ИНСТРУКЦИОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА
методическая разработка

Опубликовано 29.04.2023 - 9:31 - Лукинова Елена Ивановна

Формирование и оформление дела постоянного срока хранения (Приказы директора по основной деятельности организации)

Скачать:

Вложение	Размер
instruktsionno-tehnologicheskaya_karta.docx	378.75 КБ

Предварительный просмотр:

Государственное казенное профессиональное образовательное учреждение

Краснодарского края

«Армавирский индустриальный техникум для инвалидов»

ИНСТРУКЦИОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ

КАРТА

Формирование и оформление дела

постоянного срока хранения

(Приказы директора

по основной деятельности организации)

Разработала мастер п/о

Лукинова Е.И.

г. Армавир, 2021

Краткая характеристика операционных работ по оформлению и формированию дел постоянного хранения

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дела документы постоянного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

Законченные делопроизводством дела постоянного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление внутренней описи документов дела;
подшивку или переплет документов дела;
оформление обложки дела.

Пошаговое оформление и формирование дел

Шаг 1.

1. Систематизация документов внутри дела (Приказы директора по основной деятельности организации). Внутри каждого дела приказы располагаются в хронологическом порядке: по номерам и датам издания, в порядке их возрастания в пределах календарного года (от низшей к высшей дате).

Шаг 2.

2. Производится нумерация листов дела.

Листы документов на бумажном носителе нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Шаг 3.

3. Оформление внутренней описи. В начале дела на бумажном носителе подшиваются листы оформленной внутренней описи документов дела. Данный

документ нумеруется отдельно от всех документов.

Шаг 4.

4. Оформление листа-заверителя. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. В документе прописывается физические особенности повреждения документов в деле. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Лист-заверитель дела подшивается в конце каждого дела. Данный документ не нумеруется.

Шаг 5.

5. Подшивка документов. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

Для наибольшей сохранности документов сверху кладется чистый лист бумаги А4 и картонная планка (1,5 – 2 см.), после чего дело подшивается на 4 прокола. Первый и четвертый проколы необходимо отступить от края по 20 мм. Титульный лист обложки дела не подшивается.

Шаг 6.

6. Оформление обложки дела.

При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, а ниже в скобках сокращенное наименование организации (если предусматривается в учредительных документах). Далее прописывается наименование структурного подразделения. После чего индекс дела; номер тома (части); заголовок дела (тома, части) в соответствии с номенклатурой дел; крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; архивный шифр дела.