А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Таким образом, использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ. На государственное и муниципальное  хранение передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в организации до их уничтожения.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

• наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
• период, за который скомплектованы первичные документы;
• перечень скомплектованных первичных документов;
• дату комплектации и передачи документов в архив;
• подпись ответственного лица.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством РФ и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной, налоговой или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

3.2. Ответственность за утрату документов

1. Налоговая. Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение (ст. 120 НК РФ) предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

• 10 000 руб. – если отсутствуют документы за один налоговый период;
• 30 000 руб. – при отсутствии документов более чем за один налоговый период;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., - если из-за отсутствия документов занижена налоговая база.

Если налогоплательщик не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 200 руб., за каждый не представленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Непредставление сведений, выразившееся в отказе организации представить имеющиеся у нее документы с информацией о налогоплательщике по запросу налоговой инспекции, или иное уклонение от представления таких документов, или представление документов с заведомо недостоверными сведениями в общем случае влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб.

2. Административная. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на руководителя может быть наложен административный штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб. Бухгалтер не может быть подвергнут такому наказанию, если по своим должностным обязанностям он не отвечает за соблюдение правил хранения документов. Также руководителя могут оштрафовать за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС РФ, на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ).

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение штрафа на должностных лиц от 2 500 до 5 000 руб., а на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб. (п. 1 с. 13.25 КоАП РФ).

Аналогичный штраф предусмотрен за нарушения, допущенные ООО или унитарным предприятием.

3. Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

3.3. Восстановление документов

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.

Руководитель организации в случае пропажи или гибели первичных документов обязан назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, а также предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Если комиссия приходит к выводу, что документы были утрачены в результате экстремальных обстоятельств (кража, пожар, авария и др.), необходимо иметь подтверждение того, что данное событие имело место. Само происшествие также следует подтвердить документом соответствующего ведомства:

• о пожаре, урагане или наводнении – справкой МЧС России;
• о хищении – талоном-уведомлением подразделения МВД России;
• о коммунальной аварии – справкой коммунальной службы (если фирма арендует помещение, то справку ей должен выдать его собственник).

Действующее законодательство прямо не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Однако по возможности восстанавливать документы в такой ситуации все-таки следует, особенно те которые вправе проверить налоговики (письмо Минфина России от 11 августа 2011 г.                       № 03-02-07/1-288).

Если в компании ведется компьютерный учет и все базы данных сохранены, тогда достаточно распечатать все утраченные документы заново и подписать их. Таким образом, можно восстановить следующие документы: кассовые, кадровые, по учету основных средств и материалов, товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты на проведенные работы и оказанные услуги.

Если электронная версия первичных документов не сохранилась, необходимо запрашивать дубликаты у внешних источников.

При утрате регистрационных документов следует обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Утраченные банковские документы могут быть заменены выписками кредитной организации о проведенных операциях по расчетному счету и копиями платежных поручений, которые может предоставить обслуживающий банк.

На основе полученных документов можно восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись в безналичном порядке. Запросы необходимо отправить во все обслуживающие банки, в которых у предпринимателя открыты счета для обслуживания предпринимательской деятельности.

Банковские документы помогут выявить контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись в безналичном порядке, и обратиться к ним за копиями соответствующих документов (договоров, актов, накладных, счетов-фактур).

Контрагенты должны заверить направляемые предприятию копии согласно требованиям пункта 3.26 ГОСТ 6.30-2003. Как правило, руководитель компании, направляемой копии документов, (или другой уполномоченный сотрудник) под реквизитом «Подпись» вписывает слово «Верно», свою должность, ставит дату, подпись с расшифровкой и печать. Только в таком виде полученные копии смогут полноценно заменить утраченные оригинальные документы. Заверять копии входящих документов самостоятельно запрещается.

Если адрес контрагента не известен, целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды целесообразно обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии, либо в органы статистики. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов.

При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого нужно обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Собственные исходящие первичные и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Однако здесь можно столкнуться со сложностями. Например, при восстановлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи, либо найти его может быть невозможно.

3.4. Уничтожение и утилизация документов

Документы временного хранения (сроком до 10 лет), срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить, если:

• создана экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
• комиссией составлен акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;
• перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона);
• прошла соответствующая внешняя ревизия или налоговые проверки;
• они уничтожаются путем сдачи в соответствующие организации на переработку (утилизацию) с составлением приема-сдаточной накладной (в случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов).

Экспертная комиссия создается приказом руководителя, состоящая не менее чем из трех человек, в число которых должен быть включен и работник бухгалтерии.

Приказ может иметь следующую форму:

На уничтожаемые документы комиссия составляет акт по рекомендованной форме о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению            (см. рис. 2). Форма утверждена в приложении № 4 к основным правилам работы архивов организации.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации.

Утилизацию документов организация может провести самостоятельно (разорвать в ручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.

Рис. 2. Акт о выведение к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т. п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации.

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов в произвольной форме.

Если перерабатывающая организация заплатит деньги за сданную макулатуру, то их следует учесть в составе прочих доходов. При этом НДС начисляется в общем порядке, как с реализации макулатуры (п. 1 ст. 146 НК РФ). Для целей исчисления налога на прибыль полученную сумму (за минусом НДС) нужно учесть в составе доходов от реализации (п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК РФ). И наоборот, расходы по утилизации документов сторонней организацией можно учесть в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 11 ПБУ 10/99).

3.5. Номенклатура дел организации

Для правильной организации хранения и уничтожения документов организации должны вести номенклатуру дел.

Номенклатура дел – это классификационный справочник, включающий систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Номенклатуру дел удобно вести в электронном виде. Она должна охватывать практически все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76.

Существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций, форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 8.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Рис. 3. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

• в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
• в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.  

Рис. 4. Форма итоговой записи и заверительной надписи

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

ТЕСТОВОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ

Вариант № 1

1. Что такое бухгалтерский документ?

а) письменное свидетельство, удостоверяющее личность

б) письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение  хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения

в) способ проверки фактического наличия ценностей

г) выражение в денежном измерителе товарно-материальных ценностей

2. Для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете основанием являются документы:

а) исполнительные

б) распорядительные

в) бухгалтерского оформления

3. По местам составления документы подразделяются на:

а) внутренние и внешние

б) первичные и сводные

в) распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления

г) разовые и накопительные

4. По назначению документы подразделяются на:

а) первичные

б) оправдательные

в) разовые

г) сводные

5. По способу охвата операций подразделяются на:

а) внутренние и внешние

б) первичные и сводные

в) распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления

г) разовые и накопительные

6. К исполнительному документу относится:

а) приказ о направлении в командировку

б) расходный кассовый ордер

в) накладная

г) расчет начисления отпускных

7. Первичными документами являются…

а) приходные и расходные кассовые ордера, отчеты кассира

б) счета-фактуры, накладные, товарные отчеты

в) приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, накладные

г) отчеты кассира, материальные отчеты, товарные отчеты

8. К разовому документу относится…

а) приходный кассовый ордер

б) авансовый отчет

в) лимитно-заборная карта

г) материальный отчет

9. К внешнему документу относится:

а) счет-фактура

б) инвентаризационная опись

в) расходный кассовый ордер

г) отчет кассира

10. Дополнительными реквизитами являются…

а) дата и место составления документа, содержание хозяйственной операции и ее измерители, подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции

б)  номер документа, адрес и телефон организации, порядковые номера товарно-материальных ценностей, название банка, номер банковского счета

в) название документа, его номер, адрес и телефон организации, порядковые номера товарно-материальных ценностей

г) название документа, дата и место его составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, их подписи и указание фамилий

11. Форма документа – это…

а) ведение учета по единой методологии

б) совокупность реквизитов и порядок их взаиморасположения

в) установление определенных размеров бумаги, на которой печатаются документы

г) способ перевода натуральных показателей в денежные

12. Стандартизация документов – это…

а) установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях

б) совокупность реквизитов и порядок их взаиморасположения

в) способ перевода натуральных показателей в денежные

г) установление определенных форматов размеров бумаги, на которой печатаются документы

13. В бухгалтерии документы проверяются…

а) с формальной стороны, по назначению

б) по форме, по существу, арифметически, в некоторых случаях – встречная проверка

в) по существу, по составу

г) арифметически

14. Проверка документов по существу – это проверка:

а) правильности подсчета итогов

б) правильность их оформлению

в) законности совершения операций

15. Кто контролирует соблюдение графика документооборота?

а) руководитель

б) главный бухгалтер

в) менеджер

г) экономист

16. Как производятся исправления ошибок в документах?

