Правила перевозки ЛП
план-конспект занятия

Лекция

Тема: Перевозка лекарственных препаратов. Особенности транспортировки.

        Обращение лекарственных средств -разработка, доклинические иклинические исследования, экспертиза, государственнаярегистрация, стандартизация   и   контроль   качества, производство,изготовление, хранение, перевозка, ввоз на территорию     РоссийскойФедерации, вывоз с территории  Российской  Федерации,  реклама,   отпуск,реализация, передача, применение, уничтожение лекарственных средств;

Фармацевтическая деятельность - деятельность, включающая в себяоптовую торговлю лекарственными средствами,  их  хранение,    перевозку и(или) розничную торговлю лекарственными препаратами, их отпуск, хранение,перевозку, изготовление лекарственных препаратов;  В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 22.12.2011 N 1081 "О лицензировании фармацевтической деятельности" оказание услуг по перевозке лекарственных средств и лекарственных препаратов для медицинского применения и для ветеринарного применения включено в перечень работ, услуг, составляющих фармацевтическую деятельность.Оптовая   торговля   лекарственными   средствами      осуществляетсяпроизводителями лекарственных средств и организациями оптовой   торговлилекарственными средствами по правилам, утвержденным   соответствующимиуполномоченными федеральными органами исполнительной власти.Организация оптовой торговли лекарственными средствами-организация, осуществляющая оптовую торговлю лекарственными средствами,их хранение, перевозку в соответствии с требованиями     настоящегоФедерального закона;

Особенности перевозки лекарственных средств автомобильным транспортом.

Транспортировка лекарственных средств включает в себя множество правил. Необходимо контролировать температуру, влажность, освещение во время транспортировки. Не только представители фармацевтических компаний следят за данными показателями, но также дистрибьюторы и получатели. С развитием технологий описанный выше процесс требует наличия автоматизированной компьютерной системы, которая будет постоянно контролировать термочувствительными и световыми датчиками качество перевозимого продукта, а также отправлять сообщения оператору. По большей части доставка лекарств осуществляется на рефрижераторах или изотермических фургонах. Этого требуют особые условия перевозки – нужно поддерживать специальный температурный режим, наблюдать за влажностью. Если это не будет учтено, таблетки, запакованные в бумажную тару, могут размокнуть и потерять свои свойства.Для контроля созданы специальные климатические системы, позволяющие следить за уровнем влажности внутри кузова, находясь при этом в кабине машины. Установленные на упаковочной таре или стенках рефрижератора, термоиндикаторыреагируют на небольшие колебания температуры в кузове, которые могут повлиять на свойства медикаментов. Для перевозки особо хрупких лекарств (это касается ампул, флаконов) используется особая тара, чтобы максимально уберечь груз от возможных повреждений и доставить его в целости и сохранности.Чаще всего, чтобы достигнуть желаемого, используют гофрированный картон или воздушно-пузырьковую пленку. Именно они – оптимальный вариант для перевозки хрупких грузов.

Если потребительская упаковка лекарств повреждена, для их перевозки потребуется рефрижератор, оборудованный специальной карантинной зоной. Она выделяется в кузове машины особым отсеком, изолированным от других перевозимых средств и маркируется. К разряду «опасных грузов» причисляют лекарства из группы психотропных, иммунобиологических, сильнодействующих и наркотических средств. Такая перевозка осуществляется в опломбированном рефрижераторе и только под надзором уполномоченного на это лица. Нередко к транспортировке также привлекается охрана или специалисты службы безопасности. Перед любыми операциями с лекарствами кузов автомобиля проходит обязательную санитарную обработку. Надо учитывать особые нюансы. Например, сухое растительное лекарственное сырье способно впитывать все запахи окружающей среды. Кроме того, подобного вида лекарства легко поддаются пагубному воздействию микробактерий, таких, как плесневые грибки и гнилостные микроорганизмы. Для предотвращения подобного «контакта»обрабатывают кузов, дезинфицируют и проветривают его, прежде чем приступить к каким бы то ни было работам с лекарствами.

Поставщики аптечных товаров.

Перечень товаров реализуемых через фармацевтические организации утверждён пр. МЗ РФ №349, 97г. Он содержит наименование товаров, не являющиеся лекарственными средствами, правом на реализацию которых имеют все аптечные организации при наличии лицензии на фармацевтическую деятельность, независимо от их организационно правовых форм и форм собственности. ЛС и другие товары могут поступать в аптеки непосредственно от предприятий производителей, а также от оптовых фармацевтических организаций.

Критериями выбора поставщика является:

1. Цена продукции, от которой зависит доходность аптеки. Розничные аптечные организации покупают товары, ориентируясь на размер оптовой надбавки – это сумма на которую оптовый поставщик увеличил цену производителя для покрытия своих затрат и получение прибыли.

