Эргономика труда секретаря

Управление образования администрации города Пензы

Тринадцатая городская научно-практическая конференция школьников

ЭРГОНОМИКА ТРУДА СЕКРЕТАРЯ

(на примере приемной директора МОУ СОШ)

Выполнил: Гришин Дмитрий Сергеевич

Ученик 11 «А» класса группы В-57

Научный руководитель: Грачева Оксана Владимировна, мастер п/о первой квалификационной категории МОУ МУК                                          

г.Пенза

2008 г.

Содержание

Введение

Актуальность темы исследования. Сегодня обустройство рабочего места — это популярное, престижное и модное искусство. Рабочее пространство чаще всего располагается в офисе. Конечно, в деловых учреждениях мы не всегда можем выбрать размер и цвет стола, место его расположения и форму стула. Но интерьер стола возможно и необходимо создать с учетом законов организации бизнес-пространства и в соответствии с собственными вкусами и пристрастиями.

Общеизвестно, что состояние нашего здоровья также напрямую зависит от грамотного обустройства рабочего места. Если человек в течение рабочего дня не успевает выполнить все намеченное, это не всегда означает, что он плохой работник: причиной тому может стать неудобное рабочее место, которое вызывает у него быстрое утомление, а также вынуждает тратить время и энергию на лишние действия.

Основанием для начала исследования послужили некоторые фотографии рабочих мест секретарей, выложенные в сети Интернет: темные, маленькие, заваленные бумагами комнатки.  На занятиях в МОУ МУК г.Пензы по курсу дополнительного образования «Информационные технологии в делопроизводстве» авторы изучили правила организации рабочего места секретаря директора, технические средства используемые в его работе. Увиденное на  снимках полностью противоречило этим требованиям. Поэтому возникло стремление выяснить, а как же обстоит дело с организацией рабочего места секретаря директора в отдельно взятых школах  Октябрьского района г.Пензы. Соответствуют ли они современным представлениям об эргономичной организации рабочего пространства.

Цель исследования: собрать информацию и раскрыть сущность понятия «Эргономика труда секретаря», дать его аналитическую характеристику, в практической части работы проанализировать полученные знания и сравнить их с реальным положением дел в школах Октябрьского района.

Объектом исследования стала эргономика рабочего места секретаря.

Предметом исследования являются условия работы секретаря директора школы

Задачи:

• Приобрести умения и навыки исследовательской работы с печатными источниками, а так же правильной организации запросов при использовании поиска по сети Интернет.
• Сформировать знания об эргономике, т.е. правильной организации компьютерного рабочего места (обоснованность его пространственных параметров, с учетом эргономических законов и норм, применяемых к труду секретаря).
• Сформировать умения и навыки анализа и сравнения полученной информации в графическом исполнении.

В качестве гипотезы было выдвинуто предположение о том, что продуктивность труда секретаря напрямую зависит от знания и использования эргономичных принципов построения рабочего пространства.

Для решения поставленных задач и  проверки  гипотезы использовалась совокупность следующих методов исследования: поиск, изучение и анализ электронных и печатных источников, сравнение полученной информации с реальной организацией труда секретаря.

Исследовательской базой данного исследования стали библиотеки города Пензы и всемирной сети Интернет, а также приемные секретарей директоров школ № 64, 31, 67, 68.

Организация исследования включает три этапа:

1. поисково-теоретический – анализ ситуации, изучение и анализ литературы, определение объекта исследования, предмета исследования, определение цели, постановка задач, подбор методов исследования;
2. опытно-экспериментальный – сбор и обработка фактического материала;
3. обобщающий – анализ, систематизация и обобщение результатов исследования.

Научная новизна и практическая значимость исследования заключаются в том, что полученные сведения могут быть использованы на занятиях в МОУ МУК г.Пензы по курсу дополнительного образования «Информационные технологии в делопроизводстве», а также могут быть полезны тем, кто работает по данной специальности или организует свой бизнес. С полной уверенностью можно утверждать, что в образовательных учреждениях, на базе которых проводилось исследование, ранее не выяснялось соответствие организации рабочего места секретаря директора требованиям эргономики труда.

