Организация работы с документами

Тема 1.1 Организация работы с документами.

1.     Сущность и значение бухгалтерских документов.

2.     Классификация бухгалтерских документов.

3.     Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов.

4.     Понятие документооборота.

К практической работе при себе иметь:

–        Приходный кассовый ордер;

–        Расходный кассовый ордер;

–        Накладную внутрихозяйственного назначения;

–        Авансовый отчет.

вопрос № 1: Сущность и значение бухГАЛТЕРСКИХ  документов.

Для сплошного и непрерывного отражения объёмов бухгалтерского учёта, необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию, с этой целью применяются элементы метода бухгалтерского учёта.

Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, её первичного контроля. Этот способ служит основанием для последующих бухгалтерских записей, она обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учётных показателей, а также возможность их контроля.

Документ – письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, а также права на её совершение.

Документ – это средство, при помощи которого осуществляется  финансово – хозяйственная деятельность. Они имеют правовое значение, используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Документы имеют контрольное значение, т. к. дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения.

Согласно «Положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ», утверждённому Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. (34 Н),  на основании ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 21.11.96 г. (129 ФЗ): « Все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский  учёт».

ВОПРОС № 2: КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ.

Бухгалтерские документы бывают внешние и внутренние.

Внешние – поступают на предприятия со стороны конкретного выше стоящих организаций (банках, налоговой инспекции, поставщиков, покупателей и др.).

Внутренние – не посредственно на предприятии.

Внутренние бухгалтерские документы делятся по 3 признакам: по назначению, по объему содержания и по способу составления.

I.                    По назначению бухгалтерские документы делятся на 4 группы.

1)      Распорядительные – содержат распоряжение, указание о выполнении хозяйственных операций, но не подтверждают факт его совершения (платежное поручение, платежное требование, кассовые ордера).

2)      Оправдательное – удостоверяют факт совершения хозяйственной операции (расходные кассовые ордера, акт приемки, акт выбытия).

3)      Комбинированный – это такие документы, которые содержат и распоряжения и подтверждают факт совершения хозяйственной операции (расходные кассовые ордера, лимитно – заборные карты, ведомости учета).

4)      Документы бухгалтерского оформления - составляются работниками бухгалтерии для учетных целей. Эти документы составляются на основании распорядительных и исполнительных документов и материалов законодательно-справочного характера. Играют вспомогательную роль, не имеют самостоятельного значения (расчет амортизации).

II.                 По объему и содержанию  или по способу отражения хозяйственных операций, делятся на 2 группы.

1)      Первичные – составляются на каждую операцию в момент ее совершения (накладная внутрихозяйственного назначения, счет – фактура, наряд на сдельную работу).

2)      Сводные – составляются на основании первичных документов и являются их сводкой (расчетно-платежные ведомости).

III.               По способу составления делятся на 2 группы.

1)      Разовые – оформляются на каждую операцию и в один прием (кассовые ордера, платежное требование).

2)      Накопительные – составляются в течении определенного времени (меся, год), постепенно накапливая однородные хозяйственные операции (в конце подсчитываются итоги) (лимитно – заборная карта, ведомость учета, кассовый отчет).

ВОПРОС № 3: ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЕВЛЯЕМЫЕ К ОФОРМЛЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению. Он должен содержать определённые показатели.

Реквизиты – показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отражённую в документе. Они бывают обязательными и дополнительными.

Первичные учётные документы применяют к учёту, если они составлены по форме.

Реквизиты:

1)      наименование документа, форма, код формы;

2)      дата составления документа;

3)      наименование организации, от имени которой составлен документ;

4)      содержание хозяйственной операции;

5)      измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6)      наименование должностей, лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции и правильности её оформления;

7)      личная подпись указанных лиц.

Дополнительные реквизиты:

1)      адрес  и  телефон организации;

2)      стороны, участвующие в совершении операции.

При составлении бухгалтерских документов могут быть ошибки, они исправляются следующим образом:

1)      зачеркивается одной четкой линией и радом пишется правильная запись;

2)      о произведенном исправлении на определенном листе делается пометка «исправлено» и ставиться подпись;

3)      в кассовых документах исправления ошибок не допустимо, документ выписывается на другом бланке.

Требование к содержанию документов:

1)      Заполнять документы на специальном бланке, при отсутствии на чистом листе бумаги. Чернилами либо ПК.

2)      Строго соблюдать установленные форму и реквизиты.

3)      Точно и ясно излагать содержание.

4)      Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5)      Не заполненные строки в бланке прочеркивать.

6)      Сумма в денежных документах указывают цифрой и прописью.

7)      Снабжать документы необходимыми подписями. 

                Составление документов – трудоёмкий процесс. Использование ПК в бухгалтерской деятельности даёт возможность заполнить документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации. Для правильной организации бух. учёта и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах, необходимы требования по составлению документов.

ВОПРОС № 4: ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

             Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до сдачи их в архив.

             Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (создаваемых и действующих в пределах организации) документов.

Этапы документооборота:

1)      составление и оформление документа  - документ может оформляться и на рабочем месте, и в бухгалтерии;

2)      движение документов по рабочим местам;

3)      приём документов в бухгалтерию;

4)      обработка документов в бухгалтерии.

Виды обработки документов:

1)      соответствие с соблюдением уставных норм;

2)      по существующим хозяйственным операциям;

3)      арифметическая;

4)      таксировка – наряду с количественными показателями представляются денежные измерители.

      Организовать чёткое заполнение документа может любая организация.