Моя профессия – секретарь-референт

Муниципальное общеобразовательное учреждение  

средняя общеобразовательная школа

с углубленным изучением отдельных предметов № 6

Творческий проект

Моя профессия –

секретарь-референт

                                                                   Автор: ученик 11 класса

                            Халифаев Вадим

                                                           Руководитель: учитель технологии

                                                                высшей квалификационной категории

                                                           Мостакова Наталья Владимировна

г. Ставрополь, 2007

2

Оглавление        

3

                                     «Давайте людям почувствовать

их значимость делайте это искренне»

ДЕЙЛ КАРНЕГИ

ВВЕДЕНИЕ

Цель проекта:

1. Информировать своих сверстников о современной, престижной, интересной профессии секретаря-референта, которую можно получить в нашей школе.
2. Доказать, что эта профессия может стать важной ступенькой в карьерной лестнице не только для девушек,

   но и для юношей.

Задачи:

1. Создать презентацию моего творческого проекта для размещения на сайте школы.
2. В качестве изделия оформить и представить  различные виды документов.

История и традиции:

3. Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretaries» и первоначально обозначало доверенное лицо.
4. В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора

4

Секретарь-референт – одна из серьезных и сложных профессий сегодня. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда сделали эту профессию престижной и привлекательной. Спрос на хороших секретарей держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Международный Профессиональный Клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение: «Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решение в пределах своей компетенции и при необходимости берущий решение на себя».

Успешность деятельности фирмы, ее престиж и имидж во многом зависит от секретаря. Сегодня всем стало понятно, что хорошим секретарем может стать далеко не каждый.

     Этике деловых отношений уделяется в последнее время все большее внимание. При этом необходимо подчеркнуть, что понятие «профессиональная роль» включает в себя не только способности к выполнению должностных обязанностей, но и навыки взаимоотношений с внешним окружением (коллегами, руководством, подчиненными, клиентами, партнерами и т.д.) в процессе реализации зафиксированных для конкретной должности профессиональных задач или функций. Соблюдение этики деловых отношений является одним из главных критериев оценки профессионализма, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

5

ГЛАВА 1. РАБОЧИЕ ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ

1. Этикет секретаря

В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от  знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее руководителя  организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.

Нужно ли посетителю стучаться в кабинет руководителя? Это вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю, либо сам дает разрешение войти в кабинет.

При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято. Предполагается, что хозяин кабинета не занимается ничем, что бы могло скомпрометировать его.

Главное правило деловой этики – создать удобство партнеру.

Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную.

Своего руководителя и руководителей высшего ранга секретарь приветствует стоя, если видит их в этот день впервые. Секретарю не следует первому подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука не должна быть при этом вялой и безжизненной.

Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме вышестоящего начальства. Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.

Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, то следует поинтересоваться, что они предпочитают. Подавая заказанное гостям, необходимо улыбнуться им.

6

2. Средства создания привлекательного имиджа

Для создания имиджа секретарю важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса. Производит, например, хорошее впечатление, когда секретарь-референт имеет сою собственную визитную карточку. Это подчеркивает его значимость в фирме. Предпочтительнее обращение к нему по имени-отчеству.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть красивой и удобной. Одежда играет огромную роль в жизни любого человека. На одежду мы тратим много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего, потому, что только хорошо одетый человек чувствует себя уверенно и комфортно.

Работая над формированием своего имиджа целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быт такая установка. Мужчины ценят в женщинах женственность, женщины в мужчинах – мужественность.

В деловой одежде секретаря предпочтение стоит отдавать костюмам. Костюм дает много возможностей для комбинирования. Он предполагает замену рубашек, галстуков, жилетов.

     1.3.   Техника общения по телефону

Снимайте трубку не позже телефонного звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, назовите свое учреждение, отдел и вашу должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за

7

пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.

1. Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.
2. Добейтесь того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка, улыбнитесь самому себе, ваш голос должен звучать дружелюбно.
3. Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.
4. Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»

Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка..

Обязательно надо записать:

1. Дату и время звонка.
2. Фамилию, имя, отчество и должность звонившего.
3. Суть сообщения.
4. По какому номеру перезвонить и когда.

Типичные ошибки при телефонном общении:

1. Неготовность вест диалог.
2. Недружелюбие, сухость в общении.
3. Подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью
4. Нетерпение.

8

5. Желание быстрее закончить разговор и положить трубку.
6. Отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству.
7. Недостаточное участие в проблемах собеседника.
8. Долгие паузы, связанные с поиском документов.

Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления.

1. «Я не знаю…»
2. «Мы не сможем этого сделать»
3. «Вы должны»
4. «Подождите, я скоро вернусь»
5. «Нет»

10 телефонных грехов:

1. Конкретная цель разговора не ясна самому звонящему;
2. неудобное для собеседника время звонка;
3. Долгий поиск номера абонента;
4. звонок без предварительной подготовки необходимых материалов;
5. предварительно не записан план разговора и ключевые слова;
6. собеседнику не сообщается суть разговора;
7. импровизация вместо того, чтобы действовать по плану;
8. длинные монологи, не дающие возможности собеседнику высказаться;

9

9. не ведется запись основных результатов делового разговора;
10. неконкретные договоренности.

1.4. Организация совещаний

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют   своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предлагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее, чем за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.

 В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников.

В подготовительный этап также входит и забота о транспортном обеспечении участников. Заканчивается этот этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее.

При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание.

Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. При регистрации участников выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные на них документы. Также могут выдаваться канцелярские принадлежности, что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.

В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагается чай, кофе и т. Д., а также выставка-продажа литературы.

10

1.5. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

1.5.1. Прием сотрудников

Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.

Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников своего предприятия, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

Во время проведения приемов всех видов секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так, как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться      разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять                     к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободиться и сможет их принять.

По окончании беседы и принятия решения руководитель сам записывает или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

11

1.5.2. Прием посетителей их других организаций

Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал. Образец журнала представлен в приложении.

Если  посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь сам вправе решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.  Если после доклада  руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками предприятия.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом, и договориться о времени, на которое прием переносится.

Секретарь должен также назвать посетителю свое имя, фамилию, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

Секретарь не имеет право переносить на людей отношение к ним руководителя – со всеми посетителями нужно быть одинаково радушным.

1.5.3. Прием командированных

Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить

12

командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

ГЛАВА 2. ГРАФИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Основные этические требования, предъявляемы секретарю.

13

2.3. Деловое общение секретаря с коллегами

14

ГЛАВА 3. ОХРАНА ТРУДА

3.1. Организация труда

Продуктивность любого труда во многом зависит от правильной его организации, которая включает в себя организацию рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимым средствами организационной техники, а также технологическую планировку и совершенствование условий труда.

Правильная организация рабочего места экономит физическую нагрузку и умственную энергию, способствует повышению эффективности труда.

Правильная организация рабочего места предполагает:

1. Соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая  поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места.
2. Цветовую композицию рабочего помещения.
3. Правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными  устройствами и канцелярскими принадлежностями.
4. Оснащение техническими средствами.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм способствует росту производительности труда. Подтверждение чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность. Улучшает настроение, снижает утомляемость. Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток воздуха около 30 кубических метров в час. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Благоприятные климатические условия ан рабочем месте могут быть обеспечены путем применения  вентиляционной установки и кондиционеров.

15

Благоприятно влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижают нервное и зрительное переутомление, выполняя декоративную функцию. При выборе растений нужно учитывать размеры помещений, освещенность, влажность и температуру воздуха. Не рекомендуется размещать растения на подоконниках, так как это уменьшает естественную освещенность. В целях сохранения здоровья не следует курить на рабочих местах.

Температура в помещении должна находиться в пределах  

18-20˚С, относительная влажность воздуха – 45 - 55%.

Оптимальные климатические  условия на рабочем месте являются предпосылкой для эффективной работы.

Освещение рабочего места может быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). При ярком дневном свете следует применять жалюзи. Правильная освещенность повышает производительность труда.

3.2. Рабочее место

Рабочее место пользователя компьютера должно быть организовано в соответствии с санитарными правилами и нормами (СанПиН 2.2.2. 542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам   и организации работы»).

Использование мониторов без информации об оптимальных и допустимых визуальных эргономических параметрах не допускается. Средства организационной техники и специальное оборудование должны быть сертифицированы.

16

3.3. Безопасность труда

Работая на компьютере, соблюдайте следующие правила:

1. Расстояние о глаз до экрана монитора должно быть не менее 50 см (оптимально 60-70 см).
2. Уровень глаз должен приходиться на центр или 2/3 высоты экрана.
3. В помещении с электронной техникой должна каждый день проводиться влажная уборка.

При работе на компьютерах следует:

1. Не работать на клавиатуре более 30 минут непрерывно.
2. Периодически менять характер своей работы.
3. Устраивать разминку перед продолжительной работой на клавиатуре и выполнять специальные упражнения для пальцев и глаз.

17

ГЛАВА 4. МОЕ ОТНОШЕНИЕ К ПРОФЕСИИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

4.1. Секреты успеха.

Формула успеха в работе секретаря выглядит следующим    образом:

У = Р + И + М

Успех Работа Игра Молчание

Успех приходит к тому, кто может кропотливо работать (Р), относится к работе как к игре (И), то есть с увлечением и азартом, и умеет быть молчаливым (М), немногословным и умеет хранить секреты.

 «Секрет успеха в том, чтобы научиться любить то, что делаешь».

Секретарь, подобно актеру на сцене, все время на виду. Опытный секретарь с началом рабочего дня «входит в образ». Лучше всего создать в своем воображении  идеального секретаря: красивого, элегантного, уверенного в своих силах. Все должно быть на уровне – легкая походка, приятный голос, приветливая улыбка.

  По мнению руководителей ведущих российских фирм и специалистов по менеджменту, современному секретарю необходимо:

1. Иметь высокий уровень базового образования;
2. знать основы организации труда и управления, делопроизводства и машинописи;
3. уметь работать на компьютере и общаться с оргтехникой;
4. хорошо знать русский и иностранный языки;
5. обладать организаторскими способностями и быть инициативным;
6. быть ответственным и надежным;
7. знать деловой этикет и уметь общаться;
8. быть преданным фирме и уметь хранить конфиденциальную информацию.

18

Для того чтобы состояться в качестве профессионала высочайшей категории, недостаточно обладать только перечисленными знаниями и навыками, следует еще иметь определенный склад характера. Помимо таких личных качеств,  как коммуникабельность (умение устанавливать контакты с разными людьми), аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, любезность, эмоциональная уравновешенность, необходимо еще уметь подчиняться, не теряя при этом собственного достоинства.

Одним из главных условий эффективной работы секретаря является порядок на рабочем месте. Мне, например, нравится «политика чистых столов», принятая во многих офисах стран Западной Европы. На рабочем столе могут находиться только те, документы, с которыми секретарь работает в данный момент.

Важным моментом для секретаря является планирование рабочего дня. Мне нравится планирование методом  приоритетов АБВ, где А – важнейшие дела, Б – важные, В – текущие вопросы. А также полезно для секретаря пользоваться принципом корзины, т.е. время то времени задавать себе следующие вопросы:

1. -  Зачем вообще это делать? (Исключить!)
2. -  Почему именно я? (Поручить!)
3. - Почему именно теперь? (Установить реалистичные        сроки!)
4. -  Почему именно так? (Рационализировать!)

4.2. «Одежда делает мужчину»

Немаловажную роль в работе секретаря-референта играет его облик. Ведь первый человек, которого видят посетители, придя в офис – это секретарь-референт. Прежде всего, нужно одеваться сообразно случаю. Одежда должна быть хорошего качества и в хорошем вкусе. Еще важнее быть опрятным и хорошо ухоженным. Главным является отношение человека к себе, к окружающим, к своей работе. Рассмотрим основные аксессуары, которые должны присутствовать в гардеробе делового человека.

19

Элегантность мужчины всегда выражалась в умении  изящно и нетривиально повязывать галстук. Современная конструкция галстука появляется в конце 60-х годов XX века. Авторство принадлежит английским портным. Как показывает анализ истории мужского гардероба, галстук – самая устойчивая  и наиболее консервативная деталь в мужском туалете. И сегодня специалисты выделяют почти те же группы рисунков для деловых галстуков.

Однотонные галстуки используются в сочетании с рисунчатыми рубашками и костюмами. Наиболее элегантно смотрятся темные галстуки. Репсовые -  в полоску считаются классическими. Их лучше носить с рубашками и костюмами  приглушенных тонов, а контрастные яркие галстуки – с темными костюмами и светлыми рубашками. Предпочтительнее рисунок с черными полосками, а не плавно перетекающими одна в другую. Мелкий горошек элегантен и официален. Причем, чем мельче и светлее горох, а фон темнее, тем, тем авторитетнее смотрится галстук. Это рисунок широко используется с консервативными костюмами для деловых ситуаций.