Структура работы определяется логикой исследования и поставленными задачами и включает в себя: введение, две главы, заключение, список использованных источников информации, приложения.

1. Технология грамотной организации рабочего места секретаря

1.1. Понятие эргономики труда секретаря директора

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от школы у ее посетителей.

Приемная любой организации, в том числе и школы — это центр работы школы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом директора сразу представит школу в невыгодном свете перед посетителями.

Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Думаю, ни у кого не возникнет вопроса, почему так важно заботиться об удобстве приемной секретаря. Начнем с того, что это удобство приемной, да и всей офисной обстановки оказывает решающее влияние на работоспособность любого коллектива.

Проблемы со зрением, головные боли, нарушения опорно-двигательной системы, болезни сосудов и многое другое - нет ни одной системы организма, которая не страдала бы от неудобной мебели или неправильного ее расположения.

А между тем, чтобы не чувствовать себя каждый день усталыми и беззащитными перед наступающими недомоганиями, достаточно лишь знать главные принципы организации эргономичного рабочего места.

Эргономика (от греч. ergon - работа и nomos - закон) - это наука, комплексно изучающая деятельность человека, орудия и средства его деятельности, окружающую среду в процессе их взаимодействия^[1].

Главная цель эргономики, в основу которой легли многие дисциплины, - обеспечение эффективности, безопасности и комфортности рабочего процесса. То есть создание таких условий работы, которые способствуют снижению утомляемости человека и сохранению его здоровья^[2].

Эргономика – модное слово. В российских ВУЗах есть целые кафедры, изучающие, как сделать условия работы рабочего или служащего комфортными. Одним из важнейших составляющих эргономики труда секретаря является микроклимат офиса.

Организация рабочего места секретаря включает в себя следующие критерии:

• Эргономичная  мебель
• Вентиляция,  правильное освещение и цвета.
• Организация  рабочего пространства.

1.2. Требования, предъявляемые к офисной мебели

Не секрет, что работоспособность человека зависит от многих факторов: здоровье, настроение, удобство расположения предметов, интенсивность шумового фона, личностные характеристики, но немаловажное значение для успеха современных компаний имеет и офисная мебель, поскольку именно этот фактор порой является определяющим для многих других. Посудите сами, долго ли сможет работать человек даже с высоким уровнем трудоспособности, если ему приходится ютиться на неудобном стуле за маленьким столом, размещая папки на небольшой приставке? Поэтому преимущественное большинство компаний сегодня старается оборудовать свой офис качественной и комфортной офисной мебелью.

При этом главными принципами, которыми следует руководствоваться компаниям, это насколько функциональной будет офисная мебель именно для данной конкретной компании, и насколько будущая офисная мебель впишется в общий стиль компании и будет отвечать ее имиджу. К счастью, мебельные компании сегодня могут спроектировать и произвести мебель по индивидуальному заказу.

        А теперь поговорим более конкретно о самых главных предметах мебели: столе, кресле и шкафах.

        Выбор стола, как основного предмета обстановки, также ответственная задача. С каждым днем увеличивается количество операций, которые приходится выполнять секретарю на рабочем месте. Помимо привычной работы с компьютером и оформления бумажных документов большинство секретарей  много общаются как по телефону, так и с посетителями. Естественно, требуется просторная рабочая поверхность. Это главное условие, так как если вам едва хватает места для размещения монитора, то ни о какой эргономике не может быть и речи.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

Первое, на что мы обращаем внимание, — это форма стола. Долгое время криволинейные угловые столы (Г-образные модели) считались примером истинно эргономичного подхода к форме. Действительно, они очень удобны при работе с обычным громоздким монитором, который можно отодвинуть в угол на безопасное для глаз расстояние (оно должно составлять не менее 50 см). Однако, как показала последняя Кельнская мебельная выставка, где свои новинки презентовали крупнейшие производители и самые известные дизайнеры мира, криволинейность форм перестала быть догмой. Учеными было просчитано, что при работе за плоским монитором человеку совершенно не нужны дополнительные изгибы столешницы. Для этого достаточно правильного «прямоугольного» стола. Они-то и возвращаются в офисную моду.

