Презентация "Значение и форма внутренней описи документов дела"

Слайд 1

Значение и форма внутренней описи документов дела Подготовила: Блохина Валентина Александровна студент ФНО ПСА – 43а Научный руководитель: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового труда и права социального обеспечения

Слайд 2

Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой дел. Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов, которая представляет собой учётный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включённых в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить её нумерацией.

Слайд 3

Согласно пункту 4.31 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Слайд 4

Внутренняя опись дела нужна: для учёта документации постоянного и временного хранения (более 10 лет) , если она хранится по причине своей особой ценности личные дела, судебные дела, следственные дела; учёта дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания.

Слайд 5

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Подобный перечень нужен, чтобы дать возможность заинтересованным лицам: при передаче бумаг на архивное хранение, сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Слайд 6

Внутренняя опись документов дела: типовой бланк Документ составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 27 и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Слайд 7

В типовой бланк включены данные: Порядковый номер (номер записи). Индекс (уникальный идентификатор объекта). Заголовок (краткое содержание служебной бумаги). Номера листов (какие листы дела занимает данная документация). Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела – если в папку подшита копия, а не оригинал . При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, но убирать вышеперечисленные графы нельзя. Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки не используют, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.

Слайд 8

К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включили в дело и сколько листов занимает сам перечень. Рекомендуем сразу вложить в дело его внутреннюю опись и заполнять её по ходу вложения бумаг в папку. Итоговую запись можно сделать непосредственно перед подготовкой к сдаче дела в архив. В связи с этим первым пунктом во внутреннюю опись документов личного дела вносится документация, связанная с приёмом и оформлением на работу данного сотрудника, а далее в порядке поступления в отдел кадров — все остальные бумаги.

Слайд 9

В опись дел структурного подразделения включают документы одного года, но если в организации в течение нескольких лет не проводилась работа по подготовке документов и дел к архивному хранению, в опись дел допускается включать документы за несколько лет, в этом случае в начале описи идут заголовки дел за самые ранние годы, в конце – за самый поздний год.

Слайд 10

Большая часть информационных блоков обложки может быть заполнена уже в момент формирования дела. Единственные данные, которые могут быть получено только после того, как дело полностью завершено, это информация о количестве листов в папке. Эти данные в большинстве случаев становятся известны в конце календарного года. Когда указывается название предприятия, можно дать обозначение его ведомственной принадлежности. Индекс дела определяется согласно утверждённой на предприятии номенклатуре дел и используется для облегчения поиска нужного дела. Заголовок дела также выносится на обложку в соответствии с принятой в компании номенклатурой дел.

Слайд 11

Виды внутренних описей документов Правила заполнения внутренней описи различаются в зависимости от её назначения. Компания может, например, передавать документы в суд или налоговую, направлять их на уничтожение, готовить для архивного хранения. В каждом из этих случаев список будет иметь свои особенности. Образец внутренней описи документов личного дела Внутренняя опись в таком случае по сути вкладыш в папку с досье работника. В нём приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняют постоянно на протяжении всего срока работы сотрудника. Для всех включённых в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка, помещён ли в досье оригинал или копия. Перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления. В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении или любой другой документ с указанием причины увольнения, а также соответствующий приказ руководителя.

Слайд 12

ВИД ОСОБЕННОСТИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПОЛЯ Для передачи в суд, налоговую или другую организацию по требованию Заверяется печатью и подписывается руководителем организации, передаётся под роспись. наименование организации; адрес; реквизиты; исходящий номер; заглавие; перечень документов с указанием их конечной даты и номера; общее количество документации. Внутренняя опись документов личного дела Заполняется кадровым специалистом, ответственным за оформление личных дел. Перечень вкладывают в папку с личными делами сотрудников и вносят новые записи при поступлении новой документации. названия официальных бумаг и их номера; количество листов. Для отправки служебных бумаг по почте Используется форма 107. В бланк вносятся сведения о характеристиках и стоимости отправки: посылок, бандеролей, ценных писем. Заверяется подписью почтового работника и календарным штемпелем. сведения о получателе (ФИО или название организации); примерная стоимость отправления; количество отправленных предметов. Для передачи в архив Составляется в 2-х экземплярах, имеет несколько подразделов: оглавление, предисловие; основная часть, сокращения. Подписывается ответственным сотрудником, рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем компании. Обязательные реквизиты титульного листа: название архива; наименование фонда и его номер; наименование описи и ее номер; крайние даты включённых дел. На уничтожение В перечне указывают всю документацию, срок хранения которой завершён. Его подписывает проводивший экспертизу сотрудник и анализирует экспертная комиссия. После утверждения бланк уничтожается вместе с содержимым папки, а факт уничтожения фиксируется соответствующим актом. наименование структурного подразделения (если уничтожаются дела конкретного отдела); общий заголовок для папок одной категории; количество папок; данные с обложек дел.

Слайд 13

Большинство организаций не обязано формировать личные дела сотрудников. Исключение составляют учреждения государственной и муниципальной службы – в них для сотрудников необходимо формировать личные дела (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» Статья 42. Персональные данные гражданского служащего и ведение личного дела гражданского служащего. 1. При обработке персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования: 1) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, настоящего Федерального закона, законодательства Российской Федерации в области персональных данных, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учёта результатов исполнения им должностных обязанностей и обеспечения сохранности имущества государственного органа; 2) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных; 3) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах; 4) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки; 5) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами; 6) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Условия передачи персональных данных гражданского служащего третьей стороне устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации. 2. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных другого гражданского служащего, несёт ответственность в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами. 3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. 4. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела утверждается Президентом Российской Федерации.

Слайд 14

При передаче личного досье на архивное хранение во вкладыше необходимо: перечеркнуть пустые поля буквой Z; сделать запись об общем количестве документации и её страниц; указать Ф.И.О., должность и поставить подпись ответственного кадрового специалиста.

Слайд 15

Нужно учесть, что с 2021 года работодателя, который хранит архивные документы не по правилам, оштрафуют на сумму до 10 000 рублей, а виновное должностное лицо на сумму до 5000 рублей (ст. 13.20 КоАП) в новой редакции. Вместо штрафа контролёр имеет право ограничиться предупреждением. Если нарушение первое или никто из работников не пострадал, сообщите об этом инспектору. Такие обстоятельства позволят заменить штраф предупреждением. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ. Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьёй 13.25 настоящего Кодекса, - влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трёх тысяч рублей; на должностных лиц - от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.