ИНСТРУКЦИОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА
методическая разработка

Государственное казенное профессиональное образовательное учреждение

Краснодарского края

«Армавирский индустриальный техникум для инвалидов»

ИНСТРУКЦИОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА

Порядок разработки и

оформления номенклатуры дел

Разработал мастер п/о

Е.И. Лукинова

г. Армавир, 2022

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующиеся в деятельности организации с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. Например, номенклатура дел на 2022 год должна быть разработана в последнем квартале 2021 года и введена в действие с 1 января 2022 года. Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Если номенклатура дел составляется в структурном подразделении, то она не утверждается руководителем организации, а утверждается только сводная номенклатуры дел организации.

Пошаговое составление и оформление номенклатуры дел

Шаг 1.

1. Оформление заголовочной части номенклатуры дел.

Закрытое акционерное                                         УТВЕРЖДАЮ

общество «Комплейс»                                        Генеральный директор                         

(ЗАО «Комплейс»)                                                ЗАО «Комплейс»                                        

                                                                Максимов О.П. Максимов                        

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                        29.12.2009                        

На 2010 год

Шаг 2.

2. Оформление и составление номенклатуры дел в табличной форме. Оформление подписей.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры. Для обозначения индексов дел используются арабские цифры. Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например, если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия» имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс 03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» - 04-05 и т.д. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме (то есть по основным направлениям деятельности), индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: 03-02, где «03» - это обозначение вопроса деятельности (например, «Реклама», «Финансы», «Кадры» и т.п.), «02» - порядковый номер дела внутри раздела. Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. Например, 1-й приказ по основной деятельности в 2010 году может иметь № 01-03/1, где «01-03» - это индекс дела по номенклатуре, в который данный приказ будет подшит.

2 графа - это названия заголовков дел (правила их составления и систематизации подробно рассмотрены ниже).

В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных

документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2009 году, будет исчисляться с 1 января 2010 года. У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.

В последней графе «Примечания» проставляются отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

Закрытое акционерное                                         УТВЕРЖДАЮ

общество «Комплейс»                                        Генеральный директор                         

(ЗАО «Комплейс»)                                                ЗАО «Комплейс»                                        

                                                                Максимов О.П. Максимов                        

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                        29.12.2009                        

На 2010 год

Шаг 3

3. Оформление подписи составителя и грифа согласования.

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение. Номенклатура дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации. Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно. Соответственно и данный гриф оформлять на документе не нужно.

Начальник канцелярии                                        Иванов                        И.И. Иванов

Заведующий архивом                                        Бражникова                        А.Н. Бражникова

СОГЛАСОВАНО                                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ЗАО «Комплейс»                                Протокол ЭПК архивного учреждения

от 25.12.2009  № 1                                                от______________№________