Высота эргономичного стола, какой бы формы он ни был, колеблется в пределах 68—80 см. При прямой посадке стол должен доходить примерно до пояса человека, который за ним сидит. Этого вполне достаточно для поддержания правильной осанки и предотвращения травм позвоночника. Следует обратить внимание на то, чтобы столы по возможности были регулируемы по высоте. Это упростит подбор остальных частей рабочего места, таких как кресло, монитор, подставка для ног. Для маленькой хрупкой женщины не придется покупать подставку для ног, если стол можно настроить достаточно низко по высоте. А высокий парень не будет упираться коленками в слишком низкий стол, если его можно поднять на необходимую высоту. Таким образом, мебель с большим диапазоном настройки является более универсальной, ее можно будет использовать дольше, и сотрудники будут чувствовать себя более комфортно, эта инвестиция окупится.

Плоскость стола мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

Ведущими психологами мира доказано, что многое в служебных успехах зависит от расположения рабочего стола.

Идеальное расположение — спина «защищена» стеной или перегородкой, то есть,  никто не может «незамечено» подойти с тыла; дверь «контролируется» взглядом, а окно заметно боковым взором.

Если ваше место недалеко от двери, то обязательно поставьте стол так, чтобы сидеть к двери боком. Избегайте положения спиной к входу — подсознательно вы будете ожидать внезапной «атаки».

        Офисное кресло нужно секретарю для того, чтобы было удобно находиться на своем рабочем месте и не уставать, проводя там целый день. Выбирая подходящие кресла, следует учитывать некоторые правила. Рассмотрим некоторые из них:

• кресло должно поддерживать спину человека таким образом, чтобы позвоночник и бедра образовывали прямой угол;
• высота кресла должна легко регулироваться, не вставая с кресла;
• сидение должно иметь небольшую выемку, для того, чтобы давление на тело распределялось равномерно;
• для того чтобы кресло сильно не давило на бедра, оно должно иметь сидение, несколько наклоненное вниз;
• положение спинки кресла так же должно регулироваться, для того чтобы человек смог найти наиболее удобное для себя положение;
• для того чтобы спина не уставала, она должна постоянно опираться на спинку кресла;
• к примеру, при продолжительной работе за компьютером очень важно иметь кресло с регулируемыми по высоте подлокотниками: они обеспечивают правильное положение предплечий относительно клавиатуры.

        Стеллажи, шкафы и тумбы в науке эргономике проходят не как предметы интерьера, а как так называемая система хранения. То есть все очень серьезно и с научным подходом. На современных мобильных тумбах, например, устанавливаются колесики, облегчающие процесс перемещения. Содержимое тумб может быть самым разнообразным — особенно удобны выдвижные и файловые ящики.

Полки шкафов должны быть регулируемые по высоте, обеспечивая возможность размещать в них книги и папки разного формата. В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, либо кадровая документация, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

1.  1.3. Роль вентиляции в правильной организации рабочего места секретаря

Системы вентиляции в любой организации являются очень важными, ведь для правильной организации рабочего места, по кодексу охраны труда, воздух должен быть качественным^[3].

Хотя даже и сейчас многие руководители не совсем понимают – а зачем им делать вентиляцию помещений? Открыл окно и – вот он свежий воздух! Ведь раньше работали успешно при открытых окнах многие ученые, служащие, учащиеся и ничего!

Вентиляция приемной необходима потому, что:

• Она создает и поддерживает комфортные условия для секретаря и посетителей. Например, количество простудных заболеваний значительно снизится – уменьшается количество больничных дней;
• Она не пропускает уличный шум и пыль (воздух поступает от вентиляции) при постоянно закрытых окнах;

1.4. Влияние освещения на работоспособность секретаря  

Тот факт, что свет и цвета сильно влияют на наше настроение и самочувствие, мы отчетливо ощущаем в серые, дождливые, ноябрьские дни. Мы чувствуем себя уже с самого утра не в духе, нам не хватает энергии, чтобы пойти на работу в хорошем настроении и продуктивно работать весь день. Мы радуемся, как дети, когда снова выглядывает солнце и небо снова становится голубым.

