Презентация "Организация документооборота и делопроизводства в суде"

Слайд 1

Организация документооборота и делопроизводства в суде Подготовила: Блохина Валентина Александровна студент ФНО, группа ПСА – 33а Научный руководитель: Герасенко Елена Владимировна, заместитель декана факультета повышения квалификации и переподготовки судей, государственных гражданских служащих судов общей юрисдикции и Судебного департамента (Факультет повышения квалификации судей и государственных служащих судов общей юрисдикции и Судебного департамента), преподаватель кафедры организации судебной и правоохранительной деятельности

Слайд 2

Судебное делопроизводство является особым видом профессиональной юридической деятельности, призванной обеспечить условия для полного и независимого осуществления правосудия. Имея ведомственный характер, оно обеспечивает судопроизводство и вместе с тем органично входит в общероссийскую систему документирования. Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов (пункт 3.1 Государственного стандарта 7.0.8.—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному делу и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Судебное делопроизводство — это регулируемая правовыми нормами деятельность аппарата федерального суда, направленная на регистрацию, учёт, движение судебных дел и других материалов, справочно-информационный поиск и контроль исполнения документов, подготовку материалов к последующему хранению и использованию в целях документационного обеспечения деятельности суда.

Слайд 4

Судебное делопроизводство осуществляется по следующим направлениям: «Классические (традиционные)» «Новейшие» приём и выдача документов; удостоверение копий судебных документов; производство вручения документов, уведомлений и вызовов; контроль уплаты пошлин и сборов; осуществление организационно-правовых подготовительных действий в связи с назначением дел к слушанию; помощь судьям в привлечении присяжных заседателей к осуществлению правосудия; обеспечение ведения протоколов судебных заседаний; ведение учёта движения дел и сроков их прохождения в суде; обеспечение обращения к исполнению судебных решений; осуществление хранения дел и документов; участие в обобщении судебной практики; ведение судебной статистики; ведение информационно-справочной работы по законодательству Российской Федерации; осуществление приёма граждан. обеспечение открытости и гласности правосудия посредством наполнения официальных сайтов судов в сети Интернет; ведение аудио- и видео-протоколирования, обеспечение видеоконференцсвязи; организация СМС-информирования участников судопроизводства; обеспечение функционирования приёмных судов — самостоятельное консультирование работниками аппаратов судов граждан по вопросам информационно-справочного характера; организация участков сканирования судебных документов, перевод документов с бумажных на электронные носители для реализации целей текущего судопроизводства; создание электронных архивов судебных дел (материалов) и документов общего делопроизводства; деятельность по обмену данными между судами, органами и учреждениями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в рамках единого информационного пространства, формируемого в Государственной автоматизированной системе «Правосудие»; организация электронного взаимодействия с иными органами государственной власти; обеспечение модернизированного способа отправки служебной корреспонденции с помощью системы штрих-кодирования и организация электронного документооборота с ФГУП «Почта России». статья 39 Федерального конституционного закона от 07.02.2011 № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции» Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.12.2012 № 238 «Об утверждении положения об аппарате суда общей юрисдикции» Федеральный закон от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов» статья 204 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации от 08.03.2015 № 21-ФЗ

Слайд 5

В современных условиях традиционные направления судебного делопроизводства получили новое наполнение с учётом развития документационного обеспечения. Пример: коренные преобразования произошли в организации ведения судебной статистики на основе применения единой Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» с усовершенствованием содержания форм шаблонов и учётно-статистических карточек. Рациональная организация судебного делопроизводства является важным условием эффективной деятельности судов, поскольку обеспечивает быстрый поиск необходимой информации и высокий уровень исполнительской дисциплины. Судебное делопроизводство подразделяется на виды в зависимости от направлений профессиональной деятельности работников аппаратов судов, с учетом их предназначения для обеспечения правосудия.