а) неправильно составленные документы уничтожаются или аннулируются и составляются новые документы

б) исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой, делается оговорка «Исправленному верить», ставится дата и подпись лица, составившего документ

в) исправление производится корректирующей жидкостью, и сверху пишутся правильные данные

г) исправление производится путем зачеркивания и указания правильных данных

17. Итоговые денежные суммы в документах записываются следующим образом:

а) рубли – цифрами, копейки – прописью и с большой буквы

б) рубли – прописью с большой буквы, копейки - цифрами

в) рубли и копейки - цифрами

г) рубли и копейки - прописью

18. Специализированные формы документов

а) используются в организациях различных отраслей экономики: промышленности, сельском хозяйстве, строительстве и предназначены для регистрации однородных распространенных операций

б) служат для регистрации операций узкоотраслевого характера

19. В табельной форме документа…

а) каждый реквизит располагается в своей зоне, которая для данного документа является постоянной, что облегчает работу с ним для исполнителей

б) реквизиты располагаются по вертикали и по горизонтали, каждой группе реквизитов отводится несколько строк, которые образуют самостоятельную таблицу

в) реквизиты документа располагаются с левой стороны сверху вниз

20. Сроки хранения документов…

а) исчисляются от даты составления документа,

б) с 1 января следующего года

в) с 1 января следующего года за исключением начала сроков хранения установленных  для книг покупок и продаж, а также для документов, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества

21. Место хранения документов

а) каждая организация определяет самостоятельно

б) утверждено в Перечне типовых управленческих архивных документов

в) установлено законодательно

22. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежит хранению

а) в течение сроков устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела

б) в течение сроков устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года

в) не менее 3 лет

г) не менее 10 лет

23. За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает

а) руководитель

б) главный бухгалтер

в) уполномоченные руководителем лица

г) экономический субъект

24. За отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета за один налоговый период предусмотрен штрафа в размере:

а) 5 000 руб.

б) 10 000 руб.

в) 30 000 руб.

г) 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

25. Непредставление сведений, выразившееся в отказе организации представить имеющиеся у нее документы с информацией о налогоплательщике по запросу налоговой инспекции, или иное уклонение от представления таких документов, или представление документов с заведомо недостоверными сведениями в общем случае влечет взыскание штрафа в размере …

а) 10 000 руб.

б) 100 000 руб.

в) 5 000 руб.

г) 2 500 руб.

Вариант № 2

1. К обязательным реквизитам документа относятся…

а) дата и место составления документа, содержание хозяйственной операции и ее измерители, подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции

б) номер документа, адрес и телефон организации, порядковые номера товарно-материальных ценностей

в) название документа, его номер, адрес и телефон организации, порядковые номера товарно-материальных ценностей

г) название документа и его код (номер), дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции и ее измерители, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, их подписи и указание фамилий

2. Содержание хозяйственной операции – это…

а) обязательный реквизит документа

б) дополнительный реквизит документа

в) не реквизит документа

г) форма документа

3. Унификацией документов называется…

а) установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях

б) установление определенных форматов размеров бумаги, на которой печатаются документы

в) совокупность реквизитов и порядок их взаиморасположения

г) способ перевода натуральных показателей в денежные

4. Типовые документов

а) используются в организациях различных отраслей экономики и предназначены для регистрации однородных распространенных операций

б) служат для регистрации операций узкоотраслевого характера

5. Эта проверка может проводиться при сверке взаимных расчетов с разными организациями, а также по банковским операциям

а) проверка по форме

б) проверка по существу

в) арифметическая проверка

г) встречная проверка

6. В анкетной форме документа…

а) каждый реквизит располагается в своей зоне, которая для данного документа является постоянной, что облегчает работу с ним для исполнителей

б) реквизиты располагаются по вертикали и по горизонтали, каждой группе реквизитов отводится несколько строк, которые образуют самостоятельную таблицу

в) реквизиты документа располагаются с левой стороны сверху вниз

7. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций противоречащих законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств первичные документы

а) не могут быть приняты к исполнению

б) могут быть приняты к исполнению

в) могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого будет возложена ответственность за последствия таких операций

8. По назначению документы подразделяются на…

а) внутренние и внешние

б) первичные и сводные

в) распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления

г) разовые и накопительные

9. По порядку составления операций документы подразделяются на…

а) внутренние и внешние

б) первичные и сводные

в) распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления

г) разовые и накопительные

10. К распорядительным документам относится…

а) приходный кассовый ордер

б) приказ на проведение инвентаризации

в) расчет начисления заработной платы

г) счет-фактура

11. К комбинированным документам относится…

а) приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер

б) приказ о приеме на работу, доверенность

в) акты об установленном расхождении в количестве или качестве товара при приемке продукции

г) расчет реализованной торговой наценки

12. Сводными документами являются…

а) приходные и расходные кассовые ордера, отчеты кассира

б) счета-фактуры, накладные, товарные отчеты

в) приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, накладные

г) отчеты кассира, материальные отчеты, авансовые отчеты

13. К накопительным документам относятся…

а) материальный отчет

б) лимитно-заборная карта

в) приказ о прекращении трудового договора

г) приходный кассовый ордер

14. К внутренним документам относится..