Выбирая галстук, необходимо имеет четкий ориентир – пиджак., с которым он будет лучше всего смотреться. Наиболее эффективный метод соединить покупку пиджака и галстука.

Следующим идет выбор рубашки. Рубашки в мелкую тонкую клетку идеально смотрятся с галстуками, цвет которых гораздо насыщеннее и темнее тона клетки модные и практичные рубашки с  воротником  - «стойкой» и рубашки Polo вовсе не требуют галстука.

Полезно помнить, что деловые рубашки сейчас простые, спокойные, глубоких тонов, с очень деликатным рисунком. Подбираются в тон костюму. Акцент на консервативность и строгую изысканность позволит без ошибки следовать тенденциям современной деловой моды, которая возвращает к тщательно выстроенной элегантности и тяготеет к изысканной

20

консервативности. Мешковатая, неструктурная одежда уступает место простоте, сдержанности, мужественным, классическим, авангардным формам. Сочетание темно-синего костюма, светлой сорочки и галстука типа «бордо» воспринимается окружающими беспроигрышно, помогая завоевать симпатии аудитории, свидетельствуя об энергии и напоре.

Для делового костюма наиболее приемлемы спокойные, нейтральные, глубокие тона, цвета от светло-серого до угольного, от  бежевого до цвета жареного кофе, все оттенки  синего, оливкового, приглушенного изумрудного, черный, темный бордо.

Мужчинам в офисе следует надевать обувь различных тонов квадратной, зауженной и закрытой формы, с закругленной линией на кожаной подошве. Для вечера  - ботинки с удлиненной линией и цветом темной ночи.

Запах (Parfum) – такой же неотъемлемый элемент мужского костюма, как пиджак, как пиджак, галстук или туфли. Без них образ делового человека неполон, лишен индивидуальности. Ведь выбор запаха лучше всего выражает наше второе «я». Поэтому запах должен гармонично дополнять имидж. С утра  уместнее пользоваться легкими ненавязчивыми запахами. Туалетная вода уместна в любое время. Мужские духи слабой концентрации – в ресторане или на свидании.

Перенасыщение парфюмерией есть признак дурного вкуса.

Если вы предпочитаете старый, добрый классический стиль и считаете себя джентльменом, вам стоит использовать традиционные мужские ароматы с доминирующими цитрусовыми нотами..

Носки лучше выбирать с натуральными компонентами или смесями (шерсть и хлопок, шелк и хлопок и т.д.. Волокна дышат, такие носки хорошо сохраняют размер. Носки должны повторять

21

общий тон брюк и ботинок и сочетаться с ними по цвету. Яркие носки неприемлемы для деловых будней.

Солидное впечатление может произвести  только деловой человек, одетый с иголочки с головы до ног.

Секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует поступившую почту, ведет дневник текущих дел, отвечает за личную переписку руководителя, следит за ходом переговоров, но и является первым помощником руководителя.

Поэтому секретарь должен обладать подтянутой внешностью, безукоризненными манерами, умением четко и связно говорить, держать себя в обществе, вести эффективно телефонный разговор, знать делопроизводство.

Секретарь должен четко представлять себе рабочий график начальника и ориентироваться в приоритетах различных вопросов.

Работа секретаря не только техническая, но и творческая,    ответственная, например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

 ВЫВОД

Самооценка

1. Я мечтаю изучать в университете банковское дело.
2. А профессия секретаря-референта станет первой ступенькой в моей карьере.
3. Я думаю, что знание делопроизводства и культуры делового общения помогут мне в жизни и в будущей профессии.

Стремительное развитие современных бизнес-технологий  предъявляет все более высокие требования к профессиональной компетентности секретарей всех уровней. Молодой, элегантный, доброжелательный профессионал – вот идеальный образ современного секретаря-референта.

Этика секретарского труда

Культура телефонного общения

Формирование внешнего образа

Организация совещаний конференций, прием иностранных делегаций

Культура делового общения

Организация приема посетителей

Деловое общение секретаря с коллегами

Стремление поддерживать ровные, исключительно деловые взаимоотношения

Проявление профессионализма секретаря, основанного на прочных знаниях и навыках работы, подкрепленного соответствующим практическим опытом

Избегание фамильярности и панибратства

Проявление к старшим коллегам знаков внимания

Проявление предупредительности и сдержанности

Взвешивание своих высказываний в процессе общения