Слайд 6

Виды судебного делопроизводства в зависимости от направлений деятельности работников аппарата суда: Организационное обеспечение судопроизводства по всем категориям рассматриваемых дел (материалов) пополнение учётных данных по находящимся в производстве с момента принятия документов и осуществления в ГАС «Правосудие». Сопровождение документирования при обеспечение ведения протоколов судебного заседания (в т. ч. обжаловании участниками судопроизводства судебных актов аудио- и видео-протоколирование), внесение и оперативное в определённом процессуальным законодательством порядке. Обеспечение делопроизводства в апелляционной и кассационной инстанции компетентных судов: приём из судов первой инстанции обеспечение регистрации, учёта и размещения на сайте жалоб, протестов, да в сети Интернет внепроцессуальных обращений. Обеспечение делопроизводства в президиуме верховных судов республик, краевых, областных судов , судов городов федерального значения базу данных ГАС «Правосудие», судов автономных округов: формирование установленных нарядов, требовании дел, занесение информации в автоматизированную направление дел в суды, из которых они были истребованы. Организация общего делопроизводства в суде как система управления , включая формирование номенклатуры дел суда; хранение заявлений и жалоб на работу суда. Организация и ведение архивного делопроизводства , а также осуществление хранения дел и иных материалов: документов, судебных дел и иных материалов. Организация и ведение информационно-справочной работы по законодательству , контролю изменений, обобщению данных судебной практики, обеспечение. Ведение работы по информационно-правовому обеспечению деятельности суда : организация библиотеки суда; обеспечение применения изданий; подбор и приобретение печатных изданий, организация подписки на периодические издания. Организация и ведение работы по информационному обеспечению судебного делопроизводства, внедрение и применение информационных и телекоммуникационных технологий и систем (техническое сопровождение аудио-видео-про- видеоконференцсвязи), ведение, пополнение, обеспечение электронных баз данных ГАС «Правосудие». Обеспечение режима секретности при рассмотрении дел (материалов) и ведение секретного делопроизводства. Ведение первичного статистического учёта и формирование форм отчётности , подготовка аналитических справок и материалов по запросам вышестоящих судов и Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Осуществление приёма граждан по вопросам справочно-консультативного характера в соответствии с имеющимися полномочиями. Обеспечение приёма/отправки судебных и несудебных (служебных) документов. Организация взаимодействия с общественностью и средствами массовой информации.

Слайд 7

Судебное делопроизводство в зависимости от содержания информации подразделяется на секретное делопроизводство, несекретное делопроизводство и архивное делопроизводство. В зависимости от звена судебной системы выделяется: делопроизводство в районных судах; делопроизводство в верховном суде республики, краевом и областном суде, суде города федерального значения, суде автономной области и автономного округа; делопроизводство в гарнизонном, окружном (флотском) военном суде; делопроизводство Верховном Суде Российской Федерации. С учетом процессуальной функции, осуществляемой судом, выделяют: делопроизводство в суде первой инстанции; делопроизводство в суде апелляционной и кассационной инстанции; делопроизводство в судебных коллегиях; делопроизводство в президиуме суда.

Слайд 8

Организация и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации устанавливается Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде . Правила организации делопроизводства в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов определяются Инструкцией по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов . Основные и единые правила несекретного делопроизводства в окружных (флотских) и гарнизонных военных судах, порядок организации хранения, комплектования, учёта и использования архивов определены Инструкцией по делопроизводству в военных судах .

Слайд 9

Инструкции устанавливают порядок учёта и ведения документооборота суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов структурных подразделений суда, порядок хранения судебных дел, документации и передачи в архив. Положения указанных Инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства (специальные программные средства Государственной автоматизированной системы «Правосудие», обеспечивающие ведение автоматизированного судебного делопроизводства.

Слайд 10

Государственная автоматизированная система «Правосудие», одной из подсистем которой является «Делопроизводство и статистика. Судимость» , позволяет существенно упростить систему регистрации, архивирования и поиска судебных документов. Ее введение предоставляет возможность избежать ведения в судах многочисленных картотек и журналов. Правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учёта, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы регламентируется Инструкцией «О порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования» .

Слайд 11

Основным учётным документом в судебном делопроизводстве является номенклатура нарядов. Номенклатура нарядов суда — систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в суде, с указанием сроков их хранения. Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Судебного департамента от 9 июня 2011 г. № 112 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» . В некоторых случаях к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК». Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, установленный в номенклатуре, решается экспертно-проверочной комиссией.

Слайд 12

Номенклатура нарядов необходима для организации информационно-поисковой системы. Она облегчает отбор документов на постоянное хранение. Номенклатура нарядов разрабатывается на основе состава и содержания документации, которая образуется в деятельности судов при их документировании. При составлении номенклатуры нарядов суда документы располагаются в строгой последовательности по степени их важности. В номенклатуру дел не включается категория документов с грифом «Для служебного использования» . Работа с этими документами определяется специальными инструкциями и другими нормативными документами. Номенклатура нарядов утверждается председателем суда ежегодно с одновременным согласованием с руководителем архивной службой субъекта Российской Федерации. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и дополнения, которые также подлежат согласованию.

Слайд 13

Организация документооборота в суде Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения обращения к исполнению решений по ним, отправки или сдачи в наряд. Документооборот суда включает: организационно-распорядительные документы; судебные дела (материалы) и формируемые в них документы, в том числе и временно поступающие в вышестоящие судебные инстанции компетентных судов; наряды и журналы общего делопроизводства, перечень которых устанавливается в соответствии с номенклатурой дел судов; электронные образы документов и данные учётно-регистрационных автоматизированных программ (идентичные (сканированные) электронные копии, деперсонифицированные и сокращённые текстовые варианты судебных и несудебных документов, тексты СМС-извещений в адрес участников судопроизводства и отчёты об их доставке, программные продукты Государственной автоматизированной системы «Правосудие» в судах общей юрисдикции).

Слайд 14

Одной из отличительных особенностей современного документооборота является активное участие в документообороте судов информационных технологий. Программный комплекс ГАС «Правосудие» позволяет существенно упростить систему регистрации, архивирования и поиска судебных документов. Ее применение позволяет автоматизировать ведение судебного делопроизводства, обеспечить оперативный поиск любых судебных документов, внесённых когда-либо в данную систему, предоставляет возможность совершенствовать традиционный порядок ведения в судах многочисленных картотек и журналов. Ряд нормативных документов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации регулируют отношения по формированию документооборота судов с участием программного комплекса ГАС «Правосудие». Правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учёта, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы регламентируется Инструкцией «О порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования» , а также Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения.

Слайд 15

Действия работников аппарата суда по обеспечению документооборота суда: первичная проверка документа (проверка целостности, комплектности, распределение) предварительное рассмотрение документа на предмет определения компетентного должностного лица регистрация данных о документе в учётной базе и оперативное обновление сведений оперативное хранение, формирование и текущая обработка индивидуальных делопроизводств (судебных и несудебных) исполнение документов (отправка по назначению, передача в архив, текущее (временное) хранение в ответственных структурных подразделениях) Различают три основных потока документооборота суда: документы, поступающие от граждан и других организаций (входящие) ; документы, отправляемые гражданам и в другие организации (исходящие) ; документы, создаваемые в управленческом процессе (внутренние) .

Слайд 16

К управленческим документам относятся приказы, распоряжения, а также иные служебные документы, призванные обеспечивать служебную деятельность суда (личные дела судей, государственных гражданских служащих и технических специалистов, штатное расписание, положения, правила, протоколы, планы, отчёты, служебные и объяснительные записки). Председатель суда или лицо, временно исполняющее его обязанности, организует работу суда, устанавливает правила внутреннего распорядка, осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, утверждает должностные инструкции работников аппарата суда, схемы прохождения документов в суде, осуществляет иные полномочия по организации работы судов (статья 6.2. Закона Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации») .

Слайд 17

Непосредственно обеспечивает организацию делопроизводства в суде начальник отдела делопроизводства, который назначается и освобождается от должности председателем соответствующего суда. Обязанности, права и ответственность работников отдела делопроизводства определяются их должностными регламентами, утверждёнными председателем суда. Документооборот суда отражается в соответствующих журналах, формы которых размещены в приложениях к Инструкциям по судебному делопроизводству, а также иных нормативных документах, регулирующих специальные вопросы обеспечения судопроизводства. Пример : ведение журнала учёта внепроцессуальных обращений предусмотрено приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 11 декабря 2013 г. № 241 «Об утверждении порядка размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о внепроцессуальных обращениях». В судах общей юрисдикции ведение журналов и нарядов разрешено как на бумажном, так и на электронном носителе. В случае ведения журналов на электронном носителе в конце рабочего дня делается распечатка в форме реестров по поступившим на рассмотрение материалам, осуществляется нумерация и подшивается в журнал. Процессуальное законодательство Российской Федерации и ведомственные нормативные акты устанавливают сроки обработки (изготовления, прохождения) документов в суде.

Слайд 18

№ п/п Нормативное основание — пункт Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде Содержание требования Срок 1 пункт 2.7 Передача поступившей в суд корреспонденции после её регистрации по назначению Не позднее следующего после регистрации рабочего дня 2 пункт 3.5 О внесении информации о движении дела (о принятии дела к производству, об отказе в принятии заявления, о возвращении заявления, об оставлении без движения) в базу данных ПИ «Судебное делопроизводство» В течение 5 дней после передачи судье искового заявления для рассмотрения 3 пункт 4.1.1 О передаче внепроцессуального обращения после его регистрации председателю суда для решения вопроса о его размещении на официальном сайте суда в сети Интернет Не позднее следующего после регистрации рабочего дня 4 пункт 4.5 О передаче зарегистрированных обращений, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством, председателю суда (лицу, уполномоченному председателем суда) для определения исполнителя и срока рассмотрения В день регистрации 5 пункт 5.5 Об уведомлении сторон о назначении даты и времени предварительного слушания (часть 2 статьи 234 УПК РФ) Не менее чем за 3 суток до объявленной даты 6 пункт 5.9 Об уведомлении сторон о месте, дате и времени судебного заседания в случае вынесения судьёй постановления о назначении судебного заседания без предварительного слушания (часть 4 статьи 231 УПК РФ) Не менее чем за 5 суток до его начала 7 пункт 7.2 О направлении копии приговора, определения, постановления после рассмотрения уголовного дела, по которому подсудимый освобождён из-под стражи в связи с оправданием или прекращением дела Немедленно 8 пункт 7.6 О высылке копий решения суда лицам, участвующим в деле, но не присутствующим в судебном заседании Не позднее 5 дней со дня принятия решения в окончательной форме 9 пункт 7.6.1 О направлении вынесенного судьёй постановления по делу об административном правонарушении должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении В течение 3 дней со дня вынесения указанного постановления 10 пункт 7.12 Об изготовлении протокола судебного заседания, а также протокола отдельного процессуального действия по гражданским делам Протокол — в течение 3 суток со дня окончания судебного заседания. Сроки организации документооборота районного суда

Слайд 19

Сроки организации документооборота в верховном суде республики, краевом и областном судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов № п/п Нормативное основание — пункт Инструкции по судебному делопроизводству в областном и ином приравнённом суде Содержание требования Срок 1 пункт 8.4 О расчёте времени для получения приглашений кандидатам в присяжные заседатели для их явки в суд Не менее чем за 7 суток до даты явки 2 пункты 11.1.1 , 11.3.1 О передаче дела с апелляционной жалобой, представлением для рассмотрения председателю судебного состава Не позднее следующего рабочего дня после регистрации в учётной базе данных 3 пункт 11.1.2 О направлении в районный суд апелляционной жалобы, представления, поступивших непосредственно в суд апелляционной инстанции Не позднее следующего рабочего дня после получения 4 пункт 11.3.3 Об извещении сторон о месте, дате и времени судебного заседания уполномоченным работником аппарата, обеспечивающим деятельность апелляционной инстанции (часть 2 статьи 389.11 УПК РФ) Не менее чем за 7 суток до его начала 5 пункт 11.3.7 О занесении сведений в автоматизированную базу судебного делопроизводства о результатах рассмотрения апелляционной жалобы, представления, возвращении дела в районный суд Не позднее следующего рабочего дня 6 пункт 11-1.5 О направлении извещений в адрес заинтересованных лиц о принятии заявления о присуждении компенсации за нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на исполнение судебного постановления в разумный срок С расчётом ознакомления заинтересованных лиц о назначении дела не позднее, чем за 10 дней до назначенной даты 7 пункт 12.16 О направлении апелляционных приговора, определения, постановления суда по уголовному делу для исполнения в суд, постановивший приговор В течение 7 суток со дня их вынесения 8 пункт 12.19 О контроле исполнения частных определений, вынесенных судом при выявлении случаев нарушения законности ответственным работником аппарата Доклад судье не реже одного раза в месяц о поступлении или не поступлении сообщений о принятии мер 9 пункт 14.7 О направлении заявителю с сопроводительным письмом копии определения об отказе в передаче кассационных жалобы, представления для рассмотрении в судебном заседании суда кассационной инстанции с приложениями В течение 3 суток после издания соответствующего судебного акта 10 пункт 14.9 Об извещении лиц, интересы которых затрагиваются кассационной жалобой или представлением о времени и месте рассмотрения уголовного дела по кассационной жалобе Не менее 14 суток до дня судебного заседания

Слайд 20

В целях удостоверения подлинности копий судебных актов, исполнительных листов (дубликатов исполнительных листов), соответствия копий документов их подлинникам, а также в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, в документообороте суда применяются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Порядок применения Гербовых печатей в суде на документах внутреннего характера (кадровых, финансовых, доверенностях) устанавливается председателем суда в организационно-распорядительном порядке.

Слайд 21

Список используемой литературы: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 г. № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде». Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 г. № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов». Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования». Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.06.2011 г. № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения». Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.10.2014 г. № 219 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах». Организация работы аппаратов судов общей юрисдикции (районные (городские) и гарнизонные военные суды) по обеспечению судебной деятельности: Научно-практическое пособие. М.: РАП, 2009. С. 263.