Презентация "Понятие документооборота. Виды документопотоков"

Слайд 1

Понятие документооборота. Виды документопотоков Подготовила: Блохина Валентина Александровна студент ФНО ПСА – 43а Научный руководитель: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового труда и права социального обеспечения

Слайд 2

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов – их путь из одного подразделения в другое или от одного сотрудника к другому. Порядок движения документов определяется управленческим процессом в данной организации.

Слайд 3

Например, руководитель может требовать, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя. Например, в организации есть разделение функций между структурными подразделениями, и большая часть документов пойдёт сразу же в отделы к исполнителям. От принятого в учреждении порядка зависит и движение документа при согласовании и подписании.

Слайд 4

Документооборот рекомендуется нормировать и регулировать . Это можно сделать с помощью специальных технологических схем , разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Слайд 5

Качественные характеристики: виды документопотоков и характеристики состава и содержания их документов; направленность движения документов; маршруты движения, этапы и инстанции прохождения. Количественные характеристики: объем документооборота; удельный вес групп документов в общем документопотоке; плотность документопотока; время полного цикла движения документов или определённого участка пути; скорость движения отдельных документов.

Слайд 6

Технологическая карта прохождения приказа:

Слайд 7

Технологическая карта прохождения приказа:

Слайд 8

Этапы технологической цепочки обработки и движения документов: приём и первичная обработка поступающих в организацию документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; исполнение документов, их составление, согласование, оформление; отправка или направление в дело. Технологическая карта прохождения приказа:

Слайд 9

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: канцелярией, экспедицией, секретариатом, копировально-множительной службой. Документопоток – направленное движение определённого вида документов, выделяемых на основе признаков назначения, порядка и способа обработки, маршрута и этапов движения.

Слайд 10

горизонтальные – связывают структурные подразделения одного уровня управления вертикальные – связывают структурные подразделения различных уровней

Слайд 11

входящий – поступающие в организацию: Письма граждан, Служебная корреспонденция, Директивные документы вышестоящих организаций. внутренний – не выходящие за пределы подготовившей их организации: Отчётные документы, Информационно-справочные документы, Распорядительные документы. исходящий – отправляемые из организации: Инициативные письма, Ответы.

Слайд 12

Документопоток характеризуется основными параметрами: функциональной принадлежностью; содержанием принадлежностью; режимом или цикличностью; направлением; структурой; объёмом. Цели исследования документопотоков организации: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоёмкости обработки документов.

Слайд 13

Содержание документопотока – это состав документов, входящих в него, и состав информации, закреплённой в этих документах. Структура документопотока – это классификация документов по их функционально-целевому назначению. Режим или цикличность документопотока – это изменение во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с сезонным уменьшением управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. Направление документопотока – зависит от технологии обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы; документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ. Объем документопотока – физическое количество документов – подлинников и копий, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период. Величина документооборота нужна для: расчёта эффективности применения средств автоматизации делопроизводства; расчёта необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ.