Презентация по теме: "Должностные обязанности секретаря – делопроизводителя"

Слайд 1

Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ «Сахалинский промышленно-экономический техникум» Презентация по МДК 01.05. Компьютерная обработка документов Тема: Должностные обязанности секретаря – делопроизводителя Подготовила: ст-ка II курса, гр. ОД-1601 Исаченкова Е.Р Проверила: преподаватель Стёпина Е.Н Южно-Сахалинск 2018г.

Слайд 2

Довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Слайд 3

Структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; Совершать и принимать звонки; Вести переговоры с клиентами; Заниматься входящей и исходящей корреспонденцией; Контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками; Отправлять документацию на хранение в архив.

Слайд 5

Аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения; Способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени; Способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;

Слайд 6

Хорошая память для запоминания большого объёма информации; Высокое чувство ответственности; Доброжелательность; Коммуникабельность; Грамотная чёткая речь; Спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов; Спокойное восприятие критики в свою сторону.

Слайд 7

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Слайд 8

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.

Слайд 9

Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием. Ответственность за весь документооборот на предприятии. Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

Слайд 10

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер. Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Слайд 11

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Слайд 12

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Слайд 13

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи: Требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя; Запрашивать нужную для работы информацию; получать доступ ко всем информационным базам предприятия; Знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя; Содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Слайд 14

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Слайд 15

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.