методические рекомендации и контрольные задания
методическая разработка на тему

Министерство образования Республики Башкортостан

Государственное автономное образовательное учреждение

среднего профессионального образования  

Учалинский горно-металлургический техникум

(ГАОУ СПО УГМТ)                              

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические рекомендации и контрольные задания для

специальности 21.02.05 Земельно-имущественные отношения

Учалы 2014

СОДЕРЖАНИЕ

Пояснительная записка

Тематический план

Содержание дисциплины

Задания для контрольной работы

Перечень практических занятий

Литература

Пояснительная записка

            Методические рекомендации по дисциплине «Документационное обеспечение управлении» предназначены для реализации ФГОС к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников  по специальности 21.02.05 Земельно-имущественные отношения.

В   результате   освоения   дисциплины   обучающийся   должен уметь:

- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, используя              информационные технологии;

- осуществлять автоматизацию обработки документов;

- унифицировать системы документации;

- осуществлять поиск и хранение документов;

- использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте.

        В  результате   освоения   дисциплины   обучающийся   должен знать:

- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

- основные понятия документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления;

- классификацию документов;

- требования к составлению и оформлению документов;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

       Методические рекомендации содержат программу дисциплины, тематический план, список рекомендуемой литературы, перечень практических занятий, краткие пояснения по темам курса, вопросы для самоконтроля.

       Методические рекомендации помогают обучающимся в изучении всех разделов курса.

       Приступая к выполнению контрольных заданий, следует проработать теоретический материал. Для закрепления  каждой темы даны вопросы для самоконтроля.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Введение

Раздел 1. Документирование деятельности организации, предприятия, учреждения

     Тема 1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

     Тема 1.2 Системы документационного обеспечения управления

     Тема 1.3 Организационно-распорядительная документация

     Тема 1.4 Документирование трудовых правоотношений

     Тема 1.5 Документация по денежным и финансово-расчетным операциям

Раздел 2. Технологии документационного обеспечения управления

     Тема 2.1 Организация документооборота

     Тема 2.2 Информационные технологии в документационном обеспечении управления

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

Введение

Обучающийся должен:

Иметь представление:

- о роли и месте знаний  по дисциплине в процессе освоения ФГОС по специальности.

         Документационное обеспечение управления» как учебная дисциплина. Цели и задачи «Документационного обеспечения управления » как дисциплины. Значение ДОУ в деятельности специалиста по земельно-имущественным отношениям.

Методические указания

      Термин «документационное обеспечение управления» или «делопроизводство»  характеризует совокупность работ по документированию  управленческой деятельности учреждений, предприятий и организаций и по организации в них документооборота.

    Основные задачи делопроизводства: отражение управленческой, производ-ственной  и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

    Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими предприятиями и организациями. Они выступают в виде письменного доказательства при возникновении споров (имущественных, трудовых и иных), которые рассматриваются гражданскими, арбитражными судами.

    Работа с документами должна быть четко отработана, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Целесообразность – основный принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота.

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под делопроизводством?
2. Основные задачи делопроизводства?
3. Какое значение имеет правильная организация делопроизводства?

Раздел 1. Документирование деятельности организации, предприятия, учреждения

Тема 1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

Обучающийся должен:

знать:

- виды и классификацию документов;

- основные реквизиты документов и правила их составления и оформления;

уметь:

- составлять и оформлять реквизиты документов.

      Информационно-справочное обеспечение предприятий как важнейшее условие его функционирования в условиях рынка. Документ, его определение, составные части.

      Виды документов в делопроизводстве. Классификация документов по видам деятельности предприятия, по назначению, содержанию, происхождению, носителям информации. Основные реквизиты документов, формуляр. Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов. Единая Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

     Требования к составлению и оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003. « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и по ГСДОУ.

Практическое занятие

Методические указания

       Любые управленческие процессы основываются на переработке информации. Основным носителем информации являются документы на бумажном носителе. В них фиксируются решения, планы и отчеты, конкретные планы работ и договорные отношения, при помощи них передаются управленческие команды.

       Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям любой формы собственности.

      В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности этой информации, поэтому подавля-ющая ее часть фиксируется в документах.

      Документ – это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях  объективной действительности.

      Документы учреждений, предприятий  и организаций принято различать по видам деятельности. Выделяют три наиболее крупные группы:

- организационно-распорядительная документация;

- финансово-расчетная документация;

- документация по снабженческо-сбытовым операциям.

      Классификация документов – это распределение их на группы по определенным признакам. Правильная классификация облегчает их поиск, формирование дел. Документы делят:

- по средствам фиксации;

- по наименованию;

- по происхождению;

- по степени секретности;

- по подлинности;

- по форме;

- по срокам хранения.