Как бороться с плохим настроением, обусловленным недостатком солнечной энергии, тепла и света? Как оборудовать приемную так, чтобы работать там было хорошо и приятно в любую погоду, и не зависимо от времени года?

Свет оказывает большое влияние на работу мозга и на состояние человека с психологической точки зрения, это доказано учеными^[4]. Свет, который приносит наибольшую пользу человеку и который является наиболее естественным, - это дневной свет. Естественные изменения яркости солнечного света в течение дня и с изменением времен года положительно влияет на работоспособность и самочувствие человека. Солнечный свет гораздо более полезен для здоровья, чем электрический, поэтому его нужно использовать.

Рабочий стол следует располагать таким образом, чтобы естественный свет из окна падал на монитор преимущественно слева. Искусственное освещение должно быть комбинированного типа (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов). Освещение не должно давать бликов на поверхности экрана монитора.

Качественное освещение — это значительная составная часть комфортного состояния и удовлетворенности работника, результатом которого будет продуктивность его работы.

1.5. Цветовое решение рабочего пространства

В обустройстве офисов можно использовать любые цвета. Но лучше стены и потолок делать спокойных неярких цветов. Для достижения наилучшего результата с точки зрения эргономики, в обустройстве офиса следует придерживаться некоторых правил:

• Теплые тона делают помещение зрительно меньше. Холодные цвета зрительно увеличивают помещение.
• Потолок лучше делать светлее, чем стены, стены светлее, чем пол, это выглядит более естественным, поскольку в природе земля тоже темнее деревьев, а деревья темнее неба. Исключение: если хотите, чтобы очень высокие потолки казались ниже, выбирайте для потолка более темные тона, чем для стен и пола.

1. 1.6. Организация  рабочего пространства

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, — обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий секретаря.

Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

• желательно оснастить рабочее место секретаря специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию;
• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую руку свободной для работы;

• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения секретаря должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.
• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
• большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на компьютере, чтения.

В состав рабочего места секретаря должна входить зона для посетителей. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, иметь возможность снять верхнюю одежду и чем-то себя занять (свежие газеты и журналы).

В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализуют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

1.7. Техническое оснащение рабочего места секретаря

Эффективность работы секретаря во многом зависит от уровня
технического оснащения и эффективной автоматизации его рабочего места. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК^[5].

Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями^[6]:

• ввода, подготовки и редактирования документов;
• ввода и обработки сведений о документах (регистрации);
• обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;
• осуществления контроля исполнения документов;
• хранения и поиска документов (создания баз данных);
• приема и пересылки документов;
• систематизации документов, формирования папок (дел);
• подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.

Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются^[7]:

1. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;
2. Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow», разработанная фирмой «Оптима»;
3. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»;
4. А так же существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word и др.) При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран монитора и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками, многократно распечатывать текст на принтере и т.д. Программы включают проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое. Составление документа в текстовом редакторе можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word 97, Word 2000, 2003, 2007. В базовый комплект современной офисной техники входят^[8]:

1. Системный блок;
2. Монитор;
3. «Мышь»;
4. Клавиатура;  
5. Принтер-Сканер-Ксерокс;
6. Факс;
7. Телефон;
8. Переговорное устройство;

У системного блока для работы в приемной директора с приложениями типа Microsoft Office (Word, Excel, Access и др.), как правило, не должен быть самый быстрый процессор и винчестер максимальной емкости. Объем оперативной памяти и мощности графической и звуковой плат так же может быть далек от совершенства. Однако, вероятнее всего, понадобятся устройства для подключения к локальной сети и Интернету. Кроме того, персональный компьютер секретаря должен иметь корпус удобной конструкции, позволяющий легко и быстро открывать и обслуживать компьютер, не прерывая надолго производственный процесс. Желательно, чтобы компьютер для секретаря допускал возможность дальнейшей модернизации, дабы не пришлось слишком часто менять рабочее оборудование.

