Презентация "Порядок определения сроков хранения документом в судах"

Слайд 1

Слайд 2

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»

Слайд 3

6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение 6.1. Сроки хранения документов суда устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем документов.

Слайд 4

6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем документов, предложения об определении сроков хранения таких документов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

Слайд 5

6.3. Сроки хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Например , исчисление срока хранения дел и документов (реестров, книг, журналов), законченных делопроизводством (ведением) в 2022 году, начинается с 1 января 2023 г. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

Слайд 6

6.4 . Срок хранения уголовных дел определяется путём суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления). При этом срок хранения уголовных дел, установленный Перечнем документов, исчисляется: со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определённого приговором, вступившим в законную силу; со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности – со дня окончания срока наказания, определённого приговором, вступившим в законную силу; со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осуждённого для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления – со дня окончания срока наказания, определённого приговором, вступившим в законную силу; со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности – со дня окончания срока наказания, определённого приговором, вступившим в законную силу; со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осуждённой для отбывания наказания – со дня окончания срока наказания, определённого приговором, вступившим в законную силу; со дня истечения отсрочки исполнения приговора осуждённому, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осуждённого, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания – со дня окончания срока наказания, определённого приговором, вступившим в законную силу; с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости; с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

Слайд 7

6.5. В случае пересмотра судебного акта по новым или вновь открывшимся обстоятельствам и отмены судебного акта, вступившего в законную силу, срок хранения судебного дела подлежит пересмотру. Соответствующие изменения вносятся в учётные документы архива суда. 6.6. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией суда, с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) и утверждённые председателем суда до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения. 6.7. Находящиеся в архиве дела, по которым истёк срок хранения, установленный Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники архива суда. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

Слайд 8

6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение 6.8. Отбор архивных дел к уничтожению оформляется актом (приложение № 14 к настоящей Инструкции) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт. 6.9. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

Слайд 9

6.10. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение необходимо изымать подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращённых дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения. На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твёрдую обложку. Приобщённые к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путём их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами. 6.11. Из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

Слайд 10

6.12. При отборе к уничтожению материалов судебного контроля и материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции. 6.13. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила: дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел; в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы. 6.14. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения и по личному составу. После утверждения и согласования ЭПК архивного учреждения (при наличии соответствующего договора) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

Слайд 11

6.15. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа – примечание) или учётно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда. 6.16. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 14 к настоящей Инструкции), сдаются на утилизацию в специализированные организации. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путём сожжения или механической переработки, о чем составляется акт. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

Слайд 12

6.17. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приёмо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включённых в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры. 6.18. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда. 6.19. Электронные архивные дела с истекшими сро ками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для докум ентов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничт ожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о в ыделении к уничтожению документов . 6.20. Запрещается использование отобранных к уни чтожению дел для хозяйственных нужд. 6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение