Особенности планирования в организации дополнительного образования (ИМЦ)

Многие люди предпочитают все планировать и это позволяет им лучше адаптироваться в современном мире. Другие люди совершенно не составляют планы, оставляя свою судьбу в руках удачи или неизбежности, Планирование – процесс подготовки ряда решений для осуществления последующих действий, направленных на достижение целей наиболее эффективными средствами.

В практике образовательного процесса, к плану нередко относятся лишь как к требованию администрации, процесс планирования носит формальный характер, а план не является ориентиром в деятельности. Несмотря на некоторый негативный оттенок понятия «планирование», связанный с излишней бюрократизацией процесса, тем не менее, планирование является неотъемлемой частью менеджмента организации дополнительного образования (ИМЦ). Планирование работы предопределяет результаты и эффективность образовательной системы. Целенаправленное и четкое планирование помогает избежать многих ошибок и отрицательных явлений, наметить общие перспективы и конкретные пути решения возникающих проблем.

План работы – это документ, указывающий содержательные ориентиры деятельности ИМЦ, определяющий ее порядок, объем, временные границы.

Предназначение плана – упорядочить деятельность ИМЦ, обеспечить выполнение планомерности и систематичности, управляемости и преемственности результатов. При грамотной организации планирования план ИМЦ становится документом, защищающим сотрудников ИМЦ от необоснованных требований и претензий, доказывающим системный подход к организации образовательного процесса.

План ИМЦ - это намеченная на определенный период работа с указанием ее целей, содержания, объема, методов, последовательности, сроков выполнения; замысел, предусматривающий ход, развитие чего-либо. Отсутствие планирования в ИМЦ ставит сотрудников в такое положение, когда они:

· не понимают поставленных целей, будущих задач;

· деятельность не рассматривается как непрерывный процесс, где текущие действия органически связаны с будущими;

· теряют ориентацию в образовательном процессе, так как руководствуются в основном краткосрочными интересами и не понимают глубинного смысла происходящих событий;

· оказываются в более уязвимой позиции по сравнению с конкурентами.

Применение планирования в ИМЦ:

· улучшает координацию действий в организации;

· позволяет организации учитывать быстрые изменения во внешней среде;

· делает возможным реализацию благоприятных возможностей для организации;

· улучшает информационный обмен в организации;

· способствует оптимальному распределению ресурсов;

· четко очерчивает обязанности и ответственность персонала;

· стимулирует работников к лучшему исполнению своей работы, а руководителей - к большей обоснованности и реализации своих решений;

· улучшает контроль в организации.

По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих вопроса:

· Где мы находимся в настоящее время? Руководитель ИМЦ должн оценивать сильные и слабые стороны организации по всем направлениям деятельности ИМЦ, с целью определить, чего может реально добиться организация.

· Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, руководитель ИМЦ определяет, какими и должны быть цели организации и что может помешать организации достичь этих целей.

· Как мы собираемся сделать это? Руководитель ИМЦ должен решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать сотрудники, чтобы достичь выполнения целей организации.

Планы по содержанию, структуре и форме очень разнообразны, но, главное, они должны помогать в организации работы и быть удобными в применении.

Как показывает практика, в ИМЦ реализуются следующие виды планы:

Перспективный план работы ИМЦ на учебный год.

Перспективный план может иметь разную структуру, главное, чтобы он был удобен для работы и оперативной корректировки. Может быть предложена следующая структура плана:

1. Анализ работы за истекший период.

2. Задачи работы на новый учебный год.

3. Направления работы и планируемые результаты по каждому из них.

4. Содержание работы (основные мероприятия по каждому направлению)

5. Сроки и формы контроля (рефлексии).

План работы ИМЦ на месяц, включающий разделы:

·

В основе любого планирования лежат следующие принципы:

1. Непрерывность- в соответствии с ним планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс, в рамках которого все текущие планы разрабатываются с учетом выполнения прошлых и того, что они послужат основой составления планов в будущем.

2. Гибкость, предполагающая возможность корректировки или пересмотра в любой момент ранее принятых решений в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.

3. Единство и взаимосвязанность отдельных частей организации требует соблюдения такого принципа как согласование планов. Он реализуется путем их координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали», то есть между подразделениями одного уровня, а интеграция – «по вертикали», между выше- и нижестоящими.

4. Важным принципом планирования является экономичность, предполагающая, что затраты на составление плана должны быть меньше эффекта, приносимого его выполнением.

5. Создание необходимых условий для выполнения плана – организационных, ресурсных, идеологических и т.п.

6. Полнота планирования, – т.е. при осуществлении планирования должны учитываться все ситуации и события.

7. Точность планирования – для ее достижения используются все современные методы, средства и процедуры прогнозирования.

8. Ясность планирования, – т.е. поставленные цели должны быть простыми, легкими, доступными всем членам организации.

Формы планирования:

1. Текстовая форма планирования:

· Описание результатов анализа работы ИМЦ за предыдущий период

· Установление причинно-следственных связей, обусловивших + и –

· Характеристика сложившейся ситуации в ИМЦ на момент планирования

2. Сетевая форма планирования (сетки, таблицы, циклограммы):

· Четко отображает объем и структуру решаемой задачи

· Хорошо прослеживаются взаимосвязи между мероприятиями

· Эффективно определяет механизм использования ресурсов

· Позволяет избежать перенасыщенности планов

3. Графическая форма планирования (графики, диаграммы, гистограммы)

Этапы планирования:

1. Изучение (диагностика) и анализ предмета планирования (состояние работы ИМЦ).

2. Формулирование целей, задач, предполагаемой деятельности ИМЦ.

3. Определение путей и средств решения поставленных целей и задач (сбор и анализ предложений к проекту плана всех заинтересованных подструктур)

4. Составление («сборка») всех частей плана в единое целое.

5. Обсуждение и коррекция проекта.

6. Принятие и утверждение плана.

7. Реализация и контроль его выполнения.

Планирование это процесс индивидуального осмысления руководителем и сотрудниками ИМЦ и своей деятельности и творческого ее конструирования, поскольку невозможно результативно организовывать работу по чужим программам и планам.