2. Качество продукции. Эффективность, побочного действия срока годности.

3. Широта ассортимента лекарственных средств и другого товара у поставщика.

4. Организация товародвижения и выполнение заказа, гарантия поставок в требуемые сроки.

5. Соблюдение деловой этики.

6. Сервисное обслуживание. Местонахождение складов поставщиков, способы доставки товаров со склада

7. Информация об ассортименте и цене товаров поставщика

Получение товаров непосредственно от предприятия производителя является более предпочтительным вариантом, так как цены на продукцию у них меньше, чем у оптовых поставщиков. Однако как со стороны производителя, так и со стороны аптечной организации имеется ряд объективных факторов, ограничивающий прямые поставки. Со стороны производителя – это большое число потребителей и небольшие объёмы поставок, часто недостаточные для заполнения единицы отгрузки. Со стороны аптеки главным препятствием является ограниченный ассортимент производителя, а также необходимость установления значительного количества прямых поставок. В связи с этим закупки товаров аптекой производятся через посредников. Информацию об ассортименте и цене товаров, предлагаемых поставщиком аптек получает из прайс – листов, которые распространяют оптовые организации. При любом варианте поступления товаров между оптовиком и аптекой заключается договор о поставке аптеке товаров. Договор о поставке – это соглашение сторон, заключивших в письменной форме, в силу которого поставщик обязуется поставить покупателю в условленные сроки определённые товары, а покупатель принять эти товары и оплатить. Обязательным условием заключения договора является наличие у поставщика и покупателя лицензии на соответствующие виды деятельности. Реквизиты сторон договора указывается в обоих положениях, куда входит полное наименование юридического лица по его наименованию, а также ФИО лица с правом первой подписи в данной организации и обоснование его полномочий.

Способы заказа товаров:

1. На бумаге носителя. В случае подачи заказа на бумажном носителе аптека составляет заказ-требование (форма А-1. 12). В этом документе указывается наименование заказываемых товаров, единиц измерения и количества по каждому наименованию, проставляемое в графе затребованное. В срочных случаях может составляться требования накладная (форма А-2. 20). Требования составляются в 2-х экземплярах, а на лекарственные средства, находящиеся на предметно–количественном учёте в 3-х экземплярах (1 экземпляр требования остаётся в аптеке, для контроля выполнения заказов, а остальные 1 или 2 направляются, в отдел снабжения поставщика). Требование, направляемое на аптечный склад, должны быть составлены по отделам хранения. Поступившие требования корректируются поставщиком, иногда даже дважды (в отделе снабжения и в отделе хранения). Корректировка возможна только в сторону уменьшения заказанного количества. В результате корректировки проставляется графа «фактически подлежит отпуску или отпущено».

2. В электронном варианте. Компьютеризация процесса составления и подачи заказов уменьшает время на его исполнение. В этом случае, получив по электронной почте, периодически обновляемой прайс-листами поставщика, аптека составляет единичный заказ и направляет его на аптечный склад. При этой форме подачи заказа таксировка происходит автоматически.

3. По телефону. Заказ может быть сделан в устной форме по телефону. Получив заказ, поставщик определяет цену и сумму по каждому наименованию товара и общую сумму (таксировка).

Варианты  доставки товаров в аптеку:

1. Аптека сама получает товары на складе поставщика и самостоятельно вывозит их. Необходимым доказательством для получения товаров на складе поставщика является доверенность. Доверенность подтверждает право материально ответственного лица аптеки на получение товаров. Доверенность является бланком строгой отчётности и оформляется по форме М-2 или М-2а. Она подписывается руководителем аптечной организации и заверяется её печатью. Доверенности нумеруются и подлежат учёту в журнале учёта выданных доверенностей (М-2б). В случае, если доверенность не была использована она возвращается директору аптеки или в бухгалтерию на следующий день после истечения срока её действия. В соответствии с гражданским кодексом РФ в общем случае срок действия доверенности не может превышать 3-х лет, а минимальный срок не установлен и определяется руководителем организации самостоятельно. Если срок действия доверенности не указан в ней, то доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи. В тоже время в соответствии с пр. МЗ РФ №330, 97г. доверенность на получение наркотических средств и психотропных веществ на аптечном складе действительна только 15 дней. При отпуске товара доверенность изымается поставщиком и хранится у него. При получении товаров непосредственно на аптечном складе представитель аптеки обязан проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товаров тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае отсутствия возможности проверить при приёме на складе товар по количеству и массе нетто, он принимается по количеству мест и массе брутто (вес товаров вместе с тарой). Об этом делается пометка в сопроводительных документах. При приёме товаров проверяется наличие сертификатов, подтверждающих их качество. Приняв товар, работник аптеки подтверждает его получение, проставляя штамп приёма (А-1. 1) и расписываясь в обоих экземплярах счёта фактуры. Он получает на руки 1-й экземпляр счёта фактуры вместе с сертификатом качества. А второй экземпляр остаётся на складе. С момента получения под расписку товара на складе до момента доставки его в аптеку ответственность за него несёт работник аптеки, получивший и сопровождающий товар в пути. Непосредственно приёмка товаров по количеству, массы нетто и качеству осуществляется в аптеке при вскрытии тары.

