Оформление приказов в образовательном учреждении
В любой организации, как бы она ни была мала, среди многочисленного разнообразия видов документов, применяемых в управлении, особое место занимает организационно-распорядительная документация (ОРД).
ОРД является наиболее распространенным, многочисленным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений, документируемых в ОРД и прежде всего в
таких видах документов, как приказ и письмо.
Приказ — правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Различают приказы по основной деятельности (по
организации работы, финансированию, отчетности и т. д.) и приказы по личному составу (регулирующие прием, увольнение работников, продвижение по службе и другие кадровые вопросы).
Документирование управленческой деятельности в конечном счете сводится к фиксации на бумаге или, значительно реже, на других носителях соответствующей информации по установленным правилам и требованиям.
Оформление ОРД в настоящее время осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30_2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2]. Кроме того, некоторые особенности требований в отношении оформления ОРД федеральных органов исполнительной власти
оговариваются «Типовой инструкцией по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти» [7]. Ряд требований к оформлению ОРД определен отдельными законодательными актами Российской Федерации, например, такими, как Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Закон
РФ «О языках народов Российской Федерации», Федеральный конституционный закон РФ «О Государственном гербе Российской Федерации» и др.
1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ГОСТ Р 6.30"2003
1.1. ГОСТ Р 6.30"2003. Область распространения стандарта
ГОСТ Р 6.30_2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие
документы, включенные в ОК 011_93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения информационных элементов документов — реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30_97 и его предшественников ГОСТ 6.38_72 и ГОСТ 6.39_92).
2.2. Состав и схема расположения реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют
следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И ВИДЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Понятие и виды бланков документов
Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, а также на левом поле отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками.
ГОСТ Р 6.30_2003 устанавливает два стандартных формата
бланков документов — А4 (210.297 мм) и А5 (148.210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат А3 (297.420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов — письмам, постановлениям и др.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Согласно ГОСТ Р 6.30_2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее
20 мм— левое;
10 мм— правое;
20 мм— верхнее;
20 мм— нижнее.
Бланки документов проектируют и оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30_2003.
Стандартом и типовой инструкцией [7] установлены следующие виды
бланков документов:
— общий вид бланка;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
Общий бланк может быть с продольным или угловым расположением постоянных реквизитов. Общие виды бланков используют для изготовления любых видов документов, кроме писем. Общие виды бланков согласно учредительным документам организации включают в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем, как и для общих бланков, используются два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — продольное и угловое.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
3. ОСНОВНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ЯЗЫКА ДОКУМЕНТОВ
Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100–150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают
наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
Основными чертами официально-делового стиля считается:
• нейтральный тон изложения;
• лаконичность и краткость текста;
• точность, ясность выражения мысли.
Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов
до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.
Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом.
Требования точности изложения достигаются употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д.
Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ. Кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Специфика делового стиля, кроме сказанного, характерна еще рядом особенностей.
В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не
получили права на широкое употребление.
Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слaбо», «недостаточно». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление таких слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью по следующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например: руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.
Особенностью делового стиля являются также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. Приведем несколько примеров «стандартных конструкций»:
«В подтверждение нашей договоренности…»,
«Напоминаем Вам, что... ... Ваша задолженность по оплате составляет...»,
«Просим извинить нас за задержку с ответом...»,
«Гарантируем возврат кредита в сумме ... в срок до …».
Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
- ПРИКАЗ: ПОНЯТИЕ, РАЗНОВИДНОСТИ, НАЗНАЧЕНИЕ
Приказ — широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководством организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.
Приказ является одним из видов распорядительных документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой наряду с приказом входят такие документы, как постановления, указания, решения, распоряжения. Часть из названных документов создается в условиях единоличного (административного) принятия управленческих решений (постановление, приказ, указание, распоряжение), часть — в результате работы коллегиального (совещательного) органа — коллегии, правления, совета, комиссии (решение, постановление).
Основанием для подготовки распорядительного документа может быть:
• необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;
• необходимость осуществления собственной организационно-исполнительской деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации, учреждения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам,
подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.
Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.
Распорядительные документы с учетом сферы их действия делятся на следующие группы:
• документы, действующие на федеральном уровне, правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
• правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
• распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
Подготовка и оформление распорядительных актов, издаваемых резидентом РФ, осуществляется в соответствии с «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 [7].
Подготовка, оформление и издание правовых распорядительных документов Глав администраций субъектов РФ (президентов республик, губернаторов) осуществляется на основе Регламента работы аппарата соответствующей администрации субъекта РФ.
Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется также в соответствии с указанной выше Типовой инструкцией.
Распорядительные документы — постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011_93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000), оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30_2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ.
В данном пособии при освещении вопросов оформления распорядительной документации акцент главным образом будет сделан на оформлении распорядительных документов рядовой организации, предприятия, фирмы.
Рассматривая в дальнейшем приказ в качестве основного вида распорядительного документа, будем также давать краткую характеристику и приводить необходимые для практических работников сведения по подготовке и оформлению других документов, входящих в систему распорядительной документации (постановления, распоряжения, указания и др.).
Приказы подразделяются на три группы:
• приказы по организационным вопросам;
• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (кадрам) организации.
Издание приказов по организационным вопросам имеет цель:
— создание, ликвидацию или реорганизацию предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
— образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
— утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
— координацию работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
— утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
Целью издания приказов по основной производственной деятельности является:
— обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
— обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
— формирование и осуществление научно-технической политики;
— обеспечение выпуска качественной продукции;
— подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
— решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
Приказы по личному составу (кадрам) организации имеют целью:
— обеспечение отбора и приема на работу персонала;
— создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
— оформление перевода на другую работу;
— оформление командирования работников;
— оформление поощрений работников и наложения взысканий;
— оформление высвобождения (увольнения) работников;
— решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.).