Электронный документооборот

V общеколледжная студенческую научно-практическая конференция

«СТАРТ В НАУКУ»

Тема «Электронный документооборот».

Организация: Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Республики Саха (Якутия) «Южно-Якутский технологический колледж» г.Нерюнгри

Автор: Фалькина Екатерина гр. ЭСС-14(9)

Руководитель: Саенко Вера Олеговна, преподаватель.

Оглавление

1. Аннотация                                                                3 стр.

2. Введение                                                                        5 стр.

3. Понятие электронной формы                                                 6 стр.

4.  Вывод                                                                         14 стр.

5. Список литературы:                                                         15 стр.

Аннотация

Цель работы: Разработать и внедрить в систему электронного документооборота в виде шаблона электронного  заявления абитуриента для поступления в ГАПОУ «ЮЯТК» на базе пакета MS Officce.

Для разработки электронного документа использовалось приложение MS WORD 2013. В результате работы получили один и элементов автоматизированного документооборота. Позволит оптимизировать существующие рабочие процессы; создать единое пространство для хранения и обработки всей существующей документации; внедрить типовые формы документов; упростить обработку информации всеми сотрудниками.

Введение

В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения  информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер, и обрабатываться по заданному алгоритму.

Понятие электронной формы

Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации. В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет  вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками и флажки.

После  создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить  защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

В мире имеется огромное множество продуктов для работы с электронными формами, но у нас в стране электронные формы используются крайне неохотно.

Причиной тому могут быть несколько вариантов:

 1. ориентация на невысокую компьютерную грамотность

2. укоренившееся в сознании главенство бумажного документа.

Но вот одно из таких потенциальных препятствий, мне хотелось бы обсудить – этим препятствием, является то, что, в основном, работа с электронными формами реализуется специальными средствами, с которыми большинство пользователей компьютеров не сталкивались вовсе или что-то слышали, но слабо представляют что это и зачем нужно. Не многие работе сталкивались с такими продуктами как Microsoft InfoPath или Adobe Acrobat (хотя слышали о них многие), а скольким приходилось хотя бы слышать, например, об IBM Workplace Forms? Собственно, перечисленные продукты у нас в России, почему-то, воспринимаются как некий аналог редактора экранных форм в какой-нибудь популярной среде разработки – т.е. считаются, инструментом разработчика, а не пользователя.

Поэтому, узнав, что инструменты для работы с электронными формами в начиная с Word 2007 был серьезно переработан, я выбрал время, чтобы познакомиться с ним поподробнее. И результат, должен признать, меня ничуть не разочаровал! А приведенный ниже пример, надеюсь, кому-то сможет помочь начать использовать новые возможности.

Однако, прежде чем приступать к практической части, давайте кратко обсудим, какие потенциальные возможности предоставляет использование электронных форм. Я бы выделил следующие плюсы:

• Структуризация и, как следствие, упрощение ввода и контроля вводимых пользователем данных. Например, если в качестве электронной формы Вы используете шаблон заявления, то можно явно в тексте выделить поля (а также указать их тип, и, если позволяет среда для заполнения форм, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе) для ввода имени и реквизитов заявителя, дат документа, его номера (который может заполняться автоматически), и других обязательных реквизитов. Если среда при этом позволяет, то можно прямо "на лету", проверять корректность заполнения полей. Соответственно, будет меньше ошибок ввода и меньше ручной работы по проверке.
• Возможность автоматической обработки данных форм. От элементарного: "достать данные из полей и положить их в один Excel-файл, а там что надо, пусть то и делают", до полноценной автоматической обработки форм в полностью автоматических процессах. Для обычного неструктурированного документа сама задача "достать данные" может превратиться в крайне нетривиальную задачу анализа форматирования, взаимного расположения частей, а иной раз и содержимого текста.

В Word можно создать следующие виды форм:

– формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используйте панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например "Да" и "Нет". Это обычный документ, который не требует защиты при работе;

– электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используйте панель инструментов Формы, а для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению ее вида;

– настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению ее вида.

Разработка электронной формы

Представим следующую задачу: при поступлении в ГАПОУ РС(Я) «Южно-Якутский технологический колледж» всем абитуриентам предлагают заполнить бланк ЗАЯВЛЕНИЯ вручную. Он имеет следующий вид:

В нашем колледже не высокий уровень автоматизации, но хотелось бы  все основные документы почти полностью ходили только в электронном виде (печатались документы только на последних этапах, и только те, где нужна живая подпись).