2. Поставщик поставляет товары своим транспортом. При доставке транспортом поставщика товар в отделе экспедиции склада получает шофёр – экспедитор по количеству мест и массе брутто. На основании сопроводительных документов под расписку и отвечает за него в пути. По прибытии в аптеку экспедитор передаёт доставленный груз, сертификаты качества и сопроводительные документы материально ответственному лицу по количеству мест и массе брутто. Материально ответственное лицо аптеки производят количественно качественную приёмку поступившего товара в присутствии экспедитора. На всех экземплярах сопроводительных документов, возвращаемых экспедитору подтверждая факт приёма товаров, проставляется штамп приёма или печать аптеки, а также подпись материально ответственного лица. Один экземпляр сопроводительного документа, заверенный аналогично остаётся в аптеке и служит основанием для регистрации поступления товаров в учётных документах.

3. Через транспортные организации. Если товар доставляется в аптеку через транспортную организацию, то экспедитор склада приводит груз на ж/д станцию, в аэропорт, речной или морской порт и сдаёт его вместе с сопроводительными документами работнику транспортной организации, который оформляет накладную на ценности, принимаемые для перевозки. 1 экземпляр накладной вручается экспедитору склада, как оправдательный документ за сданный груз. С этого момента за груз отвечает транспортная организация. При поступлении товара на ж/д станцию, аэропорт и т. д. пункта назначения, последние извещают аптеку в письменной форме. Груз, поступивший в адрес аптеки, должен быть получен незамедлительно. За простой транспорта при несвоевременной погрузке транспортная организация применяет штрафные санкции. Для приёмки товара у транспортной организации аптека направляет своего представителя, который принимает товар в соответствии с сопроводительными документами по количеству мест и массе брутто. При этом проверяются: состояние вагона или контейнера, сохранность пломб и оттиски на них, исправность тары, соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нём данным, указанным в сопроводительных документах. В случае сомнения в сохранности товара представители аптеки обязаны потребовать вскрытия повреждённых грузовых мест для проверки соответствия его количества и качества сопроводительным документам. При обнаружении недостачи товара, боя, порчи составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортной организации. Товар, пришедший в негодность по вине транспортной организации, аптекой не принимается. Независимо от способа доставки товара в аптеку обязательно проверяются его количество и качество.

Технологии выборов поставщиков

Сбор информации. Результаты опросов говорят о том, что аптечные работники ищут информацию о поставщиках в специализированных изданиях, на выставках, а также от торговых представителей и из присланных предложений. В крупных городах все большее значение приобретает рассылка прайс-листов электронной почтой — в некоторых аптеках она полностью замещает печатную информацию из прайс-листов отраслевых изданий.
    Полезна практика составления собственного каталога поставщиков. В таких каталогах содержится информация об адресах поставщиков, прошлых заказах, оценка деятельности поставщиков и другая информация, которая может представлять ценность для аптеки.
    Сокращение списка поставщиков. На рынки существует множество источников информации, из которых можно почерпнуть сведения о гораздо большем количестве поставщиков, чем аптека нуждается в настоящий момент. На практике невозможно проработать все существующие предложения, и каждой аптеке необходимы методы и приемы сокращения сужения списка потенциальных поставщиков до наиболее вероятных источников снабжения. Одним из таких приемов является составление рейтинга поставщиков.
    Рейтинг поставщиков. Цивилизованная практика ведения бизнеса обязательно включает формализацию принятия решений о выборе поставщиков. В развитых странах такая формализация достигает чрезвычайно высокого уровня, что сводит к минимуму количество неэффективных решений вследствие субъективности персонала. В первую очередь, формализации подлежат критерии выбора поставщика — перечень таких критериев составляется на основе требований аптеки и предыдущего опыта взаимодействия с поставщиками (особенно негативного). Он включает факторы для оценки новых предложений, а также факторы для оценки работы по уже заключенным договорам.

При оценке поставщика следует встревожиться, если:

• работники фирмы стремятся переложить вину друг на друга и в результате невозможно найти ответственного за нарушение договора

• все дела осуществляются только в срочном порядке

• закрытость фирмы, нежелание сотрудников говорить о целях и деятельности фирмы

• частые сбои и изменения в оформлении заявки

• большой процент препаратов из прайс-листа отсутствует на складе

• часто сменяются сотрудники торгового отдела

Аргументы в пользу размещения всех заказов у одного поставщика:

•предварительные обязательства

•успешные отношения в прошлом

•малый объем заказа 

•концентрация закупок ведет к скидкам и/или другим льготным условиям 

•поставщик обладает эксклюзивными правами на тот или иной препарат легче спланировать доставку 

•поддержка эффективных отношений с поставщиком требует значительного времени и усилий.
    