а) платежное поручение

б) счет-фактура

в) приходный кассовый ордер

г) платежное требование

15. Документооборот – это…

а) поступление первичных и сводных документов в бухгалтерию

б) движение документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив

в) обработка документов в бухгалтерии

г) передача документов в текущий архив организации

16. При приемке документов по форме устанавливается…

а) необходимость, законность и целесообразность совершенной хозяйственной операции

б) правильность использования бланка документа

в) правильность арифметических вычислений и подсчетов

г) правильность отражения внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей

17. Производить записи в документах не разрешается:

а) чернилами и пастой шариковых ручек

б) на печатной машинке

в) простым карандашом

г) на компьютере

18. В тексте и цифровых данных документов подчистки и помарки…

а) не допускаются

б) допускаются

в) допускаются в кассовых и банковских документах

г) не допускаются в кассовых и банковских документах

19. Как производятся исправления ошибок в приходных и расходных кассовых ордерах и в банковских документах?

а) неправильно составленные документы уничтожаются или аннулируются и составляются новые документы

б) исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой, делается оговорка «Исправленному верить», ставятся дата и подпись лица, составившего документ

в) исправление производится корректирующей жидкостью, и сверху пишутся правильные данные

г) исправление производится путем зачеркивания и указания правильных данных

20. Начало срока хранения Книги покупок и продаж

а) исчисляется от даты составления документа,

б) с 1 января следующего года

в) определяется с даты последней записи

21. Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят

а) в сейфах

б) в металлических шкафах

в) специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность

22. Безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений должен обеспечить 

а) руководитель организации

б) главный бухгалтер

в) уполномоченные руководителем лица

г) экономический субъект

23. Сохранность, оформление и передачу в архив документов обеспечивает…

а) руководитель организации

б) главный бухгалтер

в) уполномоченные руководителем лица

24. За отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета более чем за один налоговый период предусмотрен штрафа в размере:

а) 5 000

б) 10 000

в) 30 000

г) 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

25. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на руководителя может быть наложен административный штраф в размере...

а) от 2 000 до 3 000 руб.

б) от 2 500 до 5 000 руб.

в) от 300 до 500 руб.

 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Цель выполнения задания – усвоение порядка заполнения типовых форм первичных документов и их оформления.

ЗАДАЧА № 1

Из кассы предприятия ООО «Крона» выдано на командировочные расходы Сидорову И. П. 31 700 руб., основание – приказ № 18 от 16 января текущего года. Документы подписаны главным бухгалтером – Ф. И. О. студента, руководителем организации – Поповым Д. А. Денежные средства выданы кассиром Громовой А. С.  Паспортные данные Сидорова И. П.: 40 02 № 929683, выдан 15 о/м г. СПб,             19. 04. 200х г.

Задание. На основании указанных данных оформите расходный кассовый ордер № 12, поясните, какие реквизиты имеет этот первичный документ.

ЗАДАЧА № 2

В кассу предприятия ООО «Крона» получен остаток подотчетных сумм – 135 руб., от Сидорова И. П., основание – авансовый отчет № 33 от 23 января текущего года.

Задание. На основании указанных данных оформите приходный кассовый ордер № 19.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации.
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете».
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.)
5. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
   "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
6. Письмо Минфина России от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288.
7. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от    06. 05. 99г. № 33н.
8. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76.
10. Богаченко В. М. Основы бухгалтерского учета, налогообложения и аудита: учебник. Ростов н/Д: Феникс, 2012.
11. Бородина В. В. Документирование в бухгалтерском учете: учебное пособие под ред. Бородиной В. В. – М.: Издательство «Форум», 2011.
12. Корнеева И. К., Кудряева В. А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. – 3-е изд., перераб. и доп. под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. – М.: Проспект, 2011.
13. Михеева Е. В. Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии: учебник для нач. проф. образования / Е. В. Михеева, О. И. Титова. – М.: Издательский центр «Академия», 2011.
14. Рогожин М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии / М. Ю. Рогожин. – М.: ГроссМедиа, 2009.
15. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О. П. Сологуб. – 6-е изд., стер. – М.: Издательство «Омега-Л», 2011.
16. Практический журнал для бухгалтера «Главбух».
17. Журнал «Практическая бухгалтерия».