Для упрощения заполнения наиболее частых документов необходимо разработать полуготовые шаблоны, в которых вместо специально выделенных подстановочных строк нужно вписать свои.

Мною была разработана  электронная форма заявления, которая позволит в интерактивном режиме работы личные данные, выбирать название специальности, давать ответы на поставленные в анкете вопросы путем заполнения полей или выбором соответствующих переключателей.

Форма шаблона несложная, но всегда найдется тот, который что-то напутает, напишет лишнего или просто случайно сотрет. А так как абитуриентов достаточно много, то получается довольно большой процент ошибок. Которые кому-то придется исправлять.

В результате получили форму:

Разобьем все работу на 3 этапа:

1-й этап - создание постоянной части формы в виде текста и таблиц

Создаем новый документ

В строчке [Фамилия] вставим поле ввода. Найти эти поля можно на закладке "Разработчик", в группе "Элементы управления" мы вставим поле ввода.  

– нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,

– вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

– щёлкаем правой левой мыши по полю и на панели инструментов выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,

– в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст).

Аналогичным образом заполняем поле [Имя], [Отчество] и все поля, которым необходимы данные параметры.

В строке [Документ, удостоверяющий личность] вставляем поле со списком. В окне Свойства элемента управления содержимым, указываем название «Документ» , в поле Свойства раскрывающегося  списка нажимаем кнопку Добавить, вводим «паспорт» – нажимаем кнопку Добавить, вводим «водительское удостоверение» нажимаем кнопку Добавить, перечисляем ещё ряд документов.

Вставляем текстовое поле Дата рождения Поле Выбор даты.

Теперь при активации данного поля мы увидим календарь

Аналогично поступаем с полями, в которые необходимо вносить даты.

В строке [Серия] вставляем поле:

Выделяем полученное поле и нажимаем кнопу Инструменты из предыдущих версий, в открывшемся меню выбираем кнопку Поле.

Двойным щелчком вызываем окно Параметры текстового поля. В поле Тип выбираем пункт Число, в поле Максимальная длина – 4.

Аналогично заполняем строки [Номер], [Телефон] и строки с подобными параметрами

2-й этап – защита и сохранение шаблона документа

Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

• во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

• в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_Форма и закрываем шаблон Форма. Обращаем внимание на то, что значок шаблона  отличен от значка документа.

3-й этап – заполнение формы

Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

Снимаем защиту с Документа. При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении перемещение между полями защищенной формы производится с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab, щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp. При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение. 

Сохраняем заполненную форму.

Внесение изменений в форму

Для внесения изменений с формы надо снять защиту.

Внесите нужные изменения (отредактируйте текст формы, удалите, добавте поля формы и т.д.).

Установите защиту.

Сохраните шаблон формы.

Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст (при этом введенные данные могут быть любой длины - текст автоматически будет переформатирован под вводимые значения).

ВЫВОД:

Мы посмотрели только на одну составляющую электронных форм (или, точнее, на один из плюсов, выделенных нами), и совсем ничего не рассмотрели по части упрощения автоматической обработки текстов.

Те, кому приходилось работать с подобными механизмами в Word ранее, наверняка заметят, что ничего принципиального нового я не рассказываю - внедрять в документы элементы управления ActiveX или вставить custom поля можно было и раньше.

Я с этим соглашусь, но замечу, что есть несколько "но", которые, по-моему, очень серьезно меняют расклад, а именно:

В отличие от старых ActiveX элементов, новые представляют собой части разметки, а потому у них нет проблем с их позиционированием внутри текста, чем очень страдали последние. Были, конечно, еще и встроенные элементы, но те, увы, обладали очень ограниченной функциональностью (т.е. обойтись без ActiveX было практически не реально).

Второй аспект связан с более общими изменениями в Microsoft Office, а имено переходом на основанный на xml язык разметки и стандартные deflate-файлы в качестве контейнеров. Что это дает? В первую очередь, возможность извлечения и обработки данных форм без использования клиентского API самого Office или встраивания специальных макросов в документ.

Список литературы:

1. Абросимова, М.А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: Учебное пособие / М.А. Абросимова. - М.: КноРус, 2013. - 248 c.

2. Исаев, Г.Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2013. - 464 c.

3. Максимов, Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум, 2013. - 512 c.

4. Синаторов, С.В. Информационные технологии.: Учебное пособие / С.В. Синаторов. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 336 c.

5. Федотова, Е.Л. Информационные технологии и системы: Учебное пособие / Е.Л. Федотова. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 352 c.