Аргументы в пользу нескольких источников снабжения:

•страхование критических поставок

•знание о конкурентах побуждает поставщика предлагать хорошую цену и условия обслуживания 

•повышается гарантия снабжения на случай форс-мажорных обстоятельств 

•уменьшается зависимость покупателя от поставщика, возможность осуществления пробных заказов.
    

Классификация поставщиков:

Большинство компаний наблюдают за деятельностью основных поставщиков гораздо внимательнее, чем за второстепенными источниками. Некоторые компании исходят из ежегодного объема оборота с поставщиком для деления поставщиков на категории А, В и С. Некоторые компании добавляют специальные категории “критических” товаров, независимо от объема оборота, там где неудовлетворительная деятельность поставщика может обернуться серьезными проблемами.     

Некоторые специалисты считают, что поставщиков необходимо периодически информировать об их рейтинге в глазах аптеки, поскольку улучшение деятельности поставщика часто является результатов его информированности о своем положении относительно конкурентов.

Проблемы, возникающие при доставке лекарственных средств, возможные способы решения выявленных проблем.

Если при приёмке обнаружено расхождение между фактическим количеством и качеством поступивших товаров и соответственно данными указанными в сопроводительных документах, то дальнейшая приёмка должна быть приостановлена.

Материально ответственные лица должны обеспечить сохранность товара и принять меры к предотвращению его смешения с аналогичным товаром, имеющимся в аптеке.

Для продолжения приёма товара вызывается представитель поставщика, если это оговорено договором о поставке.

При неявке представителя поставщика по вызову, а также в тех случаях, в которых его вызов необязателен, создаётся приёмная комиссия в составе директора аптеки, материально ответственного лица, провизора-аналитика, бухгалтера, представителей общественности аптеки. Представителем общественности не может быть материально ответственное лицо, а также работник, связанный с хранением, приёмом, отпуском и учётом материальных ценностей. Представителю общественности для участия в приёмке товара в составе комиссии выдаётся заверенное печатью аптеки разовое удостоверение по форме А-1. 3. Приёмная комиссия составляет акт об установленных расхождениях в количестве и качестве при приёме товара (форма А-1. 2 или ТОРГ-2), в которых отражается недостача, бой, брак и порча товара. Акт составляется в 3-х экземплярах: 1 экземпляр в случае отказа поставщика удовлетворить претензию в дальнейшем направляется в арбитраж как документ, обосновывающий иск; 2-ой экземпляр передаётся в бухгалтерию аптеки; 3-й экземпляр высылается поставщику по почте или вручается его представителю. Вместе с экземпляром акта поставщику направляется претензионное письмо и удостоверение представителя общественности, который принимал участие в приёме товара.

Если есть претензии по качеству поставляемых товаров, то к этим документам прилагается акт отбора образцов и заключение КАнЛ (контрольно-аналитической лаборатории) о результатах анализа. Претензии, связанные с недостачей или с поставкой товаров ненадлежащего качества, комплектностью товара, должны предъявляться поставщикам не позднее 10 дневного срока, а аптеки регионов крайнего Севера не позднее 20 дневного срока после составления акта.

Ответ на претензию по недостаче должен быть дан поставщиком в 10-дневный, а по качеству и комплектности в 20-дневный срок, после её поступления. Если иные сроки не предусмотрены договором. При обнаружении в сопроводительных документах ошибок в ценах и суммах стоимости аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику, до получения от поставщика исправительного письма. Этот товар не подлежит реализации, но приходуется по ценам и стоимости, указанным в сопроводительном документе. Иногда товар может поступить раньше, чем от поставщика поступят сопроводительные документы. В таких случаях в аптеке создаётся комиссия, которая составляет акт о приёме товара, поступившего без счёта поставщика (А-1.4 или ТОРГ-4, в 2-х экземплярах).

1-й экземпляр акта прилагается к отчёту материально ответственного лица и вместе с ним в дальнейшем передаётся в бухгалтерию аптеки, а 2-й остаётся у него. До получения сопроводительных документов товар учитывается как принятый на ответственное хранение и реализации не подлежит.

Если поступили сопроводительные документы, а груз ещё не прибыл, то такой товар не может быть оприходован. В этом случае на сопроводительных документах делается пометка «товар в пути».

Все поступившие в аптеку и принятые материально ответственными лицами товары на основании счёта фактуры регистрируются в книге учёта покупок. Кроме того, они записываются в журнал регистрации счетов поступления товаров по группам (А-1.8) по розничным и оптовым ценам, как в целом, так и по группам.