Лабораторная работа LibreOffice calc базы данных №1
материал

Практическая работа №3. табличных баз данных Calc

Цель работы: изучить возможности Calc по созданию табличных баз данных, выработать умение заполнять списки различными данными, используя в том числе форму и проверку вводимых значений.

Теоретические сведения

Электронные таблицы Calc можно использовать для организации работы с табличными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Calc и используют соответствующую терминологию:

• столбец списка – поле базы данных;

• строка списка – запись базы данных.

Название столбца может  занимать только  одну ячейку и  при  работе  с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки  с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Таким образом, список (база данных Calc) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вы- зова которых сгруппированы в меню Данные.

В следующих лабораторных работах рассмотрим следующие операции по созданию и анализу базы данных:

1. Ввод данных в базу.
2. Сортировка данных.
3. Фильтрация базы данных, которая выполняется в целях выборочного отображения строк (по определенному критерию).Подведение промежуточных итогов.
4. Создание сводной таблицы.
5. Объединение данных.

Ход работы

1. Ввод данных в базу.

1. Загрузите электронные таблицы Calc, используя Пуск / Офис / Электронная таблица.
2. Переименуйте Лист 1. Для этого щелкните по вкладке листа правой кнопкой мыши, выберите из контекстного меню команду Переименовать и введите новое имя – «Ввод данных».
3. Задайте имена полей будущей базы данных. Для этого в ячейки первой строки введите соответствующие названия (рис. 1).

Рис. 1. Поля базы данных

Установите ширину столбцов так, чтобы данные в них отражались полностью, отформатируйте текст, выделив имена полей полужирным начертанием и расположив по центру ячейки.

4. Для ввода данных удобно использовать инструмент Форма. Для этого установите курсор в ячейку А1 и выполните команду Данные / Форма (рис. 2).

Рис. 2. Ввод данных через «Форму»

В открывшемся окне введите данные на себя в соответствующие поля, после чего нажмите кнопку Создать и убедитесь, что первая запись появилась на листе в базе данных. Аналогичным образом создайте записи на учащихся вашей группы. Добавьте еще несколько полей в базу данных, используя при этом Проверку вводимых значений.

Calc позволяет указать тип данных, которые могут помещаться в определенной ячейке или диапазоне: если пользователь введет значение, не соответствующее указанному вами типу, то программа выдаст предупреждение. Данной функцией удобно пользоваться, чтобы избежать ошибок при заполнении базы данных.

Создайте еще одно поле базы данных – Возраст с ограничением от 15 до 18 лет:

• введите в ячейку G1 имя поля Возраст;
• выделите столбец от ячейки G2 до последней строки вашего списка;
• выберите команду Данные / Проверка. Calc отобразит на экране

диалоговое окно Проверка вводимых значений с тремя вкладками;

• выберите вкладку Условия и укажите тип данных, разрешенных для выделенных ячеек: поле Разрешить – тип данных Целые числа, поле Данные – Допустимый диапазон. В поле Минимум введите значение 15, в поле Максимум – 18 (рис. 3);

Рис. 3. Установка критерия для проверки целочисленных значений, вводимых в базу данных

• выберите вкладку Помощь при вводе и в поле Подсказка введите текст, который должен появляться на экране при выделении указанной ячейки. Это сообщение будет предоставлять средство Помощник (если он отображен на экране) или появится в маленьком всплывающем окне. Например, напечатайте подсказку Введите возраст ученика 9-11 классов, заголовок – Указание (рис. 4);

Рис. 4. Установка подсказки для проверки вводимых значений в базу данных

• выберите вкладку Действия при ошибке и укажите, какие действия совершить программе,  если пользователь будет вводить неверный возраст.  В поле Действие выберите значение Стоп (программа не позволит вводить значения дальше до тех пор, пока не будет введено допустимое значение). В поле Заголовок введите Подсказка, в поле Сообщение об ошибке – фразу Возраст  должен быть в диапазоне от 15 до 18 лет. Нажмите кнопку ОК (рис. 5);

Рис. 5. Установка сообщения об ошибке для проверки вводимых значений в базу данных

Заполните столбец Возраст. При этом намеренно укажите неправильные значения, чтобы убедиться, что проверка данных работает. При введении неправильного значения должно появляться сообщение об ошибке.

5. Аналогичным образом в столбец H добавьте поле Пол и настройте его таким образом, чтобы данные в этом столбце могли принимать только три значения: «Мужской» и «Женский». Для этого:

• введите в ячейку Н1 имя поля Пол;
• выделите столбец от ячейки Н2 до последней строки вашего списка;
• выберите команду Данные / Проверка. Заполните вкладку Условие диалогового окна Проверка вводимых значений в соответствии с рис. 6;

Рис. 6. Установка критерия для проверки вводимых значений в базу данных через список

• на вкладках Помощь при вводе и Действия при ошибке введите сообщения для ввода и сообщения об ошибке;
• заполните столбец Форма обучения, выбирая данные из списка (рис. 7).

Рис. 7. Заполнение базы данных через список

Аналогичным образом в столбец I добавьте поле Средняя успеваемость, наложив условие: минимум 1, максимум 5, а также добавив сообщения для ввода и сообщения об ошибке. Заполните столбец Средний балл.

6. Создайте базу данных по своей группе
7. Сохраните файл в личной папке под именем «Работа 3».

Контрольные вопросы

1. Что называется базой данных Calc? Как в этом случае называют строки и столбцы списка?
2. Какие правила следует соблюдать при заполнении электронной таблицы, чтобы она воспринималась системой как список?
3. Какие операции по созданию и анализу базы данных можно проводить в Calc?
4. Опишите принцип работы инструмента «Форма».
5. Каким образом можно осуществить проверку вводимых значений?

Ответы на вопросы выпишите в тетрадь для проверки.