       Существуют определенные требования  и нормы создания документов. Они закрепляются законодательными актами, Единой Государственной системой делопроизводства, ГОСТами.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое документ?
2. Классификация документов?
3. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ          Р 6.30-2003
4. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, каков порядок их оформления?

     Тема 1.2 Системы документационного обеспечения управления

Обучающийся должен:

знать:

- виды деловой корреспонденции.

       Корреспонденция, понятие, сущность.

      Виды корреспонденции на предприятии, ее назначение, реквизиты, учет и хранение.

      Корреспонденция входящая, исходящая и внутренняя.

Методические указания

      В практической деятельности под корреспонденцией понимают совокупность документов, которые составляются на предприятии, так как партнеры должны поддерживать постоянную связь друг с другом, со своими клиентами и при этом необходимо представлять доказательства заключенного соглашения, отправлять заказы или сообщать о принятых решениях. Отправленная и полученная корреспонденция хранится в архиве предприятия и является доказательством принятых решений. Работу над составлением документов называют документированием.

     Документирование – это совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающей деятельность учреждения, предприятия, организации. Это важнейшая часть делопроизводства. Документирование включает:

       - составление проекта документа;

        - согласование проекта документа;

        - проверку правильности оформления документа;

        - утверждение документа руководителем;

        - регистрацию.

      Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, которые закрепляются законодательными актами, ЕГСД, ГОСТами и т.д.

      Единый порядок составления, оформления и организации работы с документами закрепляется инструкцией по делопроизводству на предприятии.

      В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

        - входящие;

        - исходящие;

        - внутренние

Вопросы для самоконтроля

1. Какие виды документов Вы знаете?
2. Документирование, его сущность и организация.
3. Обработка поступающих документов
4. Обработка исходящих документов
5. Порядок работы с внутренними документами

     Тема 1.3 Организационно-распорядительная документация

Обучающийся должен:

знать:

- виды ОРД;

уметь:

- составлять и оформлять ОРД.

       Значение и общая характеристика организационно-распорядительной документации, ее виды:

      - организационные: уставы, положения, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции работников;

      - распорядительная: издаваемая на основе единоначалия ( приказы, распоряжения);

      - документирование деятельности коллегиальных органов: решения, постановления, протоколы;

      - информационно-справочная: заявления, служебные письма, факсы, телеграммы; докладные записки, акты, справки.

      Требования к их составлению и оформлению.

                                             Практические занятия

Методические указания

      Документация  предприятия включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. В состав организационно-распорядительной документации входят следующие виды управленческих документов:

       - организационные;

       - распорядительные;

       - документы деятельности коллегиальных органов;

       - информационно-справочные.

       Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ  Р 6.30-2003 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

        Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности, ответственность  руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

        Распорядительная деятельность предприятия документируется  посредством издания приказов руководителем, а по текущим оперативным вопросам – распоряжений и указаний.

        Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется решениями, постановлениями, распоряжениями. Решения и постановления принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях, ход которых фиксируется в протоколах.

          Информационно-справочные документы содержат информацию, которая побуждает к каким-либо действиям (заключение договора, издание приказа, премирование работников и т.д.) или  только подтверждают факты, события, действия.

Вопросы для самоконтроля

1. Виды ОРД.
2. Правила составления приказа
3. Правила составления протокола. Виды протоколов.
4. Правила составления актов.
5. Правила составления и оформления докладных и объяснительных записок, справок.
6. Виды деловых писем
7. Требования, предъявляемы к составлению и оформлению писем.

Тема 1.4 Документирование трудовых правоотношений

Обучающийся должен:

знать:

- порядок оформления документов по трудовым отношениям;

уметь:

- оформлять документы.

          Общая характеристика и значение документации по трудовым правоотношениям. Порядок оформления: приказов по личному составу, трудовых книжек работников, личных дел, заявлений, контрактов и т.д.

                                             Практические занятия

Методические указания

         Распорядительная документация органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при этом составляют группу документов по личному составу. К ним относятся:

        - трудовые контракты;

        - приказы по личному составу;

        - трудовые книжки;

        - личные карточки формы Т-2;

        - личные дела;

        - лицевые счета по заработной плате.

        При оформлении документов по личному составу необходимо руководствоваться ТК РФ, а персональные данные граждан относят к категории конфиденциональной информации.

Вопросы для самоконтроля

1. Каков порядок приема, увольнения, перевода граждан?
2. Приказы по личному составу. Особенности оформления.
3. Составление трудовых контрактов
4. Назначение трудовых книжек. Правила заполнения.
5. Назначение личных карточек, личных дел
6. Особенности составления заявлений, резюме, автобиографий.

Тема 1.5 Документация по денежным и финансово-расчетным операциям

Обучающийся должен:

знать:

-организационно-распорядительные документы финансового характера;

уметь:

- оформлять документы.