Монитор в работе секретаря играет очень важную роль. Поэтому желательно иметь жидкокристаллический монитор, так как он более компактен, у него отсутствует высокое напряжение и сопутствующие этому неионизирующие электромагнитные и ионизирующие рентгеновские излучения, нет вредного статического электричества, нет положительной ионизации воздуха, что является самым настоящим бичом при работе с мониторами на основе ЭЛТ (электронно-лучевой трубки), в воздух не выделяется озон — вещество первого класса опасности. То есть налицо большие достоинства по обеспечению безопасного труда. Однако у ЖК – мониторов недостаточная цветопередача, достигающая обычно 8 бит на составляющую цвета. Поэтому при необходимости создания цветонасыщенных изображений следует иметь в виду, что у мониторов на ЭЛТ этот показатель значительно лучше. Но в работе секретаря чаще всего приходится набирать текст, а не ретушировать фотографии.

Мышь – устройство ввода координат, управляющих положением отслеживающего элемента на экране дисплея. Мышь должна соответствовать размеру руки. Многие современные мыши оснащены колесиком, и это удобно в работе. Держать такую мышь следует за края большим пальцем и мизинцем, чтобы указательный лежал на левой кнопке, средний на колесике, а безымянный на правой кнопке. При этом запястье должно лежать на столе постоянно, а катать мышь по столу надо только движением пальцев, поскольку амплитуда движения такой мыши больше. При этом рука устает значительно меньше, и меньше вероятность развития тоннельного синдрома.

Использование ковриков и подставок с валиками имеет смысл только тогда, когда под правой рукой стоит стол несколько (на высоту валика) выше рабочего, а коврик лежит на рабочем столе и представляет собой продолжение приставного. В противном случае предплечье зависает в воздухе, двигается, устает и т.д. К тому же и на локоть нагрузка больше.

Клавиатура в работе секретаря имеет первостепенное значение. Поэтому к эргономике клавиатуры предъявляются следующие требования:

• Клавиатура должна иметь возможность наклона -  угол между рабочей поверхностью стола и рабочей поверхностью клавиатуры должен регулироваться от 10 до 30. Клавиатура с нерегулируемым наклоном в указанном диапазоне также считается приемлемой.  
• Форма и поверхность клавиш должны обеспечивать точное расположение пальцев пользователя; не иметь острых краев, мешающих нажатию клавиш; иметь вогнутое (чашеобразное) углубление для пальцев пользователя.
• Маркировка клавиш должна быть четкой и легкой для понимания. Размеры цифр и букв на них не должны быть менее 3 мм.
• Функциональные клавиши следует маркировать стандартными символами. Рекомендуется, чтобы функциональные клавиши отличались от остальных цветом, формой, положением или расстоянием между ними.
• Для стандартных клавиш рекомендуется нейтральный цвет, например бежевый или серый, а не белый, который дает повышенное отражение света.
• Наилучшие условия работы пользователя с клавиатурой обеспечиваются когда его кисти и предплечья занимают положение, близкое к горизонтальному.

Принтер (от англ. printer — печатник) — устройство печати информации на твердый носитель, обычно на бумагу. Процесс печати называется выводом на печать, а результат — распечаткой. На данный момент существуют три вида принтеров: матричный, струйный и лазерный. Матричный принтер издает много шума при работе, скорость и качество печати очень низкие. Струйный цветной принтер тоже издает некоторый шум в работе, скорость печати на среднем уровне. В работе секретаря для распечатки деловых бумаг чаще всего применяется лазерный принтер. Данный принтер печатает около 20 листов в минуту, печать только черно-белая и практически соответствует типографской.

Ска́нер (англ. scanner) — устройство, которое создаёт цифровое изображение сканируемого объекта. Полученное изображение может быть сохранено как графический файл, или, если оригинал содержал текст, распознано посредством программы распознавания текста и сохранено как текстовый файл.

В работе секретаря более всего подходит планшетный сканер, так как он обеспечивает максимальное удобство в работе.

        Факсимильная связь используется очень часто для соблюдения требований оперативности. Если вы не в состоянии выслать контракт, письмо, докладную записку или график немедленно, то вышестоящее руководство может отнестись к этому очень неодобрительно. Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат — это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.

        Многие факсы на современном этапе обеспечивают множество дополнительных функций, таких как: вывод документа на обычную бумагу, режим коррекции ошибок, отложенная передача (позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже), память на несколько десятков страниц (если закончилась бумага) и т.д.

        Переговорное устройство, которое многие называют по-разному: то селектором, то интеркомом, то пультом диспетчерской связи нужно для того, чтобы организовать внутреннюю связь в организации, без выхода на внешние телефонные линии. В данных системах есть множество функций (зависит от модели устройства), перечислим некоторые из них:

• Приоритет директора: директор может подключаться к разговорам секретаря, а секретарь к разговорам директора не может.
• Внутренняя связь: директор может вызывать секретаря одним нажатием кнопки, секретарь может звонить директору.
• Режим селектора: директор может передавать указания по громкой трансляции.
• Выборочность: можно задать список абонентов, и звонки от них будут автоматически проходить прямо к директору без секретаря.
• Эффективность работы секретаря: система берет на себя многие рутинные задачи (дозвон до занятых абонентов, поиск информации об абоненте, напоминание о важных делах, и т.д.).

• Замена секретаря. При отсутствии секретаря система может работать как автоответчик или как переадресатор на мобильный телефон директора.

2. Исследование соответствия организации рабочего места секретаря муниципальных общеобразовательных учреждений требованиям эргономики

2.1.Выбор объектов для проведения исследования

        Выбор объектов для проведения исследования осуществлялся по двум признакам: территориальное расположение общеобразовательного учреждения и срок его эксплуатации. Первый признак обусловлен местом расположения школы и наличием учащихся занимающихся по программе «Информационные технологии в делопроизводстве» на базе Арбековского филиала МОУ МУК. Второй признак дает возможность судить о типовом проекте, по которому была построена школа. Таким образом, были отобраны школы расположенные в районах прилегающих к Проспекту Победы и Проспекту Строителей и построенные по разным типовым проектам: более ранним и более поздним.

        В результате анализа всех школ по названным признакам были выбраны следующие общеобразовательные учреждения: СОШ № 31, 64, 67, 68. Среди названных общеобразовательных учреждений построены по более современному типовому проекту СОШ № 64, 67, 68.  

2.2. Разработка программы исследования

Для проведения исследования была разработана программа (Приложение 1), направленная на выявление различных фактов несоответствий в эргономике труда секретаря. Программа включает в себя критерии объективных условий труда в соответствии с основами эргономики рабочего места секретаря.

По своей форме программа исследования была составлена в виде структурированной анкеты, состоящей из достаточно обширного перечня вопросов, охватывающих все основные требования по организации рабочего места секретаря. По каждому пункту анкеты возможно было выставить одну из трех возможных оценок: 0 баллов, 1 балл, 2 балла. При этом 0 баллов может быть выставлено в случае, если данное требование к организации рабочего места секретаря не выполнено. 1 балл может быть выставлен в случае, если данное требование к организации рабочего места секретаря выполнено частично. Если данное требование к организации рабочего места секретаря выполнено в полном объеме, может быть выставлено 2 балла.

В целом анкета включает в себя шесть разделов: мебель, вентиляция, освещение, цветовое решение рабочего пространства, организация рабочего пространства, техника для секретаря.

2.3. Проведение исследования

        Исследование проводилось в соответствии с программой в четырех названных общеобразовательных учреждениях в течение ноября 2008 года. Авторы в присутствии секретаря директора МОУ СОШ оценивали организацию их рабочего места, выставляли  баллы. В процессе работы проводилось интервьюирование секретарей (Приложение 2, 3, 4, 5).

2.4.Обобщение результатов исследования

        Результаты проведенного исследования представлены в таблицах 1, 2, 3, 4.

Таблица 1. Результаты исследования эргономики труда секретаря.

