КЛАССНЫЙ ЧАС

На тему

«Праздничные Дни секретаря»

Разработала: Охлопкова Елена Владимировна, преподаватель спецдисциплин БОУ ВО СПО «ВКТиД»

Сегодня мы проводим классный час по теме «Праздничные Дни секретаря».

Очень приятно поделиться с Вами новостями о жизни и деятельности профессиональных секретарей. В этом мне помог ноябрьский журнал «Секретарское дело», вышедший под № 11 в 2008 году.

27 сентября 2008 года в городе на Неве состоялся II Международный конгресс секретарей и административных работников. Участниками мероприятия обсуждались наиболее спорные вопросы, спикеры делились опытом, делегаты - мнениями.

Кратко рассмотрим вопросы, которые поднимались на Конгрессе:

1. Женская карьера – особенная. Вывод: выбирая себе карьеру, надо стать профессионалом своего дела. Выбирайте свой путь и двигайтесь к цели, которую себе определили.
2. Серый кардинал, так называют секретаря-референта в компании. Вывод: от того, как подойдешь к секретарю, зависит, как примет тебя руководитель, или не примет вообще.
3. Система электронного документооборота. Что это такое, зачем они нужны, как они применяются и когда без них можно обойтись.
4. Вопросы документооборота и делопроизводства, их актуальность для каждого из нас.
5. Деловой этикет. Вывод: для того чтобы наладить хорошие, уважительные отношения между руководителем и помощником, никогда ни в каких ситуациях и ни при каких обстоятельствах – ни на «корпоративах», ни просто на чаепитиях – не стоит осуждать своего руководителя.
6. Корпоративная культура. Вывод: Какие-то традиции, которые уже сложились в компании, имеет смысл поддерживать, какие-то новые традиции имеет смысл ввести.

Исходя из рассмотренных вопросов можно сделать выводы по итогам Конгресса:

1. Нормирование параметров и позиций профессии «секретарь».
2. Унификация в управлении производством с помощью электронного документооборота.
3. Индивидуальное переоснащение каждого рабочего места, т.е. техническая персонализация.
4. Оперерирование профессиональными терминами.
5. Деловой этикет и культура  секретарей.

Всего несколько лет назад должность секретаря в фирмах присутствовала, что называется, в единственном экземпляре. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса. Сегодня же в одиночку справляться с таким ворохом обязанностей в крупных компаниях просто невозможно. Поэтому различные секретарские функции были выделены в отдельные вспомогательные позиции: секретарь на ресепшн, офис-менеджер, секретарь-референт, помощник руководителя и пр.

Долгое время позиция секретаря считалась карьерным тупиком. В самом деле, куда расти, если должность напрямую замыкается на руководителя? Сейчас мнения на этот счет разделились. Некоторые специалисты уверены, что сегодняшняя карьера секретаря — это путь от девушки на ресепшн до помощника руководителя или секретаря-референта. Другая точка зрения состоит в отрицании внутренней иерархии между разновидностями секретарской работы. Главное — освоить все направления.

Чем больше вы будете знать и уметь, тем выше шансы найти престижную работу и, соответственно, больше зарабатывать.

Что касается личных качеств, нужно быть готовым к тому, что придется подстраиваться не только под ритм работы компании, но и под стиль работы руководителей.  И здесь очень важны гибкость, коммуникативные навыки, понимание других людей, их потребностей и возможностей.

Помимо профессиональных знаний ценятся дисциплинированность, добросовестность, чувство такта, вежливость. Любой руководитель предпочитает работать с приветливым и умным секретарем, способным чувствовать ситуацию. А вот креативность и лидерские качества вряд ли будут востребованы. Кроме того, грамотный секретарь — хороший организатор, со временем ему доверяют выполнение довольно серьезных поручений.

Секретарь еще обязан знать профессиональные праздники, которые относятся к его функциональным и должностным обязанностям, исходя из цикла выполняемой им работы.

