Презентация к занятию "Служебные письма"
презентация к уроку на тему

Слайд 1

Презентация к занятию Служебные письма Густокашина Е.А., преподаватель ГБПОУ "Санкт-Петербургский технический колледж"

Слайд 3

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Слайд 4

Т ребования : Письма оформляются на специальных бланках ( для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках представленной им компетенции; Письма должны составляться грамотно, без грубых помарок.

Слайд 5

Требования: независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым языком, - содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Слайд 6

Разновидности писем: Циркулярные письма Письмо-запрос Гарантийные письма Оферта Рекламация Сопроводительные письма Письма-подтверждения Письма-извещения Письма-просьбы Письма-напоминания Информационные письма Письма-приглашения Рекламное письмо

Слайд 7

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ Письмо-извещение – служебное письмо , информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций , учреждений , предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых меро­приятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сооб­щать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участ­ника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями. Письмо-извещение оформляется на бланке письма .

Слайд 8

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ Письмо-приглашение – служебное письмо , разновидность письма-извещения . Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: "Уважаемый…!".

Слайд 9

ПИСЬМО-ОТВЕТ Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос . Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от_______№__ ..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа" , куда и вносятся сведения об инициативном письме. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Письмо-ответ оформляется на бланке письма .

Слайд 10

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО Гарантийное письмо – служебное письмо , содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма .

Слайд 11

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО Сопроводительное письмо – служебное письмо , используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…". Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма .

Слайд 12

ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ Письмо-предложение – служебное письмо , направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. Письмо-предложение оформляется на бланке письма .

Слайд 14

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!