Таблица 2. Результаты исследования эргономики труда секретаря по разделам программы

Таблица 3. Соответствие эргономики труда секретаря нормативам (в процентах)

Таблица 4. Соответствие эргономики труда секретаря нормативам по школам в целом

        Из данных Таблицы 4  видно, что в большей степени эргономике организации рабочего места секретаря соответствует приемная директора МОУ СОШ № 31 – 64,6%. На втором месте приемная директора МОУ СОШ № 64 – 59,7%. На третьем месте приемная директора МОУ СОШ № 68 – 53,6%. На четвертом месте приемная директора МОУ СОШ № 67 – 52,4%.

Заключение

Данное исследование продемонстрировало принципиальную возможность выделения обобщенных показателей, характеризующих особенности субъективных представлений о эргономике труда секретаря и его работе на компьютере. Как показали результаты нашего исследования, наиболее существенными в этом плане оказываются характеристики, связанные, прежде всего со спецификой мотивационно-целевой направленности деятельности, причинами и способами борьбы с утомлением, типом реагирования на возникающие в процессе работы сбои и затруднения.

Оснащенность офисной мебелью в приемных директоров школ оставляет желать лучшего (она несовременная и достаточно давно используется). Из 18 возможных баллов наибольшее количество выявлено в СОШ № 31. Кстати, после проведенного исследования в СОШ № 31 поменяли практически всю мебель в приемной директора.

По блокам соответствующих показателей выявлены похожие результаты, которые говорят о том, что эргономика приемной осталась на уровне советских времен, с небольшими исключениями. Что в принципе не есть плохо.

Несмотря на поисковый характер проведенного нами исследования, его результаты позволяют сделать некоторые общие рекомендации по оптимизации условий работы и форм репрезентации компьютеризованных задач, которые могли бы облегчить деятельность секретаря.

Прежде всего, с точки зрения формирования адекватной мотивационно-целевой направленности деятельности, следует стремиться к более полному осознанию секретарем того, что сама приемная и персональный компьютер есть не только средство, но и объект его деятельности. Иными словами, секретарь с самого начала должен отчетливо понимать, что как приемная, так и компьютер могут быть изменены и настроены в соответствии с его потребностями и кругом решаемых задач.

Думая о дальнейших перспективах исследований в данном направлении, можно пойти по пути конкретизации требований к программному обеспечению. Для этого необходимо более полное и разностороннее изучение специализированных программ и их субъективной оценки секретарями с учетом профессиональных и индивидуально-психологических различий, механизмов и способов преодоления негативных последствий массовой компьютеризации труда.

Список использованных источников

1. Акимова Г.П., Богданов А.С. и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах» / Под редакцией Арлазарова В.Л. и Емельянова Н.Е.: Эдиториал УРСС, 1999.
2. Аксюта А.А. Обзор ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматизации делопроизводства и документооборота// Делопроизводство и документооборот предприятии 2004 г., №7.
3. Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г.
4. Воловик Е. Внимание: ваши руки в опасности / Е. Воловик // Монитор-Аспект. – 2004. – № 1.
5. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2004. № 1.
6. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. – СПб.: ДЕАН, 2003. – 29 с. – (Здравоохранение России).
7. Гигиенические требования к эксплуатации оргтехники, компьютеров, изделий производственно-бытового назначения и электробытовой техники / [В.А. Быков]. – Н.Новгород: Биота-плюс, 2002. – 28 с.: ил.
8. Годун А.Б., Годун Т.Ю. Технология компьютерного делопроизводства. Информационный подход. - Владивосток: ДВТИ, 2005.
9. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
10. Киселев Л.Н. Как организовать современный офис. - М., 2002 г.
11. Кляуззе В.П. Безопасность и компьютер: Нормы и рекомендации по безопасной эксплуатации вычислительной техники / В.П. Кляуззе. – Минск: Изд-ль Кляуззе В.П., 2002. – 75 с.
12. Красножон Д.П. Выбор монитора с точки зрения безопасности для здоровья / Д.П. Красножон // Компьютерная хроника. – 2000. – № 3. – С.87-90.
13. Литвак И.И. Элементы эргономической безопасности работы с компьютером : учеб. пособие / И.И. Литвак, В.И. Кузьмин, Л.Н. Кечнев. – М.: МГИЭМ, 2006.–52с.
14. Островский М.А., Федорович И.Б. Механизмы повреждающего действия света на фоторецепторы сетчатки глаза. - Физиология человека, 1982, т. 8.
15. Персональный компьютер - гигиеническая характеристика физических факторов на рабочем месте пользователя и оценка их возможного влияния на здоровье / Ю.Г. Григорьев [и др.] // Электромагнитные поля и здоровье человека. – М., 2002. – Гл.4. – С.65-80. – Библиогр.: 16 назв.
16. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. М.: Герда, 2007.
17. Шомов Е.М. Льготы и требования к рабочему месту при работе на компьютере / Е.М.Шомов // Гл. мед. сестра. – 2005. – № 4. – С.49-50.
18. www.delo-press.ru
19. www.opb.ru
20. www.sekretar-info.ru
21. www.sekretary.net