Сегодня мы как раз познакомимся с такими праздниками, чтобы в рамках обучения, и при  дальнейшем трудоустройстве, Вы не забывали поздравлять друг друга с профессиональными праздниками. Мы выбрали следующие:

1. День секретаря в России
2. День кадровика
3. День архивов
4. День информатики
5. Международный день секретаря

Слово предоставляется учащимся.

ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ В РОССИИ (Зуева Маша)

У большинства российских предпринимателей не существует сомнений относительно необходимости и важности профессии Секретаря. Секретари давно уже перешли из обслуживающего персонала в категорию ответственных административных работников, обеспечивающих слаженно бесперебойное функционирование офиса.

Вспомните, сколько раз за день вам приходится обращаться к Секретарю, как неоценима их помощь в поиске информации, работе с документами и даже в банальном предложении выпить чай или кофе.

В России около 1000000 Секретарей, Офис - менеджеров и Помощников руководителей, и все эти люди трудятся по 8-12 часов в день, чтобы остальным сотрудникам работалось комфортно.

Но странное дело, есть праздники и шахтеров, машиностроителей, медиков, учителей и военных, но нет в России профессионального праздника для Секретарей.

Официально профессионального праздника секретарей в России нет. Но инициативная группа cекретарей из Москвы, Санкт-Петербурга, Воронежа, Таганрога, Ростова-на-Дону, Новосибирска, Перми и редакция журнала "Секретарь. RU" решили учредить праздник "День Секретаря", который будет проводиться каждую третью пятницу сентября.

В 2008 году День секретаря выпал на 19 сентября, в следующем году он будет отмечаться 18 сентября.

ДЕНЬ КАДРОВИКА (Дорофеева Настя)

Сотрудники кадровых подразделений отмечают свой праздник 12 октября. В этот день в 1918 году решением Народного комиссариата юстиции была принята Инструкция «Об организации советской рабоче-крестьянской милиции».

12 октября были созданы первые кадровые аппараты органов внутренних дел.

Впервые традиция отмечать профессиональный праздник «День кадрового работника» появилась именно в кадровых службах органов внутренних дел. Постепенно она прививалась на других предприятиях вместе с переходящими на них сотрудниками кадровых служб органов внутренних дел.

Кстати, поскольку праздник День кадрового работника в России не утвержден официально, помимо 12 октября его отмечают и 24 мая.

Инициатором учреждения этого праздника стал Всероссийский кадровый конгресс.

Почему именно 24 мая? Именно в этот день, но в 1835 году, когда в России еще правил царь, был издан указ, в котором были четко определены отношения между работником и его нанимателем. Согласно этому указу в России впервые официально были определены права сторон, а также их обязанности. Начиная с этого момента, был положен конец распрям и ущемлениям прав наемных работников.

Сегодня кадровые отделы существуют в каждой даже очень маленькой компании, вот деятельности этих работников, без которых компании никак не обойтись, и посвящается данный профессиональный праздник.

Вот почему именно 24 мая решили назначить Днем кадровика, того человека, который принимает на работу, ведет учет деятельности и количества рабочих, делает записи в трудовой книжке каждого работника и в архивных документах о кадрах на предприятии.

ДЕНЬ АРХИВОВ (Смыкова Аня)

28 февраля 1720 года (10 марта по новому стилю) Петр I подписал государственный акт - "Генеральный регламент или Устав", которым определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность актуариуса (архивариуса), которому надлежало "письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать...". Помимо этого, "Генеральный регламент или Устав" определял порядок работы с документами и правила их дальнейшего хранения. Отныне документы коллегий, подлежащие долговременному и вечному хранению, должны были передаваться в один общий архив – архив при коллегии иностранных дел.

"Генеральный регламент или Устав" был первым шагом на пути создания в государстве отдельной архивной службы как особой сферы его жизнедеятельности, потому и решением коллегии Федеральной архивной службы России от 5 марта 2003 года День архивов стали ежегодно отмечать 10 марта.

Современное архивное дело - это целенаправленная деятельность органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, независимо от форм их собственности, и отдельных граждан по формированию информационных ресурсов Архивного фонда и Национального библиотечно-информационного фонда

Архивы являются сокровищницей документальной памяти нашего народа. В них собрано богатейшее наследие многих поколений, позволяющее сегодня оценить прошлое, анализировать настоящее и взглянуть в будущее.

