Портрет идеального секретаря

Слайд 1

Слайд 2

Женщина может быть одета в платье-костюм, а не в пиджак и юбку. Для женского костюма нет «свирепых» ограничений по цвету, костюм может быть и коричневым, и других цветов, единственное требование – цвет не должен быть ярким, кричащим. И костюм, и платье-костюм могут быть дополнены блузкой, если блузки нет, фасон костюма – обязательно с высокой застежкой. Блузка к женскому костюму рекомендуется светлая, по цвету гармонирующая с костюмом. Допустима для блузки ткань в полоску (тогда костюм должен быть из гладкокрашеной ткани), горошек, клетку..

Слайд 3

Личные качества секретаря Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой. Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководством, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно составить и оформить документ , организовать прием посетителей, оповестить участников совещаний. Организованность . Данное качество включает умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Слайд 4

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности предприятия, быть в курсе происходящих событий. Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний сверху. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации. Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию — необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Слайд 5

Секретарь должен: - приходить на работу раньше своего шефа и уходить позже; - вести себя ровно и приветливо со всеми сотрудниками фирмы и посетителями; - все помнить (или хотя бы записывать); - составлять служебные и другие документы в соответствии со стандартами, без ошибок и быстро - знать, с кем надо соединять шефа по телефону, а с кем - не надо, при этом никого не обижая.; - составлять для шефа планы-графики рабочего дня и ненавязчиво заставлять его соблюдать их; - замечать любой непорядок в приемной и в кабинете шефа и быстро и незаметно ликвидировать его; - знать все явные и тайные дела шефа не хуже него самого и при этом держать язык за зубами.

Слайд 6

Секретарь-референт - правая рука руководителя. Ему доверяется подготовка проектов решений, текстов выступлений руководителя, редактирование отчетов и другой документации. Он отслеживает, как сотрудники выполняют распоряжения директора компании, оценивает качество их работы. Секретарь-референт так же, как и ассистент руководителя, присутствует на совещаниях и встречах с партнерами. Его задача — вести протоколы деловых переговоров, при необходимости выполнять функции переводчика.

Слайд 7

Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязан ориентироваться в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка. Но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.

Слайд 8

Офис-менеджер - универсал, объединяющий в себе достоинства хорошего секретаря и администратора. В обязанности офис-менеджера входит координация работы отделов офиса, курьеров, обеспечение сотрудников канцтоварами, закупка расходных материалов для офисной техники, прием звонков, факсов, электронной и другой почты. Секретарь на ресепшн занимается приемом и распределением входящих звонков, встречает и провожает посетителей, чтобы они не заблудились в офисных лабиринтах.

Слайд 9

Секретарь находится в постоянном общении: в непосредственном диалоге (с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном (телефон, факс, электронная почта). Самое главное и трудное в речевом этикете – это умение слушать других людей. Нельзя перебивать собеседника, следует дослушать его до конца, особенно если он чем-то раздражен. «Дайте партнеру возможность выговориться» – это один из методов, помогающих погасить конфликт или не допустить его. Умение слушать – важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. Зачастую люди не умеют слушать другого и, даже сосредоточившись на предмете, многое упускают. Происходит это оттого, что человек очень быстро переключается на собственные мысли.

Слайд 10

Секретарь - профессия будущего Статус секретаря, помощника руководителя подразумевает самый широкий спектр функциональных обязанностей, которые накладывают высокие требования не только на личные и деловые качества, но и на его знания в области информационных технологий, делопроизводства, а также на организационные навыки, распределение времени, процесс ведения телефонных переговоров, работу со сложной оргтехникой.

Слайд 11

Спасибо за внимание!