Приложение 1

ПРОГРАММА

проведения исследования соответствия организации рабочего места секретаря

Цель исследования: выявление соответствия эргономики труда секретаря требованиям нормативов.

Место проведения исследования: МОУ СОШ №_______________________________________________________

В исследовании принимал участие: секретарь_________________________________________________________

Время проведения исследования:____________________________________________________________________

Анкета проведения исследования

Подпись секретаря МОУ СОШ №_____________________________________________________

Приложение 2

ИНТЕРВЬЮ

с секретарем директора МОУ СОШ № 31 г.Пензы

Барабанщиковой Галиной Дмитриевной

Вопрос 1: Устраивает ли Вас организация вашего рабочего места?

Ответ: По большому счету организация моего рабочего места меня устраивает. Есть все необходимое оборудование, мебель, компьютер, которое находится всегда под рукой.

Вопрос 2: Что бы Вы хотели изменить или усовершенствовать?

Ответ: Наша школа существует уже очень много лет. Конечно, за это время многое может устареть и износиться. Поэтому я бы хотела сделать приемную секретаря директора более современной именно за счет ремонта и замены мебели.

Дата 10.11.2008 г.

Подпись секретаря                                                                 Г.Д.Барабанщикова

Приложение 3

ИНТЕРВЬЮ

с секретарем директора МОУ СОШ № 64 г.Пензы

Зубковой Мариной Львовной

Вопрос 1: Устраивает ли Вас организация вашего рабочего места?

Ответ: Да, меня устраивает организация моего рабочего места. Приемная была оформлена с некоторым учетом требований эргономики.

Вопрос 2: Что бы Вы хотели изменить или усовершенствовать?

Ответ: Я бы хотела иметь специализированное программное обеспечение для ведения делопроизводства. И чтобы туда входил блок по кадровым вопросам.

Дата 14.11.2008 г.

Подпись секретаря                                                                 М.Л.Зубкова

Приложение 4

ИНТЕРВЬЮ

с секретарем директора МОУ СОШ № 67 г.Пензы

Воронковой        Еленой Николаевной

Вопрос 1: Устраивает ли Вас организация вашего рабочего места?

Ответ: В принципе устраивает. Но устаю от постоянной ходьбы по большому кабинету. 

Вопрос 2: Что бы Вы хотели изменить или усовершенствовать?

Ответ:  Хотелось бы грамотно оформить зону для посетителей и сделать замки на шкафах.

Дата 20.11.2008 г.

Подпись секретаря                                                                 Е.Н.Воронкова

Приложение 5

ИНТЕРВЬЮ

с секретарем директора МОУ СОШ № 68 г.Пензы

Стульниковой Надеждой Владимировной

Вопрос 1: Устраивает ли Вас организация вашего рабочего места?

Ответ: Да, в основном устраивает. Недавно был сделан ремонт, установлено новое оборудование. Помещение приемной сразу стало большим и светлым. В скором времени установят шкафы для документов и другую офисную мебель.

Вопрос 2: Что бы Вы хотели изменить или усовершенствовать?

Ответ: Хотелось бы конечно украсить приемную с помощью каких-то деталей интерьера, картин, цветов. А так же мне просто необходимо установить хорошее регулируемое офисное кресло.

Дата 26.11.2008 г.

Подпись секретаря                                                                 Н.В.Стульникова