Все, что было сделано и все, что еще предстоит сделать в развитии архивного дела, невозможно представить без личного участия работников, архивной службы

Самые старые документы относятся к 1917 году. До этого архивная практика была на очень низком уровне.

Их труд не каждому понять,

И все же молвим справедливо:

"Пора вам должное воздать,

"Скупые рыцари" архива!".

Уходит день, уходит год,

Уходит век трудов, отваги

Под скаредный, как кладезь, свод,

Где собираются бумаги.

Как будто дерева слои,

Друг друга обнимают даты:

Здесь сталь, и шлак, и соловьи,

Здесь летописцы и солдаты.

Здесь совесть прожитых времен,

Корысть, щедрость, и мученье,

Собранье полное имен.

Самой Истории владенье!

Всему разумный равный счет...

Но время проступает зримо,

Вот документ тебе несет

Слепую ярость Питирима,

Или подпольную печать,

Декрет Октябрьского порыва...

Пора вам должное воздать,

"Скупые рыцари" архива.

Без вас порой пусты слова,

И человек, в какой-то мере -

Иван, не помнящий родства,

Который ни во что не вери т.

Юрий Адрианов (читают: Любчик Анжела и Титеева Вика)

ДЕНЬ ИНФОРМАТИКИ (Жилина Юля)

4 декабря считается днем рождения российской информатики, а именно в 1948 г Заинтересовавшись появившимися публикациями о цифровых вычислительных машинах, член-корреспондент Академия Наук СССР по Отделению технических наук Иссак Семенович Брук становится активным участником научного семинара, обсуждавшего вопросы автоматизации вычислительной техники.

В августе 1948 г. совместно со своим сотрудником молодым инженером Б.И. Рамеевым (в дальнейшем известным конструктором вычислительной техники, создателем серии "Урал") он представил проект автоматической вычислительной машины. В октябре того же года ими были представлены детально проработанные предложения по организации в (Академии наук) лаборатории для разработки и строительства цифровой вычислительной машины.

4 декабря 1948 г. Государственный комитет Совета министров СССР по внедрению передовой техники в народное хозяйство зарегистрировал за номером 10475 изобретение И.С.Бруком и Б.И.Рамеевым цифровой электронной вычислительной машины. Это первый официально зарегистрированный документ, касающийся развития вычислительной техники в нашей стране. Этот день с полным правом назван днем рождения российской информатики.

29АПРЕЛЯ — МЕЖДУНАРОДНЫЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ (Слободина Света)

Международный день секретаря начали отмечать с 1952 года в США. Этот день проходит в рамках, также ставшей традиционной в США, недели профессиональных административных работников

Сейчас этот праздник отмечают не только секретари, но и все те, от кого зависит работа офиса. Это и помощники директора, и офис-менеджеры, и ассистенты.

Празднование Дня секретаря выпадает на среду последней недели апреля. Эта профессия входит в пятерку самых востребованных.

Кстати сказать, Неделя профессиональных административных работников является зарегистрированной торговой маркой, принадлежащей Интернациональной ассоциации административных работников.

В некоторых городах  проходят профессиональный конкурс секретарей-референтов, так как сегодня руководители бизнеса испытывают острую нехватку в профессиональных секретарях-референтах.

В любой организации клиент в первую очередь встречает секретаря. Его без сомнения можно назвать «двигателем бизнеса.

Требования к секретарям в корне поменялись. Если 10 лет назад на первом месте были внешние данные, то сейчас это опыт и профессиональные навыки: знание делового этикета, умение организовать встречу на высшем уровне.

Конкурс проводится среди учащихся, студентов старших курсов учебных заведений и сотрудников предприятий городов, работающих по специальностям «секретарь«, «секретарь-референт» не менее года.

В нашем лицее ежегодно проводится конкурс профессионального мастерства по профессии «секретарь» в течение 10 лет.