Презентация "Регистрационные номера документов"

Слайд 1

Регистрационные номера документов Подготовила: Блохина Валентина Александровна студент ФНО ПСА – 43а Научный руководитель: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового труда и права социального обеспечения

Слайд 2

Реквизит 11 – регистрационный номер документа.

Слайд 4

Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков , проходящих через организацию, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

Слайд 5

Рисунок Б.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка

Слайд 6

Рисунок Б.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка

Слайд 7

Нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р . При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру – дополнительно присвоенному индексу – легко может сориентироваться, в каком деле или папке его искать: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учёта способа доставки письма в организацию без увеличения регистрационных форм и журналов.

Слайд 8

Регистрация документов строится на основных правилах: Однократность регистрации : Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды – при создании или получении. Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, то есть внутренние подразделения , получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку .

Слайд 9

Своевременность регистрации : Согласно пункту 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 – регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления , создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день . Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Слайд 10

Разделение регистрационных учётов . Для каждого вида документов ведётся своя отдельная регистрация. В отдельных регистрационных формах учитывают: поступающую корреспонденцию (входящие документы); приказы по основной деятельности; протоколы планёрок (оперативок); внутренние служебные записки; протоколы совета директоров; исходящие документы; кадровые приказы; распоряжения. Регистрация документов строится на основных правилах:

Слайд 11

Регистрация ведётся в пределах календарного года . Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов обнуляется: исходящих писем, входящих писем, протоколов, приказов. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации. Регистрация документов строится на основных правилах:

Слайд 12

Полнота отражения информации о документе при регистрации . При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учётные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учёта вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа . Учёт документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота. Регистрация документов строится на основных правилах: