Типовая ситуация по практическим основам бухгалтерского учета: Заключать или не заключать договор о полной материальной ответственности ?
статья на тему

Заключать или   не заключать договор о полной материальной ответственности ?

       На многих предприятиях возникают такие ситуации, когда договор о полной материальной ответственности заключается только с работниками,  которые принимаются на постоянную работу без испытательного срока. Чем это грозит для организации ? Рассмотрим подобную ситуацию.

       Николаева Н.А. была принята в ООО «АРМ» на должность бухгалтера-кассира с испытательным сроком два месяца. Договор о полной материальной ответственности с сотрудницей руководство решило заключить лишь по истечении испытательного срока. Поэтому обязанность возместить недостачу была прописана только в тексте трудового договора.

       Спустя месяц при ревизии кассы была обнаружена крупная недостача. Однако руководство ООО «АРМ» не смогло получить с Николаевой всю сумму.   

       Так как договор о полной материальной ответственности с Николаевой Н.А. не заключали, она несет ответственность лишь в размере  среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ).

       Договор о материальной ответственности оформляется на основании типовой формы, утвержденной постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 года № 85. Составляют его, как и трудовой договор, в письменном виде, в двух экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другой передают работнику.

       Перед тем как заключить договор о полной материальной ответственности, руководство фирмы обязано ознакомить бухгалтера-кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот Порядок утвержден решением совета директоров ЦБР от 22 сентября 1993 г. № 40. Ознакомившись с данным документом, бухгалтер-кассир делает отметку об этом на оборотной стороне приказа о назначении на работу.

       Бывают ситуации, когда сам трудовой договор с сотрудником уже заключен. А вот договор о полной материальной ответственности работник подписывать отказывается. Если никаких уважительных причин к тому нет, то такой отказ можно рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей. В этом случае работодатель вправе объявить сотруднику дисциплинарное взыскание. А если и это не помогает - то тогда уже уволить, что позволяет сделать пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

       Однако, чтобы застраховать себя от такой проблемной ситуации, можно договор о полной материальной ответственности оформить как отдельное приложение к трудовому договору. Таким образом, если сотрудник откажется подписывать соглашение о материальной ответственности, это автоматически означает его отказ и от заключения трудового договора.

       Если кассир организации заболел или ушел в отпуск, то на его место приказом руководителя временно переводят другого сотрудника. Допустим, бухгалтер-кассир ушел в учебный отпуск, и на этот период его обязанности переходят к секретарю общего отдела. Следует  оформлять временное соглашение о материальной ответственности , пусть даже всего на несколько дней. А перед тем как заключить такой договор, нужно провести ревизию имеющейся наличности. Ведь не исключено, что когда бухгалтер-кассир после сессии выйдет на работу, то обнаружит в кассе недостачу.

       И если дополнительное соглашение с секретарем не было подписано, то у руководства возникнет проблема - с кого взыскать убыток? С самого бухгалтера-кассира взыскать деньги нельзя, так как он по уважительной причине отсутствовал на работе в то время, когда произошла недостача. Также нельзя обвинить и секретаря - ведь договора о полной материальной ответственности нет.

       Если же соглашение о материальной ответственности было подписано, то бухгалтер-кассир стопроцентно себя застрахует от претензий руководства на время своего отсутствия. Да и руководству это выгодно.

       В равной степени такое дополнительное соглашение нужно и замещающему кассира сотруднику. Секретарь также не должен отвечать за материальный ущерб, который был нанесен предприятию еще до того, как ему передали деньги под отчет.

       Возмещать все убытки, как того требует договор о материальной ответственности, сотрудник должен, только когда ущерб причинен недостачей в кассе. Если же убытки - следствие бухгалтерской ошибки, привлечь бухгалтера-кассира к полной материальной ответственности нельзя.

       Так, например, Петухова М.П., бухгалтер-кассир ООО «АРМ», не может быть привлечена к полной материальной ответственности за ошибки, допущенные при расчете оплаты по договорам подряда. Петухова М.П. по договору о полной материальной ответственности  может быть наказана только как кассир — за недостачу вверенных ей денег.

       Также кассир освобождается от какой-либо ответственности, если недостача произошла не по его вине. Нападение грабителей, пожар, стихийные бедствия, в результате которых организация лишилась своих денег, не могут быть вменены в вину работнику.

       В результате того, что кассиром не был пробит чек (не выписан кассовый ордер ), она должна быть подвергнута административному взысканию .

       Протокол по делу об административном правонарушении должен быть составлен по строго определенным правилам. Они установлены в статье 28.2 КоАП РФ. В протоколе обязательно должно быть объяснение руководителя (если собираются оштрафовать организацию) по поводу обнаруженного нарушения. Кроме того, в протоколе ставят отметку о том, что инспектор рассказал фирме про ее права и обязанности. А когда у предприятия есть дополнительные объяснения и замечания, их следует приложить к протоколу. Если хотя бы одно из этих требований не выполнено, то штраф можно оспорить в суде или в вышестоящей инстанции.

       Впоследствии организация может взыскать со своего кассира уплаченный штраф, поскольку с кассирами заключают договоры о полной материальной ответственности. А данный штраф можно считать ущербом, который сотрудник причинил работодателю. При этом сумму, равную среднемесячному заработку, можно удержать из зарплаты сразу (ст. 248 Трудового кодекса РФ). А оставшуюся сумму ущерба кассир добровольно выплачивает фирме или ее взыскивают через суд

 (Постановления Президиума ВАС РФ от 3 августа 2004 г. № 6902/04, от 3 августа 2004 г. № 5960/04 опубликованы в приложении «Официальные документы» к газете «Учет, налоги, право» № 36, 2004. Постановление Президиума ВАС РФ от 13 августа 2004 г. № 5940/04 опубликовано в приложении «Официальные документы» к газете «Учет, налоги, право» № 37, 2004).