         Значение и общая характеристика документов по денежным и финансово-расчетным операциям. Составление и оформление организационно-распорядительных документов финансового характера: служебных писем, актов, справок, доверенностей. Реквизиты документов, используемых в системе расчетов с банком, требования к их оформлению.

Практические занятия

Методические указания

            Документы по финансово-расчетным операциям имеют важное значение для руководства и осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Эти документы являются письменным подтверждением осуществления финансово-расчетных операций или права на их свершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться на основании документов и должна своевременно оформляться документами. Значение документов по финансово-расчетным операциям велико, так как посредством документов проводится анализ хозяйственной деятельности предприятия, документальные ревизии. Документы могут служить источником доказательства злоупотреблений должностных лиц, нарушений финансовой дисциплины и могут быть использованы в качестве основного источника доказательств при рассмотрении дел в судах.

           Большинство документов по финансово-расчетным операциям оформляется на типовых формах, стандартных бланках. Применение унифи-цированных форм документов упрощает их составление, повышает культуру оформления, упрощает их хранение, способствует компьютерной обработке.

Вопросы для самоконтроля

1. Виды документов по финансово-расчетным операциям. Требования к оформлению.
2. Кто из работников предприятия имеет право подписывать банковские и кассовые документы?
3. Кто проводит ревизию кассы и составляет акт ревизии кассы?
4. Особенности составления гарантийных писем по финансовым вопросам.

Раздел 2. Технологии документационного обеспечения управления

Тема 2.1 Организация документооборота

Обучающийся должен:

знать:

- структуру и функции служб делопроизводства;

- номенклатуру дел;

- оформление архива дел;

- порядок регистрации и индексации;

уметь:

- оформлять регистрацию документов;

- оформлять дела для сдачи в архив.

         Структура и функции служб делопроизводства. Должностной и численный состав работников служб ДОУ.

         Организация документов в делопроизводстве. Документооборот, документопотоки, их виды. Регистрация и индексирование документов. Контроль исполнения. Номенклатура дел, порядок составления и оформления.

        Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения. Понятие об экспертизе ценностей документов.

Практические занятия

Методические указания

        В процессе управления требуется быстрая и качественная обработка всей документации. Организация работы с документами на предприятии, учреждении или организации должна включать в себя рациональный документооборот, создание  информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов к передаче в архив и т.д.

       Документооборот – это движение документов  в организации с момента их создания или получения до отправки по назначению или сдачи их в архив.

Вопросы для самоконтроля

1. Структура и функции службы  ДОУ.
2. Что понимается под документооборотом?
3. Правила приема и первичной обработки документов.
4. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?
5. Что такое номенклатура дел?
6. Какие требования следует соблюдать при формировании дел?
7. Что означает экспертиза ценности документа?
8. Порядок формирования дела и передача его в архив.

Тема 2.2 Информационные технологии в документационном обеспечении управления

Обучающийся должен:

знать:

- требования к оформлению документов;

уметь:

- оформлять основные реквизиты документов при компьютерном создании документов.

        Компьютеризация делопроизводства на предприятии как условие внедрения  ГСДОУ.

        Состав, порядок расположения и правила оформления основных реквизитов документов при компьютерном создании.

Практические занятия

Методические указания

          Успех любого предприятия во многом зависит от его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях возрастающегося с каждым днем объема информации. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

           - ввода, подготовки и редактирования документа;

          - ввода и обработки сведений о документах (регистрация);

          - обмена документами с руководителем и сотрудниками;

          - осуществления контроля исполнения документов;

          - хранения и поиска документов ( создание базы данных);

          - приема и пересылки документов;

          - систематизации документов, формирование дел;

          - подготовки к архивному хранению и их архивирования.

          Правильно используемая система автоматизации офисной работы облегчает выполнение рутинных операций делопроизводства и позволяет получить дополнительные возможности:

           - уменьшить потери документов;

           - повысить исполнительную дисциплину;

           - эффективно использовать рабочее время сотрудников;

           - систематизировать и анализировать результаты контроля исполнения документа.

           На многих предприятиях страны успешно применяются программные продукты, предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте краткую характеристику электронных офисных систем.
2. Каковы особенности оформления документов, созданных с помощью ПК?

Задания для контрольной работы

          Каждый вариант контрольной работы включает два теоретических вопроса и два практических задания по важнейшим разделам.

Вариант 1

1. Акт, его виды.
2. Порядок составления и оформления трудовых контрактов
3. Оформите приказ о приеме Вас на работу.
4. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Здравоохранение – 2013».

Выставка проходит в павильоне ЦВК на Красной Пресне.

Вариант 2

1. Общие требования к оформлению документов, их значение.
2. Служебные письма. Виды служебных писем.
3. Составьте объяснительную записку о нарушении Вами трудовой дисциплины
4. Составьте приказ по предприятию: а) об увольнении токаря 3 разряда Хужина А.А. за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии;

     б) о премировании работников производственного цеха за перевыпол-

     нение месячного плана.

Вариант 3

1. Оформление личных дел.
2. Приказы, их виды и реквизиты.
3. Составьте полный протокол общего собрания жильцов многоквартирного дома, на котором обсуждался вопрос о создании нового Правления ТСЖ. На собрании была заслушана информация о возможности создания  ТСЖ, перспективах его работы и выборах нового председателя Правления. После обсуждения было принято решение утвердить новое Правление ТСЖ и развернуть работу.
4. Составьте проект приказа руководителя о переводе Вас на вышестоя-щую должность.

Вариант 4

1. Регистрация и контроль исполнения документов.
2. Документация по личному составу.
3. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции  в областную администрацию о выделении средств  из областного бюджета в сумме 15 млн.рублей до начала реализации молодняка птицы населению.
4. Оформите акт списания имущества

Вариант 5

1. Протоколы. Виды протоколов.
2. Понятие унификации и стандартизации документов.
3. Оформите заявление о приеме Вас на работу временно на период декретного отпуска основного работника.
4. Составьте краткий протокол производственного совещания работников

планово-экономического отдела , на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке технического финансового плана на будущий год. Было принято решение разработать план на три дня раньше уста-

новленного срока.

Вариант 6

1. Подготовка и передача дел в архив.
2. Распорядительные документы – приказы, распоряжения, решения.
3. Напишите заявление об увольнении
4. Оформите  гарантийное письмо ОАО «Лира» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Лира» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

Вариант 7

1. Требования к оформлению резюме
2. Организация документов в делопроизводстве. Порядок составления номенклатуры дел
3. Оформите приказ по основной деятельности о создании нового отдела по обслуживанию международных перевозок в ОАО «Омега».
4. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Нижегородскому  АТП по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

Вариант 8

1. Порядок сдачи дел в архив.
2. Составьте перечень документов на которые ставится гербовая печать.
3. Оформите телефонограмму.
4. Оформите протокол собрания коллектива предприятия «Альт» на котором обсуждается его создание, правовой статус, размер уставного капитала, Устав.

Вариант 9

1.Офисные информационные системы. Компьютеризация процессов  делопроизводства.

2. Порядок работы с конфиденциальной информацией.

3. Составьте акт ревизии кассы.
4. Составьте свою автобиографию.

Вариант 10

1. Документация по трудовым отношениям
2. Организация делопроизводства в бухгалтерии.
3. Составьте  докладную записку о результатах выполнения распоряжения руководителя.
4. Составьте акт приема-передачи принтера HP Lazer 4L, инв.№ 415 из отдела рекламы в отдел ДОУ

ПЕРЕЧЕНЬ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

1. Тема 1.1       Оформление основных реквизитов документов.

2. Тема 1.3       Составление и оформление организационных и        

                      распорядительных документов.

                     Составление и оформление информационно-справоч-

                     ных документов.

3. Тема 1.4       Составление и оформление документов по трудовым

                      правоотношениям.

4. Тема 1.5       Составление и оформление по денежным и финансово-

                      расчетным операциям.

5. Тема 2.1       Регистрация входящей, исходящей и внутренней доку-

                      ментации, ее формы.

6. Тема 2.2       Оформление основных реквизитов документов при

                      создании документов на компьютере.

Литература

Основные источники:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. М.: Издательство стандартов 2003.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Издательство стандартов, 1998.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб и доп./ В.В. Галахова, И.К. Корнев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Из-во Проспект, 2006.
4. Кирсанова М.В.Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006 — (Серия «Высшее образование»).
5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006.
6. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практич. пособие. – М.: ТК Вебли, изд-во Проспект, 2008.
7. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник/ В.С. Соколов. – 2-е изд. – М.: ФОРУМ, 2009.
8. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. – М.: А-Приори, 2009.
9. Трудовое право: учебник/ И.А. Бриллиантова и др.; под ред. О.В. Смирнова, И.О. Снигиревой. – 4-е изд. – М.: Проспект, 2009.

Дополнительные источники:

1. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник для студентов вузов/ Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. – М.: издательский центр «Академия», 2008;
2. Документационное обеспечение управления: практикум по организации работы офиса/ И.В. Мячина и др. – Ростов н/Д: Феникс, 2007.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения/Росархив; ВНИИДАД. М., 2000.
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству (+ CD). – Спб.: Питер, 2009.
5. Стенюков М.В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству. – М.: А-Приори, 2009.

Интернет-ресурсы:

     1. http: termika.ru

     2. http: bibliatekar.ru

     3. http: window.edu.ru

     4. http: intuit.ru

     5. http: consultant.ru