Презентация "Правила формирования дел"
- в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;
- по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и так далее;
- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
- Приказы и распоряжения с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
- Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
- Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
- Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
- Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
- При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Скачать:
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
При формировании дел необходимо соблюдать основные требования: включать в дело по одному экземпляру документа; помещать приложения вместе с основными документами; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления , исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов .
Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 сантиметров. В случае, если корешок дела превышает 4 сантиметров, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1» , «том 2» .
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определённые вопросы.
Владимир Высоцкий. "Песня о друге" из кинофильма "Вертикаль"
Рисуем зимние домики
Без сердца что поймём?
Глупый мальчишка
Компас своими руками